Вся необходимая информация о документах в удобном виде
Для удобства работы с документацией, мы добавили реестр, благодаря которому Вы сможете быстро найти, отсортировать и заархивировать документы, а также легко получить доступ к нужным данным.
В реестре хранится вся основная информация о каждом документе: дата его заключения, тип документа, период действия документа, наименование и БИН организации (либо данные сотрудника) с которой подписан этот документ и многое другое. Благодаря этим данным поиск и работа с документацией значительно упрощается.
Новые возможности
Давайте рассмотрим основные возможности, которые будут теперь доступны:
- Связывание документов между собой
Если к договору заключается дополнительное соглашение или приложение, в реестре можно связать эти документы вместе и легко просматривать все связанные документы. Аналогично можно поступить со всеми кадровыми документами сотрудника — к примеру привязать их к основному трудовому договору для быстроты и удобства поиска. - Быстрый поиск, фильтрация и сортировка документов
По названию документа, регистрационному номеру, типу документов, статусу подписания, ФИО сотрудника или названию контрагента.
Также можно сделать фильтрацию и/или сортировку по дате заключения документов (например выбрать всю документацию за текущий месяц) и по сроку действия (к примеру, чтобы найти договора, которые заканчиваются в следующем месяце и принять решение об их пролонгации). - Добавление необходимой информации к документу
К каждому документу, помимо полей перечисленных выше, можно добавлять суммы договоров, ответственных за исполнение (к примеру менеджер, которые ведёт клиента в отделе продаж), статус документа, оставлять комментарии и примечания. Делать разделение документов на входящие, исходящие и внутренние. Все это позволяет систематизировать и упростить процессы документооборота в компании. - Контроль статуса подписания документов
Используя фильтрацию по контрагенту и статусу подписания, можно выгрузить все документы по определенному подрядчику или клиенту. А также посмотреть какие документы подписаны, какие еще нет и требуют напоминания. - Выгрузка отчетов в Excel или XML форматах
Вы можете выгружать реестр для составления отчетов или анализа, в том числе документооборота компании.
Как этим пользоваться
Мы постарались сделать реестр удобным и простым для наших пользователей. Вы можете самостоятельно настраивать отображаемые поля по своему усмотрению. Ниже небольшое ознакомительное видео по работе с реестром документов, более подробную инструкцию можно найти по ссылке:
