Ведите переписку с юридическими лицами внутри системы электронного документооборота
Переписка СЭД — это защищенный шлюз, через который юридические лица могут вести переписку друг с другом в системе Договор24. Шлюз гарантирует доставку писем и ответов, а также квитанций о получении писем. К переписке по СЭД подключены те юридические лица, у которых приобретен и подключен модуль “Канцелярия“.
Одним из основных преимуществ модуля переписки СЭД является удобство обработки входящей корреспонденции. Ответственный за прием и первичную обработку входящих писем, может быстро назначить исполнителя для работы с обращением (например отдел продаж или маркетинг) и перенаправить письмо им.
При этом письмо никогда не потеряется, всегда видна история работы с ним и на каком этапе оно сейчас находится. Это упрощает не только процесс обработки писем, но и его дальнейшее продвижение. Например если нужно что-то электронно согласовать с коллегами, перед отправкой ответа.
При этом вести переписку и отправлять письма можно как юридическим лицам, подключенным к системе электронного документооборота, так и обычным физическим лицам. При этом всегда будет доступна история всех писем, какие письма и документы были отправлены, каким менеджером и в какой срок.
Как подключить модуль
Активацию модуля переписки СЭД можно осуществить в “Главном меню” через вкладку “Настройки компании” → “Дополнительный функционал” → Модуль “Канцелярия” → “Настроить”. После этого необходимо подписать Политику конфиденциальности при помощи ЭЦП первого руководителя компании:
Как этим пользоваться
После подключения модуля, в личном кабинете при нажатии на синюю кнопку «Создать» появится пункт «Исходящее письмо»:
Далее, в открывшемся окне, необходимо указать получателя письма, а также заполнить обязательные поля для создания новой переписки: «Язык документа», «Вид документа», «Тип носителя», и другие.
После заполнения всех полей, необходимо обязательно приложить файл — в нем может содержаться письмо, которое вы направляете другому юрлицу, или иные файлы (копии документов, подтверждающих факты, которые вы излагаете в самом письме).
Для отправки письма его необходимо обязательно подписать и зарегистрировать (отправить). При этом подписать обращение может только первый руководитель или сотрудник с правом подписи юридического лица.
Вся входящая корреспонденция хранится в личном кабинете, ее можно найти в пунктах меню «Переписка» — «Входящие». Именно тут менеджер, ответственный за первичную обработку информации, может обрабатывать и перенаправлять обращения:
Узнать подробнее о работе переписки СЭД вы можете по этой ссылке, а также задать нам любой интересующий вопрос о подключении или работе нового функционала в формах ниже:
