Что это такое и зачем нужно
Карточка документа представляет собой набор полей, в которых хранится базовая информация о документе. Это своего рода паспорт, который позволяет в дальнейшем легко работать с этим документом.
Для удобства взаимодействия и добавления документа в общий реестр (что это такое можно подробнее узнать тут), необходимо заполнить базовые поля:
- Тип документа
Здесь можно выбрать папку, к которой он относится (например это кадровый отдел), либо выбрать отдельный тип документа (к примеру трудовой договор). - Наименование документа
Здесь заполняется название документа для быстрого нахождения этого документа в будущем. - Вид документопотока
Входящий, исходящий или внутренний — это позволит систематизировать и разделить потоки документооборота в компании. - Стороны подписания документа
Здесь можно добавить участников подписания — выбрав их из заранее добавленных реквизитов либо создав новую карточку контрагента. - Дополнительная информация
Тут можно указать статус документа (действующий или уже закрытый), указать текстовое примечание, а также назначить ответственного за документ (к примеру сотрудника отдела продаж, который ведёт данного клиента). - Дополнительные документы
Например если к договору прилагаются дополнительные соглашения или приложения, в этом поле можно привязать их к основному договору и в дальнейшем легко отслеживать статусы подписания всех документов сразу.
После заполнения карточки документа, она попадает в общий реестр, который позволяет в дальнейшем быстро и легко взаимодействовать с вашей документацией.
Как этим пользоваться
При подписании документа (загруженного в нашу систему, либо составленного в конструкторе), необходимо выбрать «Карточку документа» в левом верхнем углу и заполнить необходимую информацию. Мы подготовили небольшое ознакомительное видео, которое поможет Вам разобраться в работе данного инструмента:
