Электронный документооборот, или сокращённо ЭДО, — это безопасный обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами по защищенным каналам связи без применения бумажных носителей. Обычно для этого используется специальное программное обеспечение, гарантирующее конфиденциальность, высокую скорость работы и соответствие документов необходимому стандарту.
Что такое безопасный СЭД:
При выборе ЭДО, ключевой критерий — “безопасность”. Когда мы говорим, что обмен должен происходить по закрытым каналам связи, а доступ к подписанным документам иметь только те люди, которые участвовали в подписании данного документа, мы говорим в первую очередь о безопасности хранения, передачи данных, о контроле доступов и защите документов от подмены и уничтожения неизвестными лицами.
ПОВТОРИМСЯ:
- использование ЭЦП позволяет минимизировать риск финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена документами и придания документам юридической значимости.
- каждый документ, который создан в компании и находится в обороте, должен соответствовать требованиям текущего законодательства, а также защищать компанию и каждого сотрудника от рисков, штрафных санкций и т.д.
На что следует обратить внимание:
- Закрытые ссылки. На нашей платформе мы используем закрытые ссылки, которые открывают доступ только лицам, назначенным для согласования и подписания данного документа.
- Опасно, не делайте это никогда!!! Загрузка ЭЦП ключей на сервер платформы. Вам не нужно загружать свои электронные ключи на сервер нашей платформы. Пожалуйста, храните ЭЦП — на флешке или личном компьютере, пароль не сообщайте никому. Иначе, Ваши ЭЦП ключи могут использовать мошенники, целях наживы, снятия средств со счетов компании, взятия кредита, продажи имущества и т.д.
- Интеграция с НУЦ РК. Интегрированы с НУЦ (Национальным удостоверяющим центром), что обеспечивает своевременную и надлежащую проверку сертификатов электронной цифровой подписи, а также полномочий лица на подписание документа.
- Проверка ЭЦП ключей. Наша платформа проводить проверку ЭЦП по трем критериям:
1. Была ли эта подпись действительно получена в Национальном Удостоверяющем Центре?
2. Сроки действия электронной подписи — если сроки вышли, то наша система просто блокирует просроченную ЭЦП и подписать документ не получится.
3. Отозванность. Если руководитель отозвал ЭЦП у сотрудника, то он уже не сможет действовать на нашей платформе. - Тест на уязвимость системы. Наша компания проходит специальные тесты по безопасности в рамках внешнего аудита согласно требованиям международных стандартов по IT. Процесс включает в себя активный анализ системы на наличие потенциальных уязвимостей, которые могут спровоцировать некорректную работу целевой системы, либо полный отказ в обслуживании.
- Юридическая защита. Мы работаем на базе юридической платформы, наши юристы, (более 50-ти узкоспециализированных профессионалов своего дела по всем отраслям права, кроме уголовного) отслеживают изменения в Законе, актуализируют базу документов, отстаивают интересы наших клиентов при любых ситуациях, требующих юридической защиты.
- Логирование. Все действия на платформе записываются (логирование), и вы всегда сможете определить виновника противоправных действий, способных навредить не только репутации компании, но и в финансовом плане.
Вот так выглядит, документ подписанный с помощью ЭЦП
- На каждом листе документа, в нижней его части размещаются подписи основных подписантов.
- В подписи юридического лица мы видим: Название компании, БИН, ФИО Руководителя, его ИИН и подписание.
- В подписи физического лица: ФИО подписанта, ИИН и дата подписания.
- А также qr код и ссылка на документ.
Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию и подробный справочник, проходите по ссылкам и Вы узнаете:
- Что нужно знать об ЭДО
- Основные критерии выбора системы электронного документооборота.
- Как получить ЭЦП на компанию, на сотрудника? См. полезное видео
Набор коротких видео — инструкции по базовому функционалу нашей платформы, бери и делай:
