Электронный документооборот Archives - Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане

Работа на платформе Dogovor24.kz

Максим Гурман — Wed, 13 Apr 2022 08:18:12 +0000

Ну что ж, самое время пройти регистрацию, создать кабинет компании и пригласить своего коллегу, друга или ассистента, с которым вы начнете захватывающее путешествие по системе ЭДО от Договор24.

Приступим? Все шаги расписаны у нас в виде видеоинструкции в дорожной карте.

И как первый шаг, пройдите по ссылке:

И создайте кабинет компании с помощью ЭЦП юридического лица. Для всех, кто сейчас пройдет данные этапы регистрации, получит моментально доступ к платформе на целый месяц. За этот период важно ответить на звонок нашего менеджера, у Вас могут быть вопросы по работе, что-то может вдруг не получиться, лучше сразу приглашайте ключевых руководителей Вашей компании и мы проведем для каждой компании персональную демонстрацию сервиса и обучение.

Зарегистрировались? Тогда идем дальше?

Определяем для своей работы иерархию папок для хранения шаблонов и подписанных документов:

Создаем отделы в кабинете с различными правами доступа и классифицируем документы:

Сохраняем маршруты для согласования и подписания: для себя или для всех сотрудников компании при необходимости:

Создаем шаблон документа, сохраняем в необходимую папку, отправляем его на согласование и подписание:

План:

В первую очередь, назначьте себе помощника, чтобы тестировать каждый этап и проверять его точность выполнения, прочность, простоту и доступность рядовым сотрудникам.
Определите простой, хорошо знакомый Вам бизнес-процесс. На его примере Вы сможете подробнее познакомиться с возможностями работы на платформе Договор24, особенностями переноса бизнес-процессов в нашу систему и обучения Ваших сотрудников работе с шаблонами документов, маршрутизацией и архивом.

И все, можно работать на все 100%.

Экономьте свое время при работе с каждым документом, повышайте свою эффективность, с легкостью управляйте эффективностью своего отдела и работой всей компании.

ПРИМЕР: Представьте себе, что HR Директор должен сформировать приказ о выдаче премии сотрудникам, согласовать его с бухгалтером и подписать у директора, а далее отправить сотрудникам на ознакомление.

Описание бизнес-процесса для переноса его в систему электронного документооборота:

Можно составить такого вида таблицу:

И далее уже перенести это на нашу платформу в считанные минуты:

Итак, на нашей платформе вы сможете найти все документы в виде шаблонов, а это более 10 млн вариантов, с которыми когда либо сталкивается компания на протяжении всей своей деятельности.

Далее вы можете открыть выбранный вами шаблон в конструкторе и за считанные минуты подготовить юридически грамотный документ под свои персональные задачи. Согласовать, обсудить откорректировать и отправить уже на согласование и подписании с помощью ЭЦП по выбранному маршруту.

Все это у нас описано в инструкции, а менеджеры уже наготове звонить и с каждым из Вас провести более глубокую консультацию по работе на платформе:

The post Работа на платформе Dogovor24.kz appeared first on Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане.

Какие документы надо оформить для перехода кадрового документооборота в электронный формат?

Максим Гурман — Wed, 13 Apr 2022 08:17:38 +0000

После того, как мы определили, что переход на электронный документооборот это выгодно (скачайте ниже “Экономическое обоснование внедрения ЭДО”), пора приступать к более подробному изучению и планированию дальнейшей работы по внедрению электронного документооборота в работу компании.

Сократите прямые расходы на печать, бумагу, курьера и содержание архива

от 920 000 тенге в год за каждые 20 сотрудников

Участвуй вместе с нами в акции
“Откажись от бумаги, сохрани лес!”

Кадровый документооборот перевести в электронный формат очень просто. Эффективная система работы с кадровыми документами позволяет компании корректно оформить трудовые отношения, организовать управление персоналом и закрепить основы регулирования взаимодействия сотрудников.

Чтобы перейти на кадровый документооборот в электронном формате, компании необходимо:

Выбрать подразделения и типы документов для перевода в электронный формат.
Разработать внутренние правила перехода и регулирования КЭДО. В нормативных актах нужно отразить порядок перехода, виды электронных подписей и принципы использования, порядок обработки персональных данных.
Оповестить работников, получить от них письменное заявление о переходе на КЭДО и утвердить список.
Рассказать сотрудникам о новых правилах работы.
Если необходимо, подготовить и внести изменения в коллективные договоры.

Мы подготовили для Вас список документов для внедрения ЭДО в работу компании:

А наши менеджеры будут рады оказать Вам необходимую поддержку: рассказать, показать, обучить и предоставить бесплатный доступ для тестирования всех возможностей платформы электронного документооборота компании Dogovor24.

The post Какие документы надо оформить для перехода кадрового документооборота в электронный формат? appeared first on Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане.

Цифровое мышление — цифровой HR

Максим Гурман — Wed, 13 Apr 2022 08:13:55 +0000

Внедрение ЭДО в работу компании — это целый путь, от осознания его необходимости, поиска соответствующего поставщика ПО, доработки бизнес-процессов, обучения сотрудников, запуска в работу.

Это вопрос, в первую очередь, мышления и готовности бизнеса и ключевых руководителей меняться — отказываться от неэффективных стратегий, действий и инструментов и открытости к новому — не бояться пробовать, учиться и обучать сотрудников новому и внедрять новые рабочие стратегии, инструменты, делать не так как раньше.

Как внедрять изменения?

— исключить, что не работает и лишнее, что улучшить, что добавить

Таким образом, с одной стороны, внедрение ЭДО

— это вопрос эффективности компании, как целостной системы. Взаимодействие сотрудников, скорость достижения командных результатов и процентное соотношение между достигнутыми целями и фокапами. Это тот самый момент, когда несогласованные действия сотрудников в рамках работы например с особо важным клиентом, на этапе согласования и подписания договора и условий сотрудничества, порождают токсичные отношения, буллинг, поиск “жертв”. Что в свою очередь, катастрофически снижает мотивацию команды на решение поставленных целей, а значит и шансы компании на развитие и увеличение доходов.

С другой, стороны электронное подписания документов — это давно известное действие, но в новом формате. Мы каждый день работаем с документами, что-то согласовываем, что-то подписываем, раньше делали это ручкой и ставили печать, сейчас с помощью ЭЦП.

Все просто, тогда в Ваших глазах платформа Dogovor24 становится удобным гаджетом, который экономит время каждого сотрудника в Вашем отделе и всей компании в целом и увеличивает эффективность, а также исключает огромные статьи расходов на бумагу, печать, курьеров и т.д..

Это как в своем время счеты, калькулятор, excel, а теперь 1С для бухгалтеров, простые вещи, не требующие дополнительных объяснений на вопрос “зачем?”. Легко представить себе выражение лица бухгалтера, которому предложили не пользоваться 1С, а начать все это вести на бумажке и отмечать галочки приход-расход.

Так, с чего же начинать-то?
В первую очередь, определите собственную мотивацию, как инициатора изменений и перехода на новый уровень цифровизации всей компании.

Профессиональный HR — это тактик и стратег, который знает цели компании, действует в соответствии с ними и отвечает за то, чтобы все трудовые ресурсы работали в интересах бизнеса с максимальной эффективностью.

HR-менеджеры, ориентированные на стратегические цели бизнеса, способные разговаривать на одном языке с лидерами компаний — редкие и ценные кадры, на рынке труда они вне конкуренции. От этого зависит его профессиональный статус и размер заработной платы.

Это все дает цифровизация бизнес-процессов, а в первую очередь как раз таки внедрение электронного документооборота в компанию. Мы должны принять, что внешние условия рынка постоянно меняются, конкуренция растет, то пандемия, то кризис, технологические революции с непредсказуемыми последствиями.

Единственный шанс оставаться компании на плаву, это видеть новые возможности, тестировать их, изнутри менять свои бизнес-процессы и больше всего видеть их в увеличении эффективности взаимодействия между сотрудниками внутри компании, а потом и клиентами, поставщиками и т.д.

Каждая статья расходов, которая может быть сокращена, будет самой приятной новостью для руководства компании. Т.к. основная цель бизнеса это увеличение своих доходов, а главная боль Вашего директора — это поиск новых ресурсов, которые необходимо выделить на развитие.

Если у Вас в компании 100 сотрудников, 40% экономии времени каждого сотрудника Вам даст: + 40 сотрудников.
Это значит, что Вы для компании сэкономите 6 000 000 тенге в месяц (при зп 150 000 тг).

При таком разговоре, вы предстанете в глазах руководства, как один из немногих людей, которых беспокоит судьба компании, которые стремится обучаться, инициативных, всегда в тренде главных вызовов рынка, опора и поддержка компании. Ваша ценность будет расти, а соответственно и шансы на карьерный рост и повышение заработной платы.

С внедрением ЭДО Вы повысите качество работы собственного (кадрового) отдела. Вам будет легче управлять своими менеджерами, стандартизировать каждую манипуляцию с документом и контролировать порядок. Исключите потерю документов, работу с некорректными шаблонами и т.д.

Защитите свою компании от противоправных действий недоброжелателей, штрафов, санкций, обеспечивая оформление трудовых отношений согласно Закону, снижая риски трудовых споров.

Сэкономите бюджет компании на содержание кадрового архива, пересылку курьерами и сможет данные расходы перераспределить, например, на покупку новых компьютеров.

Вы обеспечите компании согласованную работу филиалов, представительств, а также сотрудников, работающих дистанционно.

The post Цифровое мышление — цифровой HR appeared first on Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане.

Да, что же такое ЭДО, в конце концов, и как выбрать поставщика?

