Командировки: ошибки работодателя

Итак, командировка – это направление по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы в другую местность, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку (пп.82 п.1. ст. 1 Трудового кодекса РК).

Какие типичные ошибки совершают Работодатели при направлении своих сотрудников в командировки?

1. Направляют в служебную командировку работников, которых запрещено отправлять без их письменного согласия.
2. Оформляют вычет сумм компенсаций при служебных командировках, не подтвержденных документально.
3. Ограничивают время нахождения работника в командировке.
4. Не оформляют надлежащим образом документы, требуемые согласно Трудового Кодекса РК.

Давайте, более подробно рассмотрим такие случаи.

ОШИБКА 1: Направляют в командировку работников без письменного согласия

Следующие категории лиц, имеют право отказаться от командировки (ст. 127 Трудового кодекса РК):

• Работники, не достигших 18-летнего возраста;
• Беременные женщины;
• Работники-инвалиды;
• Работники, имеющих детей в возрасте до 3-х лет;
• Работники, осуществляющие уход за больными членами семьи либо воспитывающие детей-инвалидов, если на основании медицинского заключения дети-инвалиды либо больные члены семьи нуждаются в осуществлении постоянного ухода;

Перед тем, как направить в командировку работника, ответственным лицам, необходимо проверить относится ли работник к вышеуказанной категории лиц, и соответственно получить и оформить надлежащим образом их согласие на командировку. Наличие подобного согласия сможет уберечь Вас в будущем от негативных последствий, если работник будет утверждать, что хотел отказаться от командировки.

ОШИБКА 2: Оформление вычета сумм компенсаций при служебных командировках, не подтвержденных документально

Осуществить вычет сумм компенсаций при служебных командировках, не подтвержденных документально, не получится, так как нижеследующие статьи Налогового кодекса РК, строго регламентируют данный вопрос.

 К компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся (ст. 101 Налогового кодекса РК):

1. фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);
2. фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;
3. суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

Вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода. (п. 3 ст.100 НК РК).

Таким образом, бухгалтерам и ответственным лицам, с целью того, чтобы избежать дополнительных налогов, у командирующих необходимо строго запрашивать документы, подтверждающие фактические расходы в период их пребывания в командировках.

Однако, в случае, если подтверждающие документы утеряны или отсутствуют, организация вправе возместить сотруднику понесенные расходы, но, налогооблагаемую прибыть такие выплаты уменьшать не будут.

Представительские расходы, произведенные в командировках, относятся на вычеты в размере, не превышающем 1 процент от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению (п. 4 ст. 102 Налогового кодекса РК).

ОШИБКА 3: Ограничивают время нахождения работника в командировке

Некоторые специалисты отдела кадров, бухгалтеры считают, что запрещено отправлять в командировку работника более чем на 40 дней, и соответственно ограничивают время пребывания  работника в командировке. 

Законодательством Республики Казахстан не установлен запрет по времени и периоду нахождения работника в командировке.

ОШИБКА 4: Не оформляют надлежащим образом документы, требуемые согласно Трудовому кодексу РК

На практике, некоторые работодатели совершают такие ошибки, как не издают приказ о направлении сотрудника в командировку, не получают согласие на командировку, а также  в табеле учета времени не отмечают дни командировок.

Такие ошибки со стороны ответственных лиц  являются грубым нарушение трудового и налогового законодательства РК. Так например, в статье 127 Трудового кодекса РК установлены следующие гарантии и компенсации командирующих сотрудников:

1. На время командировки, за работником сохраняется место работы (должность) и заработная плата за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки.
2. Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
   • суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;
   • расходы за проезд к месту назначения и обратно;
   •  расходы по найму жилого помещения.

Пункт 1 статьи  101 Налогового кодекса РК устанавливает, что время нахождения в командировке определяется на основании приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку.

Для того, чтобы не допустить привлечения к ответственности Работодателя со стороны трудовых инспекторов, иметь доказательства при судебных трудовых разбирательствах, а также избежать претензий и вопросов от самих работников, необходимо строго оформлять все документы, требуемые при отправлении работника в командировку.

Краткий список задач при отправке работника в командировку

Ответственным лицам нужно не забывать:

1. оформлять приказ об отправлении сотрудника в командировку,
2. получать согласие на командировку от соответствующих категорий сотрудников,
3. в табеле учета времени отмечать дни командировок,
4. хранить и регистрировать в журнале регистраций документы в установленном порядке.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.