Юридические решения для бизнеса Онлайн

Обязательные документы кадровой службы

  • За отсутствие каких документов, грозит административная ответственность?
  • Какие документы законодательство РК обязывает оформлять?
  • Какие документы рекомендуются оформить, чтобы минимизировать риски претензий и конфликтов со стороны сотрудников

Штрафы за отсутствие или неправильное оформление документов кадровой службы

по ст. 86 Кодекса об административных правонарушениях

 

Отсутствие Трудового договора

п.3 ст. 33, ст.23 Трудового кодекса РК

по ст. 79 Кодекса об административных правонарушениях

 

За отсутствие Согласия на сбор и обработку персональных данных

пп.24 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК,
ст.8 Закон о персональных данных и их защите

по п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях

 

За отсутствие Инструкции (программы) о порядке проведения вводного инструктажа по ТБ и/или Журнала по технике безопасности

п. 2 ст. 182 Трудового кодекса РК

по ст, 97 Кодекса об административных правонарушениях

 

За отсутствие Коллективного договора

ВНИМАНИЕ!
Документ применим только в случае, если его заключение инициировано одной из сторон

пп.7 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК

 

по п. 2 ст. 230 Кодекса об административных правонарушениях

 

За отсутствие Договора обязательного страхования работников от несчастных случаев

пп.15 п.2 ст. 23 Трудового кодекса РК

по ст, 646 Кодекса об административных правонарушениях

 

За отсутствие Личной карточки Т-2

глава 5 Правил воинского учета военнообязанных и призывников

ГИД "Обязательные документы кадровой службы"

Получите перечень обязательных документов кадровой службы, чтобы избежать штрафов, претензий со стороны гос органов и конфликтов с сотрудниками

  • Обязательные документы за отсутствие
    которых предусмотрена административная ответственность
  • Обязательные документы отсутствие которых может привести к негативным последствиям
  • Рекомендуемые документы отсутствие которых может привести к негативным последствиям
  • Решения, которые помогут Вам при ведении кадровой документации

Перечень обязательных и рекомендуемых документов кадровой службы

Трудовым законодательством установлено 20 основных документов кадровой службы, которые являются минимумом для организации порядка в делопроизводстве любой организации. 

Каждый из них способен обезопасить работодателя от административной ответственности, убытков и отрегулировать работу всего коллектива.  С полным перечнем этих документов можно ознакомиться ниже.

 

Наименование документа

Ответственность за отсутствие

Основание

Трудовой договор

Штраф в размере от 30 до 300 МРП

по ст. 86 Кодекса об административных правонарушениях

п.3 ст. 33, ст.23 Трудового кодекса РК

Согласие на сбор и обработку персональных данных

Штраф в размере от 10 до 1000 МРП

по ст. 79 Кодекса об административных правонарушениях

пп.24 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК,

ст.8 Закон о персональных данных и их защите

Инструкция (программа) о порядке проведения вводного инструктажа по ТБ

Штраф в размере от 30 до 70 МРП

по п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях

п. 2 ст. 182 Трудового кодекса РК

Журналы по технике безопасности

Штраф в размере от 30 до 70 МРП

по п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях

п. 2 ст. 182 Трудового кодекса РК

Договор обязательного страхования работников от несчастных случаев

Штраф в размере от 10 до 1000 МРП

по п. 2 ст. 230 Кодекса об административных правонарушениях

пп.15 п.2 ст. 23 Трудового кодекса РК

Личная карточка Т-2

Штраф в размере от 10 до 40 МРП

по ст, 646 Кодекса об административных правонарушениях

глава 5 Правил воинского учета военнообязанных и призывников

Коллективный договор

ВНИМАНИЕ!

Документ применим только в случае, если его заключение инициировано одной из сторон

Штраф в размере от 80 до 400 МРП

по ст, 97 Кодекса об административных правонарушениях 

пп.7 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК

 

Наименование документа

Ответственность за отсутствие

Основание

Правила внутреннего трудового распорядка

Наличие данного документа позволяет Работодателю регламентировать трудовой распорядок и доказать, при необходимости, факт совершения Работником дисциплинарного проступка, что без Правил трудового распорядка сделать проблематично

ст. ст. 23, 63 Трудового кодекса РК

Приказы по трудовой деятельности

Отсутствие приказов по трудовой деятельности может повлечь отрицательные результаты при проверке.

Приказ является основным документом, подтверждающим тот или иной юридический факт в трудовых отношениях и его отсутствие вызовет затруднения при необходимости доказывания такого факта.

Восстановление всех приказов достаточно трудоемкий процесс, поэтому важно издавать их своевременно.

ст. ст. 10, 11, 34 Трудового кодекса РК

§ 3  Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Положение (соглашение) о неразглашении конфиденциальной информации

В случае отсутствия документа, Работника невозможно будет привлечь к ответственности за разглашение и/или использование коммерческой тайны, базы данных, ноу-хау, изобретений или наработок Работодателя. 

Убытки могут быть крайне существенными и даже привести к банкротству компании

пп.6 п. 2 ст. 22 Трудового кодекса РК

ст. 11 Закона РК «О частном предпринимательстве»

ст. 126 Гражданского кодекса РК

Договор о неконкуренции

Отсутствие данного договора может привести к тому, что Работник, ознакомившись с алгоритмом деятельности Работодателя, сможет применить полученные знания, навыки, методы работы в личных интересах или в интересах третьих лиц с целью получения прибыли. Такое стечение обстоятельств способно привести к финансовым и репутационным потерям и крупным убыткам.

ст. 29 Трудового кодекса РК

Договор о материальной ответственности

Отсутствие договора способно вызвать трудности в привлечении Работника к материальной ответственности за причинение ущерба Работодателю и усложнить процесс доказывания факта причинения такого ущерба.

 

ст. 123 Трудового кодекса РК

 

Дополнительное соглашение о совмещении должностей

ВНИМАНИЕ!

Документ применяется только в случае возникновения ситуаций, требующих совмещения должностей одним работником

 

За совмещение должностей в организации, Работнику полагается соответствующая доплата.

В отсутствие соглашения высока вероятность возникновения рисков в определении объема фактической трудовой деятельности и нагрузки Работника, затруднительно применить к нему меры ответственности за нарушение дисциплины труда и привлечь к материальной ответственности по совмещаемой должности

ст. 111 Трудового кодекса РК

 

График сменности

ВНИМАНИЕ!

Документ применяется только в случае наличия в организации посменной работы

 

Документ применяется для нормирования труда посменных работников и позволяет вести учет рабочего времени и времени отдыха. 

Его отсутствие способствует негативным результатам трудовых проверок и трудностям в регулировании сменного графика работы и оплате труда.

 

ст. 73 Трудового кодекса РК

 

 

 

Наименование документа

Ответственность за отсутствие

Основание

Положение о сборе и обработке персональных данных

Наличие данного документа в организации делает максимально четким, слаженным и прозрачным процесс сбора, обработки и уничтожения персональных данных, что дополнительно снижает риск возникновения какой-либо ответственности

пп.24 п.2 ст. 23 Трудового кодекса РК

Журнал регистрации трудовых договоров

Согласно нормам законодательства, трудовой договор должен иметь порядковый номер. 

Регистрация трудовых документов в общем журнале регистрации договоров может вызвать трудности в их дальнейшем поиске и идентификации. 

Наличие отдельного журнала регистрации трудовых договоров упрощает процедуру присвоения номеров и позволяет хранить сведения о договорах в одном документе

пп.13 п. 1 ст. 28 Трудового кодекса РК

Положение об оплате труда

На Работодателя возложена обязанность выплачивать заработную плату, делать за работника обязательные отчисления и платежи. При этом у него есть право поощрения работников. Для установления четкого порядка выплат и удержаний, рекомендуется разработать и утвердить данный документ

Ст.107 Трудового кодекса РК

Штатное расписание

В целом, Трудовой кодекс РК не содержит определения штатного расписания и обязанности по его наличию у Работодателя. Однако, по тексту правового акта можно встретить упоминания о действиях Работодателя, при которых оно применимо.

Трудовой кодекс РК

График отпусков

 

Документ необходим для того, чтобы Работодатель мог вести учет времени нахождения Работников в отпуске и с учетом этого своевременно организовать бесперебойную работу организации: координировать совмещение должностей и не допустить коллапса, при котором в отпуск уйдет сразу несколько ключевых сотрудников. Также график отпусков позволяет избежать ответственности по ст. 88 КоАП

ст. 93 Трудового кодекса РК

 

Табель учета рабочего времени

 

Трудовой кодекс предусматривает обязанность Работодателя по ведению учета рабочего времени. 

При этом Работодатель не ограничен в способах выполнения этой обязанности. 

Однако ведение учета посредством табеля учета рабочего времени позволяет значительно оптимизировать этот процесс

пп. 20 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК

 

Получите доступ ко всем документам кадровой службы и даже больше​

Пакеты на юридические услуги Договор24
С решениями Договор24 Вы:

Забудете о штрафах и претензиях со стороны гос органов

Минимизируете риски возникновения трудовых споров и конфликтов

Будете уверены в правильности оформления кадровой документации и своевременно сможете их обновить

Экономия времени

С помощью наших инструментов у Вас будут возможности

Конструктор юридических документов
Создать любой документ за считанные минуты
Конструктор документов
Более 1500 шаблонов документов
Формирование шаблонов под свои условия
Всегда соответствует текущему законодательству
Подписывайте документы онлайн ЭЦП
Оформить сотрудника ОНЛАЙН
Получить ответ на любой вопрос
Подписание документов онлайн
Удобное хранение и классификация документов
Использование официальных протоколов безопасности РК

Руководства, позволят Вам избежать штрафов

Гид по Технике Безопасности и Охране Труда (ТБ и ОТ)
Как избежать штрафов за нарушения Техники Безопасности и Охраны Труда
  • Чем работодателю грозит нарушение требований в сфере ТБ и ОТ? 
  • Зачем знание и соблюдение ТБ и ОТ предпринимателю?
  • Что можно предпринять для минимизации рисков?
Сравнительная таблица изменений трудового кодекса РК 2020
Будьте в курсе всех изменений Трудового законодательства РК

Полноценный и не имеющий аналогов путеводитель по изменениям, включающий в себя аналитику, разъяснения изменений и указание документов, которые важно привести в соответствие с новой редакцией правового акта.

Гид по оформлению кадровых документов при выходе из карантина
Как возобновить Трудовые отношения после прекращения карантина
  • Что делать с сотрудниками в связи с карантином?
  • Как оформить отношения с работниками в режиме карантина?
  • Как внедрить дистанционный режим работы?

Первичная консультацию юриста БЕСПЛАТНО

Продолжая далее вы соглашаетесь с Пользовательским соглашением Договор24.