Максим Гурман — Wed, 13 Apr 2022 08:17:07 +0000

Электронный документооборот, или сокращённо ЭДО, — это безопасный обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами по защищенным каналам связи без применения бумажных носителей. Обычно для этого используется специальное программное обеспечение, гарантирующее конфиденциальность, высокую скорость работы и соответствие документов необходимому стандарту.

Что такое безопасный СЭД:

При выборе ЭДО, ключевой критерий — “безопасность”. Когда мы говорим, что обмен должен происходить по закрытым каналам связи, а доступ к подписанным документам иметь только те люди, которые участвовали в подписании данного документа, мы говорим в первую очередь о безопасности хранения, передачи данных, о контроле доступов и защите документов от подмены и уничтожения неизвестными лицами.

ПОВТОРИМСЯ:

использование ЭЦП позволяет минимизировать риск финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена документами и придания документам юридической значимости.
каждый документ, который создан в компании и находится в обороте, должен соответствовать требованиям текущего законодательства, а также защищать компанию и каждого сотрудника от рисков, штрафных санкций и т.д.

На что следует обратить внимание:

Закрытые ссылки. На нашей платформе мы используем закрытые ссылки, которые открывают доступ только лицам, назначенным для согласования и подписания данного документа.
Опасно, не делайте это никогда!!! Загрузка ЭЦП ключей на сервер платформы. Вам не нужно загружать свои электронные ключи на сервер нашей платформы. Пожалуйста, храните ЭЦП — на флешке или личном компьютере, пароль не сообщайте никому. Иначе, Ваши ЭЦП ключи могут использовать мошенники, целях наживы, снятия средств со счетов компании, взятия кредита, продажи имущества и т.д.
Интеграция с НУЦ РК. Интегрированы с НУЦ (Национальным удостоверяющим центром), что обеспечивает своевременную и надлежащую проверку сертификатов электронной цифровой подписи, а также полномочий лица на подписание документа.
Проверка ЭЦП ключей. Наша платформа проводить проверку ЭЦП по трем критериям:
1. Была ли эта подпись действительно получена в Национальном Удостоверяющем Центре?
2. Сроки действия электронной подписи — если сроки вышли, то наша система просто блокирует просроченную ЭЦП и подписать документ не получится.
3. Отозванность. Если руководитель отозвал ЭЦП у сотрудника, то он уже не сможет действовать на нашей платформе.
Тест на уязвимость системы. Наша компания проходит специальные тесты по безопасности в рамках внешнего аудита согласно требованиям международных стандартов по IT. Процесс включает в себя активный анализ системы на наличие потенциальных уязвимостей, которые могут спровоцировать некорректную работу целевой системы, либо полный отказ в обслуживании.
Юридическая защита. Мы работаем на базе юридической платформы, наши юристы, (более 50-ти узкоспециализированных профессионалов своего дела по всем отраслям права, кроме уголовного) отслеживают изменения в Законе, актуализируют базу документов, отстаивают интересы наших клиентов при любых ситуациях, требующих юридической защиты.
Логирование. Все действия на платформе записываются (логирование), и вы всегда сможете определить виновника противоправных действий, способных навредить не только репутации компании, но и в финансовом плане.

Вот так выглядит, документ подписанный с помощью ЭЦП

На каждом листе документа, в нижней его части размещаются подписи основных подписантов.
В подписи юридического лица мы видим: Название компании, БИН, ФИО Руководителя, его ИИН и подписание.
В подписи физического лица: ФИО подписанта, ИИН и дата подписания.
А также qr код и ссылка на документ.

Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию и подробный справочник, проходите по ссылкам и Вы узнаете:

Набор коротких видео — инструкции по базовому функционалу нашей платформы, бери и делай:

Обучающие видео

12 Видео

Создание кабинета компании

0:16

Приглашение сотрудников

0:16

Загрузка документа

0:16

Приглашение сотрудников (возможность маршрутизации, построение очередности подписания)

Процесс подписания (проверка ЭЦП при подписании)

PDF c QR кодами и Zip Архив

Классификация документов (Проводник)

Шаблоны документов (Конструктор и редактор)

Возможность интеграции

Получение ЭЦП

Создание документа в конструкторе и отправка к подписанию

Сохранение шаблона в конструкторе

The post Да, что же такое ЭДО, в конце концов, и как выбрать поставщика? appeared first on Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане.

Как обосновать руководителю важность внедрения ЭДО и заручиться его поддержкой?

Максим Гурман — Wed, 13 Apr 2022 08:15:32 +0000

Чтобы получить согласие и поддержку первого руководителя на внедрение ЭДО Вам необходимо привести факты прямых расходов на покупку бумаги и канц. товаров, печать, обслуживание принтеров за год и примеры нецелесообразного расходования времени сотрудников:

В дополнении, очень важно руководителю показать, что вы подробно изучили вопрос внедрения ЭДО в работу компании, проанализировали преимущества — экономия бюджета, повышение эффективности, формирование HR бренда и здоровая атмосфера в коллективе.

А также риски при выборе поставщика данных услуг:

высокий уровень конфиденциальности Вашего ЭДО и информационная безопасность должна быть Вашим приоритетом.
далее скорость проведения операций, техническая поддержка, обучение при внедрении.

Профессиональный HR — это тактик и стратег, который знает цели компании, действует в соответствии с ними и отвечает за то, чтобы все трудовые ресурсы работали в интересах бизнеса с максимальной эффективностью.

HR-менеджеры, ориентированные на стратегические цели бизнеса — редкие и ценные кадры, на рынке труда они вне конкуренции. Их слышат, у них советуются, с ними связывают успехи компании, им доверяют и назначают высокие бонусы

При таком разговоре, вы предстанете в глазах руководства, как один из немногих людей, которых беспокоит судьба компании, которые стремится обучаться, инициативных, всегда в тренде главных вызовов рынка, опора и поддержка компании. Ваша ценность будет расти, а соответственно и шансы на карьерный рост и повышение заработной платы.

The post Как обосновать руководителю важность внедрения ЭДО и заручиться его поддержкой? appeared first on Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане.

Как на собеседовании заставить соискателя говорить правду

Евгений Монахов — Mon, 05 Dec 2022 08:41:10 +0000

Три небольших урока, как задавать вопросы кандидатам на собеседовании. На собеседовании кандидаты могут не просто умалчивать правдивую информацию о себе, но и откровенно врать. Для компании в дальнейшем это может обернуться неквалифицированным кадром или потерей сотрудника на испытательном сроке. И в этом не всегда вина кандидата.

Часто HR-ы сами задают вопросы, которые намекают на правильный ответ. И в итоге кандидат становится лжецом, а бизнес несет убытки. Эта статья научит вас, как не допустить такой ситуации.

Урок №1

Как задавать вопросы о личных и профессиональных качествах

Человек, который пришел на собеседование, хочет получить работу как можно быстрее. Он рассуждает так: главное добиться трудоустройства, а там посмотрим. Поэтому отвечает охотно, уверяет, что на все готов. Ваша задача перефразировать свои вопросы так, чтобы максимально раскрыть кандидата и понять, на что он способен на самом деле.

Примеры прямых вопросов о личных и профессиональных качествах:
«Вы ответственный работник?»,
«Как у вас со стрессоустойчивостью?»,
«Готовы ли к интенсивной работе и ненормированному графику?»,
«Честность – это про вас?»,
«Вы считаете себя высококвалифицированным специалистом?».

Как перефразировать. Например, у вас в компании сотрудники работают напряженно, сталкиваются со стрессом и должны проявлять характер. Выясните у кандидата, способен ли он на это. Спросите:
«Какую работу вы считаете сложной?»,
«Бывало ли у вас одновременно так много задач, что приходилось расставлять приоритеты?»,
«Расскажите, в каких случаях вы работали сверхурочно? Опишите, пожалуйста, эти ситуации. Как вы к ним относитесь?».

Если для успешной работы важна ответственность, задайте серию вопросов:
«Вам приходилось сталкиваться с безответственным поведением подчиненных или коллег? Приведите пример».

Урок №2

Как задавать вопросы, которые касаются долгосрочных личных и профессиональных планов

Основная цель таких вопросов –– проверить, планирует ли соискатель свою карьеру или он больше живет сегодняшним днем. Есть ли у него долгосрочные цели и как долго он собирается работать в вашей компании. Кандидат, желая получить работу, заверит вас, что готов связать свою жизнь с компанией на долгие годы. Это должно вызвать сомнения, ведь претендент не знает всех тонкостей корпоративной жизни и не может предвидеть, получится ли у него успешно влиться в коллектив.

Примеры вопросов о долгосрочных личных и профессиональных планах:
«Какие у вас планы на ближайшие пять лет?»,
«Кем вы видите себя через 10 лет?»,
«Кем вы будете в нашей компании через три года?»,
«Чем вы будете заниматься первый месяц, если получите это место?».

Как перефразировать. Поинтересуйтесь, как человек справляется с жизненными проблемами и профессиональными вызовами в периоды неопределенности. Попросите привести примеры из практики последних двух лет. Анализируйте поведенческие стратегии соискателя.

Как он предпочитает действовать: затаиться и выжидать, двигаться мелкими перебежками, двигаться вперед, не оглядываясь назад. Желательно сопоставить ответы со стилем управления в вашей компании. Спросите: «Как вам хотелось бы развиваться в профессии?»,
«Какую работу вы считаете для себя идеальной?».

Урок №3

Как задавать вопросы, которые не заставляют соискателя преувеличивать свои достоинства

На такие вопросы могут ответить только уверенные в себе люди, которые знакомы с приемами самопрезентации. Поэтому ответы не покажут вам объективную самооценку кандидата, а лишь отражают, насколько соискатель может себя похвалить.

Примеры вопросов, которые заставляют соискателей преувеличивать свои достоинства:
«Какие у вас есть преимущества перед другими кандидатами?»,
«Почему мы должны взять именно вас?»,
«Назовите ваши сильные стороны».

