Что такое онлайн подписание документов
Подписание документов онлайн при помощи ЭЦП позволяет значительно ускорить бизнес-процессы, сэкономить время и ресурсы, оперативно согласовать условия и навсегда сохранить документы в своем личном кабинете на сайте Договор24.
При этом, с сервисом онлайн-подписания больше не нужно, распечатывать, обмениваться бумажными версиями, направлять их почтой, привозить контрагентам и ждать возврата своего экземпляра — документы, подписанные электронной цифровой подписью имеют полную юридическую силу.
Особенно это актуально в текущее время, когда условия работы постоянно меняются, и не всегда есть возможность физического подписания документов внутри компании или с Вашими контрагентами. Другими словами прямая экономия времени и денег.
Какие риски могут возникнуть для компании при использовании ЭЦП
Онлайн-подписание посредством электронно-цифровой подписи на сегодняшний день является одним из наиболее безопасных способов заключения сделок, поэтому риски исключены.
Однако, следует помнить о том, что с момента подписания документа, он обретает юридическую силу. Поэтому, в случае наличия ошибок в документе, изменения потребуется вносить посредством заключения дополнительного соглашения. Мы настоятельно рекомендуем нашим клиентам внимательно проверять содержание документов перед подписанием.
Не менее важно бережно хранить данные своей электронной цифровой подписи и не передавать их третьим лицам ни при каких обстоятельствах, даже сотрудникам Договор24.
Надо ли регистрироваться контрагенту? (и для чего это нужно? без этого никак?)
Для подписания документа, инициатор документа обязательно должен быть авторизованным пользователем, а остальные участники могут авторизовываться по требованию. У нас доступна функция «Неавторизованная зона», благодаря которой подписать с ЭЦП можно без регистрации. Однако, чтобы иметь возможность скачать zip-архив, пользователю придётся зарегистрироваться. Также это позволяет видеть полезную информацию в статистике документа о контрагенте: просматривал ли контрагент отправленный Вами документ, дату и время просмотра, смену статусов документа, факты согласования, подписания, приглашение других сторон и многое другое.
Договор24 — это юридическая компания, и мы хотим сделать процесс подписания понятным и прозрачным для всех контрагентов и лиц участвующих в подписании документа. Поэтому при указании проверки по ИИН или БИН, даже в неавторизованной зоне, третье лицо не сможет получить доступ к подписанию документа.
Надо ли ему (контрагенту) платить?
Нет, платить ничего не надо. За оплату отвечает только тот человек, через чей аккаунт будет загружен документ.
Как скачать подписанные документы
В каких форматах можно скачать подписанный документ?
Вы можете скачать документ в PDF, Zip формате и оригинал документа.
Где скачать PDF версию подписанного документа?
- Для того чтобы скачать PDF с подписями Вам потребуется авторизоваться на сайте, выбрать нужный документ и перейти к нему.
- На новой странице перемотать немного вниз и нажать на PDF c подписями. Скачивание начнется автоматически.
Где скачать “Zip-архив” с подписями?
- Для того чтобы скачать zip-архив с подписями Вам потребуется авторизоваться на сайте, выбрать нужный документ и перейти к нему.
- На новой странице перемотать немного вниз до раздела «Информация о документе» и нажать на Zip-архив с подписями.
После этого должна начаться загрузка Zip-архива с подписями.
В чем отличия PDF с QR кодом от Электронного подписанного архивного файла?
PDF c QR создается как удобный материал для работы и понимания информации в документе о сторонах подписантах. Это облегчает работу с распечатанной версией документа. Юридической силы этот документ не имеет, а является просто физической копией оригинала документа, подписанного с помощью электронно-цифровой подписи, позволяющее быстрое ознакомление с документом вне электронных источников.
Архив файла, где содержится вся информация о лицах подписантах и их ЭЦП, является самой важной частью, и имеет полноценную юридическую силу, который может использоваться в судах и экспертизах.
Что именно зашифровывается в Zip-файле?
- Сам Документ
- Зашифрованная информация о подписанте с документом в формате .CMS
Можно ли распечатать подписанный электронный документ?
После подписания ЭД (.doc, docx, .xsl, .xslx и .pdf) документ формируется в PDF файл, где отображаются все подписи в виде QR кодов с дополнительной информацией о подписанте (Название компании; БИН; ФИО; Дата подписания).
Файл с подписями можно распечатать для отражения ЭЦП в виде QR кодов на бумажных носителях.
Кроме того, информация об основных подписях отражается на каждой странице документа, в нижней части листа формата А4.
Как отозвать подпись в документе
До подписания документа контрагентом, Вы вправе отозвать свою подпись на документе либо документ в целом в любое время.
В случае, если на момент отзыва документа, он был подписан, то отзыв может производиться только по согласованию с остальными подписантами т.е. изменения потребуется вносить посредством заключения дополнительного соглашения.
Как проверить, что подпись контрагента действительна (чью подпись поставил контрагент и какой срок действия у его ЭЦП)
Система онлайн-подписания документов от Договор24 производит проверку подписи в строгом соответствии с процедурой, определенной Правилами проверки подлинности ЭЦП, утвержденными Приказом Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 9 декабря 2015 года № 1187 и посредством систем проверки НУЦ РК.
Благодаря такой проверке вероятность использования подписи не уполномоченного на то лица исключается. Также контрагент не сможет подписать документ в случае, если срок его ЭЦП истек.
Достоверность подписи подтверждается зашифрованным открытым ключом, который может быть направлен Вам технической службой Договор24 по запросу, либо выгружен самостоятельно из личного кабинета.
При этом, если при проверке достоверности подписи, документ окажется подписанным электронной цифровой подписью, принадлежащей другому лицу, то данный документ не обретет юридической силы и сделка не будет иметь правовых последствий ни для одной из сторон.
Может ли пользователь использовать невалидный, просроченный или отозванный ЭЦП? Проверяется ли ЭЦП перед подписанием? Проверка подлинности ЭЦП третьей стороны
Система проверяет ЭЦП по 3-м критериям: Валидный/Просроченный/Отозванный. Если ЭЦП, не проходит по одному из пунктов, то система блокирует возможность использования этого ЭЦП.
Сервис онлайн-подписания «Договор24» использует самые современные средства защиты данных, которые полностью исключают вероятность несанкционированного получения какой-либо информации или данных клиентов третьими лицами и гарантируют полную безопасность сведений.
Заменяет ли ЭЦП печать компании?
Согласно п.1 ст.7 Закона РК от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи”, электронный документ, соответствующий требованиям законодательства и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе и имеет полноценную юридическую силу.
Вы храните ЭЦП подписанта?
Саму электронную цифровую подпись (ключ) мы не храним, все проходит через государственную систему, а храним только конечные зашифрованные файлы, которые передает нам НУЦ, после подписания документа.
