Описание ситуации
Юридическое лицо созданное и осуществляющее деятельность в соответствии с законодательством Республики Казахстан осуществляет переход на электронный документооборот.
Вопрос:
Возможно ли использование электронной цифровой подписи при подписания трудового договора?
Вывод:
Да, возможно использование электронной цифровой подписи для подписания трудового договора. Договор, подписанный при помощи электронной цифровой подписи является равнозначным подписанному договору на бумажном носителе.
Обоснование
В соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон), электронный документ, соответствующий требованиям Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
Пунктом 1 статьи 10 Закона электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:
- Удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;
- Лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;
- Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;
- Электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан.
Абзацем 2 пункта 1 статьи 33 Трудового кодекса РК, заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи.
Рекомендации
Кадровый документооборот перевести в электронный формат очень просто. Эффективная система работы с кадровыми документами позволяет компании корректно оформить трудовые отношения, организовать управление персоналом и закрепить основы регулирования взаимодействия сотрудников.
Чтобы перейти на кадровый документооборот в электронном формате, компании необходимо:
- Выбрать подразделения и типы документов для перевода в электронный формат.
- Разработать внутренние правила перехода и регулирования КЭДО. В нормативных актах нужно отразить порядок перехода, виды электронных подписей и принципы использования, порядок обработки персональных данных.
- Оповестить работников, получить от них письменное заявление о переходе на КЭДО и утвердить список.
- Рассказать сотрудникам о новых правилах работы.
- Если необходимо, подготовить и внести изменения в коллективные договоры.
- Положение об ЭДО
- Приказ о переходе на ЭДО и назначении ответственного должностного лица
- Приказ о создании новой должности либо расширение должностных обязательств
- Приказ о внесении изменений в штатное расписание
- Должностная инструкция ответственного за ЭДО
- Дополнение к должностной инструкции работника при переходе на ЭДО
- Политика информационной безопасности Соглашение о конфиденциальности
А наши менеджеры будут рады оказать Вам необходимую поддержку: рассказать, показать, обучить и предоставить бесплатный доступ для тестирования всех возможностей платформы электронного документооборота компании Dogovor24.