Как перефразировать. Чтобы понять ключевые мотиваторы кандидата, задайте вопросы:
«Что вам сейчас интересно?»,
«Какие компании наиболее привлекают вас?»,
«Если у вас будет два предложения о работе, по каким критериям вы выберете?».

Можно спросить: «Какие из ваших сильных сторон могут пригодиться в работе?». Используйте проективные вопросы. Они выявят сильные и слабые стороны, привычные модели поведения и систему ценностей человека.

3 маркера выявления лжи

Психологи выделяют три основных триггера, по которым можно определить, говорит ли человек правду или врет, глядя вам в глаза:

Первый — если у собеседника изменилось базовое поведение, например он начал говорить громче или эмоционально жестикулировать.
Второй триггер — проявления стресса.
Третий — явные несоответствия в поведении.

Изменение базового поведения человека — этот маркер поможет HR-у во время беседы с кандидатом. Главное правило — быть внимательным и наблюдать за тем, как ведет себя человек в спокойном состоянии. Запомните естественные для этого собеседника жесты, эмоции, темп речи, высоту голоса. Сравните, как меняется его поведение, если задать неприятный или провокационный вопрос. Как правило, жестикуляция и речь резко становятся другими, когда собеседник начинает искать «правильный» ответ.

Стрессовая реакция на собственную ложь. Этот маркер поможет HR-у заметить реакцию человека в тот момент, когда он говорит неправду. Что означают жесты «тайм-аут» Это жесты, при помощи которых можно сделать паузу в разговоре, выиграть время для создания лжи. С этой целью человек закуривает сигарету, покашливает, наливает чай или кофе, пьет воду, потирает колени или хлопает по ним, поправляет прическу или аксессуары, ищет что-то на рабочем столе или в сумке.

Неконгруэнтность. Этот маркер означает, что есть явное несоответствие между вербальным и невербальным поведением человека. То есть говорит он одно, а жесты непроизвольно демонстрируют противоположное. Например, непроизвольный кивок головы вперед при отрицании сказанного.

Примеры обычных и провокационных вопросов на собеседовании:

Обычный вопрос: Почему вы решили уйти с прежнего места работы? Провокационный вопрос: Я смотрю, вы уже несколько раз меняли место работы. Что вас все время не устраивает?
Обычный вопрос: Какие у вас хобби? Провокационный вопрос: Чем вы не любите заниматься?
Обычный вопрос: Назовите первое ваше управленческое решение на новой должности Провокационный вопрос: Вы готовы уволить всех, кто будет не профессионален, по вашему мнению?
Обычный вопрос: Вы могли позволить себе взять что-то из канцелярии на прошлом месте работы? Провокационный вопрос: Сколько пачек бумаги вы забрали себе домой на прошлом месте работы?

Обычный вопрос: Вы конфликтный человек? Расскажите про конфликтные ситуации, связанные с вашими должностными обязанностями. Провокационный вопрос: Вы уверены, что сможете разрешить любой конфликт?

А наши менеджеры будут рады оказать Вам необходимую поддержку: рассказать, показать, обучить и предоставить бесплатный доступ для тестирования всех возможностей платформы кадрового электронного документооборота компании Dogovor24.

The post Как на собеседовании заставить соискателя говорить правду appeared first on Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане.

Три потенциально конфликтные ситуации в женском коллективе

Евгений Монахов — Tue, 06 Dec 2022 05:05:55 +0000

Решения для HRD, чтобы погасить пожар. Из этой статьи узнаете: в чем причины разногласий зрелой начальницы и более молодой подчиненной и как с ними работать; в чем суть борьбы сотрудниц за внимание руководителя и как их примерить; как помочь новоиспеченному руководителю стать хорошим управленцем; как проводить мягкие переговоры с каждым участником конфликта.

В статье описаны ситуации, которые чаще других провоцируют разногласия в женских коллективах и даны практические рекомендации, что с ними делать, чтобы минимизировать негативные последствия. Ведь неразрешенные конфликты, как правило, не проходят бесследно и влекут за собой развитие токсичных отношений в коллективе, ухудшают психологическую атмосферу и приводят к взаимной агрессии. В результате в зоне риска оказываются командная работа, взаимодействие и показатели подразделения.

Ситуация 1. Женщина-руководитель видит в подчиненной конкурентку

Конфликт между начальницей и подчиненной может развиваться постепенно из-за зависти и ревности в широком смысле слова. Например, если подчиненная значительно моложе руководителя, быстрее схватывает суть задач, умеет находить нестандартные решения и быстрее осваивает новые технологии.

Начальница постоянно чувствует тревогу, потому что ее стиль работы уже давно сложился и ей все труднее перестраивать себя за быстроменяющимися условиями. Самодостаточная и уверенная в себе начальница отнесется к талантливой сотруднице как к ценному ресурсу подразделения и будет ее поддерживать. Если же руководительница окажется человеком с внутренними проблемами, она начнет цепляться к подчиненной по любому поводу, и дело может дойти до скандала.

Что делать. Как только конфликт станет достоянием широкой общественности, перед HR-ом встанет выбор: организовать перевод молодой подчиненной в другой отдел, чтобы погасить скандал, или попытаться разрешить его. Наладить отношения сторон здесь поможет рукотворная трансформация агрессора в покровителя.

Полезно поговорить с начальницей и убедить ее, что мяч сейчас на ее стороне. Как человеку, который принимает решения и рулит процессом, именно ей предстоит научиться относиться к талантливой подчиненной как к инструменту собственных достижений и успехов отдела. Тем самым стать покровителем, который всегда остается арбитром и в случае хороших результатов имеет полномочия поощрить за усилия.

В разговоре с молодой подчиненной HR-специалист может сделать основной упор на то, что в случае эмоционального диалога с начальницей лучше проявить сдержанность — это выглядит профессионально и всегда вызывает уважение. Обратите внимание: если между двумя сотрудницами все же возникла личная неприязнь, будет лучше перевести подчиненную на другой проект или в другой отдел. Туда, где она лучше сможет применить свой талант, и компания не потеряет ценного специалиста. При этом сам конфликт автоматически будет исчерпан.

Ситуация 2. Коллеги конфликтуют за внимание и преференции руководителя

Часто это связано со страхом оказаться невостребованной и стать, как говорится, «слабым звеном». Такие настроения, к примеру, провоцирует приход нового начальника, существенные корпоративные изменения, периоды сокращений и реорганизаций. Люди, которые работают вместе, боятся перемен, переживают сильный стресс, особенно женщины.

На эмоциях же чаще переходят на повышенные тона и окончательно портят отношения с окружающими. Кто-то поспорит из-за открытого окна, кому-то мешают посторонние звуки, запахи или взгляды. При этом чаще всего сотрудники конфликтуют за внимание и преференции руководителя: кому поручают более интересные задачи, а кому нет, с кем делятся конфиденциальной информацией, а с кем нет.

Предметом конфликта могут стать премии, похвала, личное общение и повышенное внимание. Особенно если это женский коллектив, а руководитель — мужчина. Что делать. Если между двумя сотрудницами вспыхнул конфликт на почве борьбы за внимание или ресурсы, HR-директору предстоит сделать несколько шагов для примирения сторон.

Во-первых, нужно помочь каждой участнице столкновения понять — у нее стресс, связанный со страхом и неуверенностью в своих перспективах. Каждая должна осознать, что именно чрезмерные эмоции и тревога стали причиной вспышки. Вторым шагом HR-у нужно добиться, чтобы коллеги извинились друг перед другом по схеме: само извинение, проговаривание, за что именно извинение и что привело к конфликту, договоренности на будущее не допускать эмоциональных взрывов.

Например, так: «Извините меня за то, что позволила себе на повышенных тонах обсуждать вопрос. Это произошло из-за того, что я переживаю трудный момент. Впредь постараюсь вести себя сдержаннее». В идеале третьим шагом нужно добиться, чтобы конфликтующие стороны обсудили будущие условия труда и порядок взаимодействия, а зачинщик объяснил причины, по которым позволил себе выйти из себя.

Ситуация 3. Несколько сотрудниц метили на одну должность

Возможны два сценария развития конфликта на почве борьбы за карьерные перспективы в компании. Первый вариант — две сотрудницы работают на равноценных позициях и демонстрируют амбиции занять должность на ступень выше, которая скоро освободится, — например, заместителя отдела. Между ними начинают происходить стычки, в ходе которых каждая пытается показать, что лучше разбирается в рабочих вопросах, чем другая.

Второй сценарий возникает, когда уже повысили в должности того, кто еще вчера был с коллективом на равных. При этом до сих пор разногласий в коллективе не наблюдалось. Здесь дело даже не в конкуренции и ревности к успеху. Тому, кто стал на ступень выше, придется менять стиль и механизмы взаимодействия со вчерашними коллегами, поэтому могут возникнут конфликты. Новому руководителю придется делать замечания по рабочим вопросам, оценивать результаты и принимать решения. А это уже другой уровень отношений — многие не сразу могут подстроиться к новым условиям.

Что делать. Для того чтобы избежать конфликта по первому сценарию, службе персонала нужно стремиться к прозрачности карьерных треков. Желательно, чтобы в компании работала система выдвижения в кадровый резерв с понятным набором критериев и механизмов назначений на должности. Тогда исчезнет повод конфликтовать за место под солнцем, потому что приз достается сильнейшему.

Не поздно прояснить позицию с будущим назначением даже тогда, когда конфликт уже случился. Директору по персоналу при участии непосредственного руководителя сторон столкновения нужно разъяснить людям перспективы и условия, при которых будет приниматься кадровое решение. Как только люди получат открытую информацию, поводов для столкновений не будет.

В случае развития конфликта по второму сценарию, директору по персоналу нужно разработать индивидуальный план развития новоиспеченного руководителя и помочь ему правильно войти в должность. Также в компетенции HR-специалиста поучаствовать в построении системы коммуникаций между руководителем и подчиненным, при которой будет минимизирован личностный фактор — только взаимодействие ролей и должностей.

А наши менеджеры будут рады оказать Вам необходимую поддержку: рассказать, показать, обучить и предоставить бесплатный доступ для тестирования всех возможностей платформы кадрового электронного документооборота компании Dogovor24.

The post Три потенциально конфликтные ситуации в женском коллективе appeared first on Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане.

Начинаем собирать библиотеку полезных книг

Евгений Монахов — Tue, 06 Dec 2022 04:46:53 +0000

Начинаем собирать библиотеку полезных книг. Раз в месяц будем делиться с вами рекомендациями к чтению, полученными от лидеров мнений в области HR и кадрового дела.

HR-специалисты рекомендуют: пять книг, чтобы прокачать полезные навыки. Предлагаем подборку профессиональной литературы для директора по персоналу, HR-специалиста, работника кадровой службы, менеджера. Это книги, которые уже прочитали и рекомендуют ваши коллеги. Эти книги помогут получить дополнительный импульс к личному развитию.

Максим Батырев «45 татуировок менеджера»

Названия глав этой книги – татуировки. Это свод принципов и правил, проверенных многолетней практикой успешного менеджера, его житейский и организаторский опыт. Это простые и яркие истории о том, как и почему надо вести дела, если хочешь добиться успеха. За каждой из этих глав стоят осмысленные действия, чья-то боль, мучения, радости, удачный и неудачный опыт, увольнения и лидерство, а главное – нужный результат, который невозможно забыть или убрать, как нереально вывести до конца татуировку.

Катерина Ленгольд «Просто космос»

В новой книге рассказывается о системе планирования, основанной на методологии agile и 9-недельных спринтах. Автор делится опытом по постановке целей, формированию полезных привычек, борьбе с прокрастинацией и восстановлению энергии за счет эффективного сна, питания и управления эмоциями.

Насим Талеба «Черный лебедь»

Скажу цитатой из пролога книги: «То, что мы будем называть Черным лебедем (с большой буквы), – это событие, обладающее следующими тремя характеристиками. Во-первых, оно аномально, потому что ничто в прошлом его не предвещало. Во-вторых, оно обладает огромной силой воздействия. В-третьих, человеческая природа заставляет нас придумывать объяснения случившемуся после того, как оно случилось, делая событие, сначала воспринятое как сюрприз, объяснимым и предсказуемым.» И это очень захватывает.

Роман Тарасенко «Метод большого пряника»

Высокая личная эффективность – это успешное управление личными ограничениями. Каждый раз вас ограничивает что-то одно: или знания, или энергия, или время. Самая большая проблема в конкретный момент состоит либо в том, что вы чего-то не знаете, либо в том, что у вас нет сил сделать то, что нужно, либо вам не хватает времени – объективно или потому, что вы плохо планируете дела.

Устраняя самое большое ограничение на текущий момент, мы двигаемся вперед и тем самым расширяем свои возможности. Эта книга научит вас быть эффективным в условиях ограниченных знаний, сил и времени. Вы узнаете, как достигать больших целей, двигаясь маленькими шагами, и почему с точки зрения нейробиологии это самый правильный, простой, легкий и приятный способ получить желаемое.

Бен Бенджамин, Эми Игер, Анита Саймон «Совсем другой разговор! Как перевести любую дискуссию в конструктивное русло»

Прочитав эту книгу, вы научитесь распознавать типичные ошибки, которые сводят диалог в неконструктивный формат; сможете с честью и достоинством «разрулить» любой сложный разговор на любую тему с любым собеседником; поймете, как сделать так, чтобы собеседник услышал именно то, что вы хотите сказать.

А наши менеджеры будут рады оказать Вам необходимую поддержку: рассказать, показать, обучить и предоставить бесплатный доступ для тестирования всех возможностей платформы кадрового электронного документооборота компании Dogovor24.

The post Начинаем собирать библиотеку полезных книг appeared first on Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане.

Как повысить информационную дисциплину сотрудников. План действий для HR

Евгений Монахов — Tue, 06 Dec 2022 04:03:01 +0000

Действовать придется комплексно: ввести для сотрудников правила безопасного инфоповедения, оформить плакаты, чтобы сотрудники про них не забывали, и провести ликбез, как распознать угрозы киберопасности.

Пропишите правила по информационной безопасности в Положении

Чтобы закрепить правила безопасного инфоповедения сотрудников, понадобится Положении об информационной безопасности. В документе пропишите основные цели, правила и нормы использования в работе персональных компьютеров, удаленного подключения, ресурсов сети Интернет и электронной почты.

Укажите, как персоналу компании работать с сетевыми ресурсами и корпоративными папками общего пользования, на какие сторонние сайты им запрещено переходить. Документ вступает в силу с даты утверждения и действует бессрочно.

