Карточка документа и Реестр документов

Настройка и подключение

Ознакомиться с инструкцией вы можете также по видео «Как работать с Карточкой документа и Реестром документов»

В карточке документа отображается полная информация о текущем документе, в том числе статус документа.

Реестр документов представляет из себя перечень подписанных документов и содержит всю информацию, которая есть в карточке документов. Вы можете настраивать отображение той или иной информации, сортировать и фильтровать содержимое реестра на свой выбор. Доступ к Реестру документов есть только у владельцев и администраторов.

Чтобы воспользоваться Карточкой документов, нужно:

1. Загрузить нужный документ в Личном кабинете;
2. Перейти в раздел Все документы и выбрать загруженный документ, после чего система переместит Вас на страницу редактирования;
3. По Вашему усмотрению можно выбрать следующие действия: тип документа/переименовать документ/добавить подписантов;
4. Для завершения редактирования, нажать Сохранить;
5. После завершения редактирования и сохранения, система подтянет данные по документу с Карточки в Реестр документов.

Стандартные функции

Реестр документов позволяет клиенту получить следующие возможности:

1. Работать с информацией в Карточках документов;
2. Применять фильтрацию и сортировку информации в полях Карточки документа по заданным параметрам, а также воспользоваться быстрым поиском;
3. Автоматически обновлять статус подписания и проверить сроки действия документов;
4. Настроить связи между документами (например, связать договор с дополнительными соглашениями и приложениями);
5. Контролировать нумерацию документов;
6. Выгрузить реестр по заданным параметрам сортировки и фильтрации в форматах Excel или XML;
7. Загрузить документы, не только подписанные в онлайн режиме, но и оффлайн, с возможностью вносить данные в Карточки документов для последующей работы в Реестре документов, а также получить оперативный доступ к сканированным копиям.

Чтобы воспользоваться Реестром документов, нужно:

1. В окне Реестра документов отсортировать Наименование документа, Регистрационный номер, Тип документа и т.д. по возрастанию или убыванию. 

2. Воспользоваться быстрым поиском.

3. Выбрать один или несколько Типов документов.

4. В списке Подписанты показаны те, кто участвуют в подписании документа, а Статус подписания документа позволяет контролировать подписание.

5. Выбрать и открыть один или несколько документов всего одной кнопкой Открыть документ(ы).

6. Скачать выбранный реестр в трёх форматах: Excel, XML, JSON.

7. Удалить один или несколько документов из Реестра документов.

Расширенные возможности

Расширенный поиск по фильтрам позволит настроить список отображаемых документов по разным критериям, например, по дате заключения. Этот инструмент поможет точнее настроить поля по тем или иным параметрам, а также сохранить шаблон фильтра для дальнейшего использования для других документов.

Произвести настройки модуля Реестр документов в Настройках Компании. Для этого нужно:

1. Зайти на Главную страницу компании;
2. Перейти в Настройки компании;
3. Выбрать компанию, в которой хотите настроить Реестр документов и нажать на «три точки» справа от названия компании. Затем выбрать Редактировать;
4. Перейти в Дополнительный функционал;
5. Отобразятся активные или возможные к подключению модули. Если модуль Реестр документов активирован, нажать Настроить;
6. Отобразятся все доступные параметры для настройки, которые можно включить/выключить по своему желанию.