Автор: Евгений Монахов

Активацию модуля переписки СЭД можно осуществить в “Главном меню” через вкладку “Настройки компании” → “Дополнительный функционал” → Модуль “Канцелярия” → “Настроить”. После этого необходимо подписать Политику конфиденциальности при помощи ЭЦП первого руководителя компании:

Чтобы стать участником системы ЕСЭДО ГО и иметь возможность отправлять и получать письма из государственных органов РК, необходимо подать письменную заявку либо электронное заявление через e-otinish в АО “НИТ”, указав полное наименование юридического лица и БИН. В ответе АО “НИТ” будет указан memberID (регистрационный номер в системе ЕСЭДО ГО).

Активацию модуля “Переписка с ГО” можно осуществить в “Главном меню” через вкладку “Настройки компании” → “Дополнительный функционал” → Модуль “Переписка с ГО” → “Настроить” (активацию может сделать только пользователь с ролью Владелец и с ЭЦП ЮЛ с шаблоном подписи первого руководителя организации):

При выставлении резолюции в бумажном виде обязательно необходимо участие секретаря, который сканирует документ и перенаправляет исполнителям. Использование же резолюции в электронном формате значительно увеличивает скорость и качество работы с документом:

• Выставление задач в электронном виде
  Не нужно сканировать и рассылать документ в бумажном виде, привлекать к участию секретаря. Исполнители автоматически получают уведомления о выставленных задачах
• Контроль статуса выполнения в онлайн формате
  Получайте уведомления и проверяйте статус выполнения поставленных задач в любой момент  
• Доступ ко всем данным и документам
  Чтобы проверить корректное выполнение задачи, вы можете в несколько кликов просмотреть все прикрепленные материалы

Для каждого сотрудника теперь можно создавать личную карточку, которая  является его личным делом. В неё можно вносить любую информацию о человеке: ФИО, дату рождения, должность, контактные данные и адрес, данные о членах семьи, банковские реквизиты, личную фотографию. Помимо этих данных, к карточке можно прикреплять все документы, которые числятся за данным работником: договор, резюме, допсоглашения, должностную инструкцию, приказы и любые иные. 

Тем самым открыв личную карточку работника, можно моментально увидеть все необходимые данные в одном месте. Все такие карточки «складываются» в один общий реестр сотрудников, в котором можно фильтровать и искать данные по любым заполненным полям. И так, перечислим основные новые функции: 

• Создание электронных личных дел 
  Куда можно добавлять необходимую информацию о сотруднике
• Привязывание документов к личным делам
  Любые документы связанные с сотрудником добавляются к его карточке 
• Автоматическое использование заполненных данных
  Любые заполненные данные и поля можно использовать в дальнейшем и автоматически «подтягивать» их при составлении документов, например реквизиты или рабочий график для табеля
• Автоматическое создание общего реестра сотрудников
  Возможность настраивать отображаемые поля для удобства пользования
• Фильтрация данных в реестре
  По отделам, должностям, наличию или отсутствию определенных документов, а также по любой другой заполненной информации для быстрого поиска
• Экспорт реестра в трех форматах
  Возможность экспорта реестра по заданным настройкам отображения и фильтрации

Давайте рассмотрим основные возможности, которые будут теперь доступны:

1. Связывание документов между собой
   Если к договору заключается дополнительное соглашение или приложение, в реестре можно связать эти документы вместе и легко просматривать все связанные документы. Аналогично можно поступить со всеми кадровыми документами сотрудника — к примеру привязать их к основному трудовому договору для быстроты и удобства поиска.
   
   
2. Быстрый поиск, фильтрация и сортировка документов
   По названию документа, регистрационному номеру, типу документов, статусу подписания, ФИО сотрудника или названию контрагента.
   Также можно сделать фильтрацию и/или сортировку по дате заключения документов (например выбрать всю документацию за текущий месяц) и по сроку действия (к примеру, чтобы найти договора, которые заканчиваются в следующем месяце и принять решение об их пролонгации).
   
   
3. Добавление необходимой информации к документу
   К каждому документу, помимо полей перечисленных выше, можно добавлять суммы договоров, ответственных за исполнение (к примеру менеджер, которые ведёт клиента в отделе продаж), статус документа, оставлять комментарии и примечания. Делать разделение документов на входящие, исходящие и внутренние. Все это позволяет систематизировать и упростить процессы документооборота в компании.
   
   
4. Контроль статуса подписания документов
   Используя фильтрацию по контрагенту и статусу подписания, можно выгрузить все документы по определенному подрядчику или клиенту. А также посмотреть какие документы подписаны, какие еще нет и требуют напоминания.
   
   
5. Выгрузка отчетов в Excel или XML форматах
   Вы можете выгружать реестр для составления отчетов или анализа, в том числе документооборота компании.

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения (статья 393 ГК РК). Стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до заключения договора. 

Договор считается заключенным, когда между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным его условиям. Таким образом, если стороны согласовали, что дата подписания устанавливается позже возникновения реальных правоотношений, это не будет противоречить законодательству.

Система позволяет установить дату подписания документа в том числе и прошедшей датой, однако, все риски за неисполнение или исполнение обязательств по документу, подписанному более ранней датой, возлагаются на пользователя системы. 

При этом рисками при подписании другой датой могут быть: неисполнение обязательств, предусмотренных датой документа в срок, риск признания сделки мнимой или притворной. Иное — зависит от конкретного документа, подписываемого “задним числом”.