Что такое онлайн подписание документов
Подписание документов онлайн при помощи ЭЦП позволяет значительно ускорить бизнес-процессы, сэкономить время и ресурсы, оперативно согласовать условия и навсегда сохранить документы в своем личном кабинете на сайте Договор24.
При этом, с сервисом онлайн-подписания больше не нужно, распечатывать, обмениваться бумажными версиями, направлять их почтой, привозить контрагентам и ждать возврата своего экземпляра — документы, подписанные электронной цифровой подписью имеют полную юридическую силу.
Особенно это актуально в текущее время, когда условия работы постоянно меняются, и не всегда есть возможность физического подписания документов внутри компании или с Вашими контрагентами. Другими словами прямая экономия времени и денег.
Какие риски могут возникнуть для компании при использовании ЭЦП
Онлайн-подписание посредством электронно-цифровой подписи на сегодняшний день является одним из наиболее безопасных способов заключения сделок, поэтому риски исключены.
Однако, следует помнить о том, что с момента подписания документа, он обретает юридическую силу. Поэтому, в случае наличия ошибок в документе, изменения потребуется вносить посредством заключения дополнительного соглашения. Мы настоятельно рекомендуем нашим клиентам внимательно проверять содержание документов перед подписанием.
Не менее важно бережно хранить данные своей электронной цифровой подписи и не передавать их третьим лицам ни при каких обстоятельствах, даже сотрудникам Договор24.
Как загрузить и подписать документ
- Для того, чтобы подписать онлайн документ нужно нажать на Загрузить и подписать.
2. Затем выбрать нужный документ и нажать на кнопку Подписать документ
3. Следующее, что надо сделать это скачать или запустить NCALayer. Подробнее мы разбирали в соответствующей статье.
Если он у вас есть, то пропустите этот пункт.
4. После этого нужно выбрать между основная подпись и согласование. Затем нажимаете на Подписать документ.
5. Выбираете свой ЭЦП ключ и введите пароль.
6. Нажимаете на открыть и затем подписать.
А также вы можете посмотреть урок «Процесс подписания (проверка ЭЦП при подписании)»
Какие типы подписи существуют и чем они отличаются
Существует два вида подписи: Основная подпись и Согласование. Различия между этими подписями заключается в том, что “основная подпись” обычно ставится лицом, который участвует непосредственно в документе, у которого есть какая либо ответственность, которая прописана и он должен подписать от своего имени, либо от имени компании. Что касается согласование обычно этот тип подписи используют юристы или другие ответственные лица, которые должны ознакомиться с документом или же проверить документ отправляя его руководителю о том, что он проверил все пункты, после чего руководитель видит, что документ проверен и ему не надо вникать в детали.
Как пригласить вторую сторону к подписанию
Как отправить контрагенту приглашение на подписание
Для этого вам нужно нажать на Документы: подписанные (если документ вами не подписан, то нужно нажать на загрузить и подписать).
Затем нажать на документ, который нужно подписать другой стороне.
Нажимайте на Пригласить участника.
Вводите почту лица, который должен подписать документ.
Выбирайте какую подпись он должен поставить.
Затем нажмите на Добавить пользователя.
Нажмите на Отправить приглашение.
Как контрагент получит доступ для подписания
Ему придёт приглашение на подписание на почту.
Надо ли регистрироваться контрагенту? (и для чего это нужно? без этого никак?)
Для подписания документа все участники этого процесса, должны быть авторизованы на портале, поэтому регистрация необходимая часть для безопасности процесса, где участник должен пройти проверку номера телефона через смс в целях дополнительной безопасности.
Договор24 — это юридическая компания, и мы хотим сделать процесс подписания понятным и прозрачным для всех контрагентов и лиц участвующих в подписании документа. Поэтому авторизуясь на сайте, договор будет доступен у него в личном кабинете, и после подписания он его сможет найти там.
Так же это позволяет видеть полезную информацию в статистике документа о контрагенте: просматривал ли контрагент отправленный Вами документ, дату и время просмотра, смену статусов документа, факты согласования, подписания, приглашение других сторон и многое другое.
Надо ли ему (контрагенту) платить?
Нет, платить ничего не надо. За оплату отвечает только тот человек, через чей аккаунт будет загружен документ.
Как скачать подписанные документы
В каких форматах можно скачать подписанный документ?
Вы можете скачать документ в PDF, DOC, Zip форматах.
Где скачать PDF версию подписанного документа?
Для того чтобы скачать PDF документ вам потребуется выбрать нужный документ и зайти в него.
На новой странице перемотать немного вниз и нажать на PDF c подписями.
Где скачать “Zip-архив” с подписями?
Для того чтобы скачать zip-архив с подписями вам потребуется выбрать нужный документ и зайти в него.
На новой странице перемотать немного вниз и нажать на Zip-архив с подписями.
После этого должен начаться загружаться Zip-архив с подписями.
В чем отличия PDF с QR кодом от Электронного подписанного архивного файла?
PDF c QR создается как удобный материал для работы и понимания информации в документе о сторонах подписантах. Это облегчает работу с распечатанной версией документа. Юридической силы этот документ не имеет, а является просто физической копией оригинала документа, подписанного с помощью электронно-цифровой подписи, позволяющее быстрое ознакомление с документом вне электронных источников.
Архив файла, где содержиться вся информация о лицах подписантах и их ЭЦП, является самой важной частью, и имеет полноценную юридическую силу,, который будет использоваться в судах и экспертизах.
Что именно зашифровывается в Zip-файле?
- Сам Документ
- Зашифрованная информация о подписанте с документом в формате .XML (сколько подписей столько и файликов будет отдельных)
Можно ли распечатать подписанный электронный документ?
После подписания ЭД (.doc, docx, .xsl, .xslx и .pdf) документ формируется в PDF файл, где отображаются все подписи в виде QR кодов с дополнительной информацией о подписанте (Название компании; БИН; ФИО; ИИН; Дата подписания).
Файл с подписями можно распечатать для отражения ЭЦП в виде QR кодов на бумажных носителях.
Кроме того, информация об основных подписях отражается на каждой странице документа, в нижней части листа формата А4.
Как узнать что документ подписан другими сторонами
- Нужно будет зайти в документ, который вас интересует. Допустим, если документ вами подписан, то нужно зайти в Документы: подписанные.
2. Выбрать нужный вам документ.
3. Здесь мы уже можем посмотреть подписан ли документ или нет.
Как просмотреть статистику и другую информацию о документе
Получайте полезную информацию о действиях с Вашим документом:
просматривал ли контрагент отправленный Вами документ, дату и время просмотра, смену статусов документа, факты согласования, подписания, приглашение других сторон и многое другое.
Как отозвать подпись в документе
До подписания документа контрагентом, Вы вправе отозвать свою подпись на документе либо документ в целом в любое время. В случае, если на момент отзыва документа, он был подписан, то отзыв может производиться только по согласованию с остальными подписантами т.е. изменения потребуется вносить посредством заключения дополнительного соглашения.
Как проверить, что подпись контрагента действительна (чью подпись поставил контрагент и какой срок действия у его ЭЦП)
Система онлайн-подписания документов от Договор24 производит проверку подписи в строгом соответствии с процедурой, определенной Правилами проверки подлинности ЭЦП, утвержденными Приказом Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 9 декабря 2015 года № 1187 и посредством систем проверки НУЦ РК.
Благодаря такой проверке вероятность использования подписи не уполномоченного на то лица исключается. Также контрагент не сможет подписать документ в случае, если срок его ЭЦП истек.
Достоверность подписи подтверждается зашифрованным открытым ключом, который может быть направлен Вам технической службой Договор24 по запросу, либо выгружен самостоятельно из личного кабинета.
При этом, если при проверке достоверности подписи, документ окажется подписанным электронной цифровой подписью, принадлежащей другому лицу, то данный документ не обретет юридической силы и сделка не будет иметь правовых последствий ни для одной из сторон.
Может ли пользователь использовать невалидный, просроченный или отозванный ЭЦП? Проверяется ли ЭЦП перед подписанием? Проверка подлинности ЭЦП третьей стороны
Система проверяет ЭЦП по 3-м критериям: Валидный/Просроченный/Отозванный. Если ЭЦП, не проходит по одному из пунктов, то система блокирует возможность использования этого ЭЦП.
Сервис онлайн-подписания «Договор24» использует самые современные средства защиты данных, которые полностью исключают вероятность несанкционированного получения какой-либо информации или данных клиентов третьими лицами и гарантируют полную безопасность сведений.