Закрепите правила по информационной безопасности на плакатах

Чтобы сотрудники лучше запомнили правила по информационной безопасности, которые вы ввели в компании, оформите их в виде наглядных памяток и плакатов. Создавать их лучше совместно с вашим айтишником и дизайнером. IT-специалист даст вам подробную информацию по главным ошибкам, о которых нужно рассказать сотрудникам в первую очередь. Фактически за наполнение текста отвечает именно он.

Дизайнер подберет формат, образы, правильный размер шрифтов, расстановку акцентов на плакате. Важно не просто дать информацию, но и правильно ее проиллюстрировать. Если в памятке вы хотите показать, как составлять сложный пароль, который невозможно взломать, но легко запомнить, дайте примеры. Так сотрудники лучше запомнят то, что увидели, и будут применять на практике.

Проведите обучение сотрудников информационной безопасности

Эксперты в сфере IT-безопасности рекомендуют проводить обучение по инфобезопасности для персонала всех уровней. Базовый миникурс для офисных сотрудников можно провести с помощью IT-специалиста. Но если он занят, справится с этим и HR-специалист после консультации с айтишником. Главное помнить два правила: все должно быть наглядно и доходчиво.

Рекомендуем для обучения три подходящих формата. Их вы можете как использовать по отдельности, так и миксовать для достижения максимального эффекта. Вебинары, митапы в формате онлайн. Сможете проводить обучение для широкой аудитории из разных локаций и собирать обратную связь. Плюс такого формата — можно проходить занятия в удобное время, просмотреть заново.

«Боевая» проверка знаний: пентест или киберучение.

Редкий формат, который может зафиналить обучение информационной безопасности. Суть в том, что об их начале не знает никто, кроме руководителя и специалистов IT-отдела. Персоналу компании намеренно рассылают внушительные фишинговые письма, а потом проверяют, кто и как на них отреагировал. Это даст возможность проверить, насколько успешно до офисных сотрудников донесли информацию на обучении.

А наши менеджеры будут рады оказать Вам необходимую поддержку: рассказать, показать, обучить и предоставить бесплатный доступ для тестирования всех возможностей платформы кадрового электронного документооборота компании Dogovor24.

The post Как повысить информационную дисциплину сотрудников. План действий для HR appeared first on Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане.

Использование ЭЦП

Евгений Монахов — Thu, 17 Nov 2022 04:13:38 +0000

Описание ситуации

Юридическое лицо созданное и осуществляющее деятельность в соответствии с законодательством Республики Казахстан осуществляет переход на электронный документооборот.

Вопрос:
Возможно ли использование электронной цифровой подписи при подписания трудового договора?

Вывод:
Да, возможно использование электронной цифровой подписи для подписания трудового договора. Договор, подписанный при помощи электронной цифровой подписи является равнозначным подписанному договору на бумажном носителе.

Обоснование

В соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон), электронный документ, соответствующий требованиям Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

Пунктом 1 статьи 10 Закона электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:

Удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;
Лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;
Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;
Электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан.

Таким образом, законодательством Республики Казахстан предусмотрена возможность подписания документов посредством электронной цифровой подписи.

Абзацем 2 пункта 1 статьи 33 Трудового кодекса РК, заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи.

Таким образом, применение электронных документов в отношениях, связанных с кадровым делопроизводством предусматривается законодательством Республики Казахстан.

Электронный документооборот Archives - Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане

Работа на платформе Dogovor24.kz

Зарегистрировались? Тогда идем дальше?

Какие документы надо оформить для перехода кадрового документооборота в электронный формат?

Цифровое мышление — цифровой HR

Да, что же такое ЭДО, в конце концов, и как выбрать поставщика?

Обучающие видео

Как обосновать руководителю важность внедрения ЭДО и заручиться его поддержкой?

Как на собеседовании заставить соискателя говорить правду

Урок №1

Урок №2

Урок №3

3 маркера выявления лжи

Три потенциально конфликтные ситуации в женском коллективе

Ситуация 1. Женщина-руководитель видит в подчиненной конкурентку

Ситуация 2. Коллеги конфликтуют за внимание и преференции руководителя

Ситуация 3. Несколько сотрудниц метили на одну должность

Начинаем собирать библиотеку полезных книг

Максим Батырев «45 татуировок менеджера»

Катерина Ленгольд «Просто космос»

Насим Талеба «Черный лебедь»

Роман Тарасенко «Метод большого пряника»

Бен Бенджамин, Эми Игер, Анита Саймон «Совсем другой разговор! Как перевести любую дискуссию в конструктивное русло»

Как повысить информационную дисциплину сотрудников. План действий для HR

Пропишите правила по информационной безопасности в Положении

Закрепите правила по информационной безопасности на плакатах

Проведите обучение сотрудников информационной безопасности

«Боевая» проверка знаний: пентест или киберучение.

Использование ЭЦП

Описание ситуации

Обоснование

Рекомендации