Особенности заключения договора путем обмена письмами

Заключение договора путем обмена письмами характеризуется тем, что стороны находясь «на расстоянии» договариваются. Отсюда возникают несколько моментов, которые следует обязательно учесть при заключении договора таким способом:

1. Необходимость более тщательно подходить к проверке полномочий того, кто подписал письмо. Если бы переговоры проходили в офисе одной из сторон, можно было бы легко проверить подлинники документов (устав, лицензии и т. д.). Поэтому при заключении договора «на расстоянии», нужно запросить у контрагента необходимые документы, что позволит исключить юридические риски. Иначе может оказаться, что переписка не будет иметь юридических последствий для сторон, только потому, что со стороны контрагента документы подписаны неуполномоченным лицом (т.е. не имевшим на то полномочий).

2. Требуется, чтобы полное согласие сторон по существенным условиям договора было выражено четко и недвусмысленно. Идеальный вариант, когда одна сторона посылает оферту (предложение заключить договор), а другая сторона направляет согласие на заключение договора – акцепт (однозначное согласие), т.е. стороны ограничились двумя письмами, подписанными уполномоченными лицами (например, письма подписаны генеральными директорами компаний).

   На практике иногда стороны пересылают друг другу много писем, постепенно согласовывая условия и приходя к компромиссу. Это затягивается во времени, и бывает сложно отследить, о чем же в итоге договорились стороны. Нужно помнить, что закон предъявляет жесткие требования к признанию акцепта (согласия заключить договор): он должен быть полным и безоговорочным. Ответ о согласии заключить договор на иных условиях, чем предложено в оферте, не является акцептом. Такой ответ признается отказом от акцепта и в то же время новой офертой (новым предложением заключить договор). В связи с чем можно рекомендовать два варианта:

   • когда в письмах нужно дублировать условия, на которые соглашается каждая из сторон, чтобы в случае спора было четко ясно, о каких именно условиях договорились стороны;

   • можно поставить ссылку на конкретное письмо, с которым сторона безоговорочно соглашается.

3. Нужно знать, когда нельзя заключить договор путем обмена письмами. Законом в некоторых случаях в императивном порядке предусматривает особый порядок заключения договора. Так, нельзя заключить договор путем обмена письмами:

   • когда законом предусмотрен обязательный порядок нотариального оформления сделки;

   • когда предусмотрена обязательная государственная регистрация договора (более подробно можете прочитать в статье "Регистрация гражданско-правового договора");

   • когда закон предусматривает обязательный порядок проведения торгов для заключения договора;

   • когда стороны договорились заранее, что договор будет заключен только путем подписания одного документа в двух экземплярах по одной для каждой стороны;

   • когда договор в силу закона может быть заключен только путем составления единого документа, подписанного сторонами (читайте также статью "Способы изменения и расторжения договора").

Таким образом, если отсутствует подлинный экземпляр договора, но есть другие письменные подтверждения исполнения обязательства (письма, выписки со счетов), закон требует, чтобы данный вид договора был заключен в письменной форме, но не требует, чтобы это обязательно был один единый документ, подписанный сторонами и если возникает спор, то это обстоятельство не может служить основанием для признания договора незаключенным или недействительным. Суд выясняет фактические правоотношения, которые сложились между сторонами. Если законом предусмотрена письменная форма заключения договора, это не означает автоматической обязанности сторон заключить такой договор в виде одного документа.

Договор можно заключить и путем пересылки писем по электронной почте. Однако стоит взять на заметку, что основной риск применения электронных писем состоит в том, как доказать, что письмо было отправлено именно контрагентом, а не кем-то другим. Законом не закреплена обязанность организации иметь электронную почту. А уж тем более нет требования, чтобы наименование адреса электронной почты совпадало с наименованием организации. Электронную почту с любым названием может создать кто угодно за считанные минуты. Поэтому даже полное совпадение адреса электронной почты и наименования организации не служит доказательством того, что это сообщение получено именно от данной организации - стороны договора. Поэтому в суде может быть по-разному дана оценка таким обстоятельствам.

Как правило, чтобы доказать реальность совершенных сделок по электронной почте, в суде представляются электронную переписку с контрагентами. Суд может не принять распечатку электронной переписки как способ заключения договора, поскольку такая переписка сама по себе не свидетельствует о реальности совершенных операций, если отсутствуют адреса электронной почты получателя и отправителя, сведения о времени и дате отправления электронного сообщения, а также о почтовом сервере, с которого отправлено электронное сообщение.

Исходя из сказанного, можно рекомендовать сторонам на случай, если электронная переписка является основным средством обмена информацией между ними, включить оговорку о статусе электронной переписки как письменного доказательства непосредственно в подписанный договор.

Заключения договора путем обмена электронными письмами

Порядок заключения договора путем обмена электронными письмами существенно не отличается от обычного порядка обмена письмами на бумажном носителе. Но есть некоторые особенности признания электронного документа равнозначным документу на бумажном носителе. Для этого субъекты используют при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи, что допускается законом. В целях заключения договоров обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в порядке, установленном законом или соглашением сторон, является обменом документами.

Кроме того, электронный документ обладает признаками документа, подписанного собственноручной подписью, в случае его подписания электронной цифровой подписью (ЭЦП). Огромную роль в подтверждении подлинности электронной подписи имеет сертификат ключа проверки электронной подписи. Это электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра. Сертификат подтверждает, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.

Итак, выделены основные особенности заключения договора путем обмена письмами. Однако при этом не следует забывать, что нужно так же совершить действия, которые нужно совершать и при обычной (общей) процедуре заключения договора: проверить контрагента при помощи внешних источников информации (государственные реестры, интернет-сайты, СМИ).

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.