Как отправить документ на подписание, согласование

Что такое «Маршруты согласования»?

Это настройка процесса подписания документа. Вы составляете план подписания, а система будет следовать этой программе и пошагово направлять документ для подписи в каждой группе.

Как создать маршрут согласования?

1. Вам необходимо авторизоваться и загрузить документ.
2. После загрузки документа, нажать на “Добавить участника”.

3. В открывшемся окне нажать кнопку “Расширенные настройки”.

4. У Вас откроется окно для настройки «Маршрутов согласования».

5. Добавьте подписантов в первую группу (по умолчанию отправка осуществляется по e-mail, но Вы также можете отправлять приглашение по sms, если у Вас подключен SMS — модуль), которая появляется по умолчанию. Тут же можно настроить разного рода условия и проверки в столбцах:

• • Тип подписи
  • Срок
  • Действия
  • Проверка ИИН/БИН
  • и выдать Доп. доступ

(подробнее по настройке условий — читайте далее)

6. Чтобы добавить другие группы, нажмите на кнопку “Добавить еще”.

7. После настройки условий и добавления подписантов, нажмите на кнопку “Отправить приглашение”, чтобы запустить маршрутизацию  и отправить приглашения пользователям в группах по порядку и в зависимости от условий.

Что такое группы подписантов?

1. В окне “Расширенные настройки” каждая строка — это группа подписантов. Для того чтобы добавить несколько подписантов в группу нужно просто указать всех в этой строке. Всем им одновременно придет приглашение к согласованию/подписанию документа.

2. Обратите внимание, что для каждой из групп доступны отдельные настройки условий. Давайте разберем каждую из них:

• • “Тип приглашения” это выбор уровня согласования/подписания группы. Если Вам требуется, к примеру, сначала согласовать документ у своих коллег, а потом только подписать его у Руководителя, то добавьте всех коллег в первую группу и установите Тип «Согласовать» (с ЭЦП) или «Согласовать без ЭЦП», а руководителя — во вторую с Типом «Основная подпись». Тогда система сначала дождется согласования коллег и только после этого направит документ на подписание Руководителю.
• 

Подробнее с типами приглашений Вы можете ознакомиться в таблице: 

• • «Тип срока» это указание срока подписания/согласования этой группой данного документа. Вы можете как указать конкретную дату, так и просто ввести количество дней с момента начала процесса подписания.
• 

 

• • При установлении «Типа срока» необходимо настроить действия, если подписанты не успеют согласовать документ в этот срок. Для этого укажите дату и в столбце «Действия» выберите «Открыть доступ при срыве сроков», это откроет доступ к документу следующей группе после установленной даты.
•  
  • При выборе типа «Действия» — “Параллельное подписание”, следующей группе откроется доступ к согласованию одновременно с той, для которой указали данное действие. Это поможет одновременно запустить группы с разными «Типами подписи», например с «Согласование без ЭЦП» и «Согласование с ЭЦП», а затем уже подписание «Основной подписью»
• 
  • «Проверка по ИИН/БИН» позволяет проверять ЭЦП согласующих/подписантов перед подписанием документа.  Проверка происходит в момент когда подписант нажимает на сайте «Подписать»  и выбирает способ подписания: через «NCALayer» или «eGov Mobile/Business», а если был выбран вариант через eGov, то запускается еще и повторная проверка в момент подписания в самом приложении eGov. Для настройки проверки по ИИН/БИН возможны следующие варианты:
    • • «БИН» — данная проверка позволяет системе в момент подписания проверить соответствие БИН в ЭЦП. Если БИН не совпадет — система не даст подписать документ. Данная проверка полезна, когда требуется что бы подпись на документе была проставлена именно от компании, а не физ.лица.

• • • • «ИИН» — данная проверка позволяет системе в момент подписания проверить соответствие ИИН в ЭЦП. Если ИИН не совпадет — система не даст подписать документ. Данная проверка полезна, когда требуется что бы подпись на документе была проставлена от конкретного человека и не важно является ли он юридическим или физическим лицом.

• • • • «БИН+ИИН» — данная проверка позволяет системе в момент подписания проверить соответствие ИИН и БИН одновременно в ЭЦП. Если хоть один из них не совпадет — система не даст подписать документ. Данная проверка полезна, когда требуется что бы подписал конкретный человек из конкретной компании.

 

• • Также Вы можете предоставить второй Стороне право добавлять своих согласующих/подписантов. Для этого в нужной группе включите «Доп.доступ» это позволит зарегистрированным на сайте Договор24 участникам группы добавить дополнительных согласующих или подписантов в маршрут.

3. После того как Вы настроили маршрут — Вы можете сохранить его в шаблоны, чтобы в следующий раз не настраивать все сначала.

Доступ к просмотру и подписанию документа

Доступ к просмотру и подписанию документа регулируется адресом электронной почты, который Вы указываете в маршруте.

Доступ к просмотру также может быть в том случае, если ИИН и/или БИН в кабинете подписанта совпадает с ИИН и/или БИН, указанном в маршрутизации.

Если доступ есть, а кнопки подписать у контрагента нет — это говорит о том, что ИИН и/или БИН, указанный в проверке — совпал с данными в кабинете подписанта, а адрес электронной почты — нет.

Если все данные указаны верно, а подписант всё ещё не получил документ, проверьте статус около почты, он должен находиться — на подписании/на согласовании/на уведомлении и т.д.

Если подписант «в очереди» — он не сможет увидеть и подписать документ, до подписания вышестоящей группой.