Содержание: Справочник

Что такое ЕСЭДО ГО

ЕСЭДО ГО — Единая Система Электронного Документооборота Республики Казахстан. Это защищенный шлюз, через который юридические лица могут вести переписку с государственными органами РК и друг с другом,
шлюз гарантирует доставку писем и ответов, а также квитанций о получении писем. Все государственные органы подключены к
ЕСЭДО ГО и принимают письма в электронном формате.

Как стать участником системы переписки с ГО

Для регистрации, перерегистрации и отключении пользователя необходимо написать официальное письмо на фирменном бланке организации в АО НИТ:

1. В случае если у пользователя нет доступа к СЭД интегрированной с ЕСЭДО
   1. На электронную почту канцелярии АО НИТ — nitec@nitec.kz с текстом согласно Приложения 1. В письме д.б. в обязательно порядке указаны наименование компании на русском и каз языках, телефон контактного лица (желательно сотовый) и указать ЭЦП ключи сразу направляются в зашифрованном письме или в рабочем порядке через контактное лицо. Направить следом официальное письмо на бумажном носителе и фирменном бланке через курьера. В данном случае. Организация, отправляющая запрос, является Клиент (Указать в шаблонах)
   2. Компания Договор24 может направить письмо по доверенности от клиента через систему ЭДО Договор24. В данном случае. Организация, отправляющая запрос, является “ТОО Договор24” (Указать в шаблонах)

В случае если у пользователя есть доступ к СЭД интегрированной с ЕСЭДО, отправить письмо в канцелярию АО НИТ — nitec@nitec.kz

Скачать шаблон письма

Как активировать модуль “Переписка с ГО”

Для активации модуля “Переписка с ГО” необходимо ввести member ID, выданный АО “НИТ” при регистрации в ЕСЭДО ГО.

Активацию модуля “Переписка с ГО” можно осуществить, если авторизоваться на сайте в кабинете компании. Перейти в Настройки кабинетов, затем в Дополнительный функционал.

Активация модуля возможна только пользователю с ролью Владелец и с ЭЦП ЮЛ с шаблоном подписи первого руководителя организации.

Как создать и отправить Исходящее письмо в ГО

1. Для создания исходящего письма в модуле “Переписка с ГО” необходимо выбрать в левом меню “Создать” — “Исходящее письмо (ЕСЭДО ГО)”.
   
2. Откроется модальное окно выбора папки. Выберите папку для сохранения.
   
3. После этого откроется окно создания письма. Необходимо выбрать организацию получателя из перечня и заполнить обязательные
   поля (отмечены звездочкой):
   1. В строке “Краткое содержание” необходимо указать, о чем данное письмо.Ограничений по символам в поле «краткое содержание» нет, однако, стоит учитывать, что это всё-таки краткое содержание и максимально уменьшить его.
   2. Все поля с выпадающими вариантами автоматически синхронизируются с государственным справочником ЕНСИ («Единой
      системы нормативно-справочной информации»).
      Это влияет на выбор получателя, так как он должен быть зарегистрирован в ЕСЭДО, чтобы появиться в списке получателей.

• После заполнения обязательных полей необходимо загрузить файл (файлы). Файл содержит в себе письмо, которое вы направляете в государственный орган.
• Если документ электронный, то вкладывается только файл, при этом тип выбирается «Подлинник электронного документа». Если документ бумажный: достаточно загрузить скан подписанного бумажного документа, при этом тип выбирается «Электронная копия бумажного документа».
• Кроме того, вы можете приложить к письму иные файлы (ответы из других государственных органов, копии документов, подтверждающих факты, которые вы излагаете в самом письме). Количество файлов — не более 10,
  общий объем файлов не более 50Мб, объем одного файла не более 19Мб. Длина наименования до 30 символов.

После загрузки файлов необходимо указать количество листов в основном файле и приложениях:

Затем необходимо отправить письмо на подписание, нажав на кнопку “Согласовать и отправить”. Также на этом этапе есть возможность сохранить черновик письма, чтобы вернуться к нему позже.

1. После нажатия на кнопку “Согласовать и отправить” откроется окно маршрутизации:
   

Для отправки письмо обязательно должно быть подписано и зарегистрировано. Подписанты в маршруте обязательно должны быть пользователями кабинета компании.

Согласование письма возможно с любым типом подписи формата Юридическое лицо и является необязательным.

Подписание письма в модуле Переписка с ГО возможно только с двумя типами подписей НУЦ РК:
1. «Юридическое лицо – Первый руководитель»;
2. «Юридическое лицо – сотрудник с правом подписи»

Регистрация письма в модуле Переписка с ГО возможна со всеми пятью типами подписей НУЦ РК.
1. «Юридическое лицо – Первый руководитель»;
2. «Юридическое лицо – сотрудник с правом подписи»
3. «Юридическое лицо – сотрудник с правом подписи финансовых документов»
4. «Юридическое лицо – сотрудник отдела кадров»
5. «Юридическое лицо – сотрудник организации»
После согласования письмо уходит на отправку адресату через ЕСЭДО ГО.

На всем протяжении работы с исходящим письмом, изменяются статусы письма:
1. “Создание” — от начала работы с письмом до отправки на подпись.
2. “Подписание” — от получения на подпись до отправки на регистрацию.
3. “Отправлено” — от получения на регистрацию до получения письма адресатом.
4. “В работе” — от получения письма адресатом до исполнения (направления ответа отправителю)
5. “Исполнено” — итоговый статус письма.

Как узнать статус отправленного письма (Квитанция)

Посмотреть квитанцию об отправке можно в карточке письма:

В процессе движения письма на стороне получателя-гос.органа, информация о дате получения, регистрационном номере,
статусах и исполнителях фиксируется в квитанции:

Вся информация, содержащаяся в квитанции, является официальной, сохраняется в ЕСЭДО ГО и может служить в качестве
доказательной базы при возникновении спорных ситуаций.

Как получить письмо от ГО (Входящие)

При получении письма через ЕСЭДО ГО, сотруднику, ответственному за прием и первичную обработку входящей корреспонденции, приходит письмо с уведомлением:

При нажатии на ссылку, открывается карточка входящего письма:

Ответственный сотрудник имеет возможность проверить данные отправителя письма, ознакомиться с его содержанием.

Ответственный сотрудник, проведя первичную обработку, принимает решение “Отказать в регистрации” или “Зарегистрировать документ”, для чего нажимает соответствующую кнопку.

После регистрации письмо поступает на резолюцию:

Пользователь может добавить себя для исполнения письма либо добавить для исполнения другого пользователя пространства:

Получив уведомление на почту, исполнитель нажимает кнопку “Исполнить” и переходит в карточку входящего письма:

Исполнитель может отказать или взять письмо на исполнение:

После завершения работы с письмом, исполнитель нажимает “Исполнить” и завершает цикл работы над входящим письмом:

На всем протяжении работы с входящим письмом, изменяются статусы письма:
1. “В обработке” — от получения письма до регистрации.
2. “Зарегистрирован” — от момента регистрации до передачи на резолюцию.
3. “На резолюции” — от получения до постановки резолюции.
4. “В работе” — от получения письма в работу исполнителем до исполнения.
5. “Исполнен” — итоговый статус письма.

На всем протяжении работы над входящими и исходящими письмами, участникам доступна история:

Как зарегистрировать Входящее письмо?

Перейдите в кабинет компании, нажмите «Создать», затем «Входящее (ЕСЭДО ГО».
Выберите папку для сохранения письма

На открывшейся странице заполните данные об отправителе, способе получения и другое.
После заполнения, обязательно присвойте регистрационный номер и перейдите к регистрации. Вы также можете сохранить письмо как черновик и вернуться к регистрации позже.

После чего Вам будет предложено Рассмотреть документ или взять в исполнение.
После регистрации, письмо переходит на резолюцию.
Регистрация письма в модуле Переписка с ГО возможна со всеми пятью типами подписей НУЦ РК.
1. «Юридическое лицо – Первый руководитель»;
2. «Юридическое лицо – сотрудник с правом подписи»
3. «Юридическое лицо – сотрудник с правом подписи финансовых документов»
4. «Юридическое лицо – сотрудник отдела кадров»
5. «Юридическое лицо – сотрудник организации»

Ответы на вопросы по ЕСЭДО ГО

1. Что такое электронная копия бумажного документа? ​​​​​​​

Электронная копия бумажного документа — это электронное изображение (скан) оригинального бумажного документа.

2. Что такое подлинник электронного носителя?

Подлинник электронного носителя — это оригинальный электронный документ, созданный и подписанный с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), обладающий юридической силой. Такой документ не требует бумажного подтверждения.

3. Какой документ нужно загружать в ЕСЭДО?

Если документ электронный, то только файл, при этом тип выбирается «Подлинник электронного документа».

Если документ бумажный: достаточно загрузить скан подписанного бумажного документа, при этом тип выбирается «Электронная копия бумажного документа».

4. С какой подписью можно согласовывать исходящее письмо? ​​​​​​​

Исходящее письмо можно согласовывать с помощью ЭЦП юридического лица любого формата, это является внутренней необязательной для контрагентов процедурой.

5. Может ли инициатор письма зарегистрировать исходящее письмо?

Технически, инициатор письма может зарегистрировать исходящее письмо, но в некоторых случаях, регистрацию производит только определённый отдел или уполномоченное лицо.

6. Какое ограничение по символам в поле «краткое содержание»?

Ограничений по символам в поле «краткое содержание» нет, однако, стоит учитывать, что это всё-таки краткое содержание и максимально уменьшить его.

7. Какие данные нужно вводить в поле «В ответ на»?

В поле «В ответ на» необходимо вводить номер исходного документа, на который создаётся ответ.

8. Почему в списке Получателей отображаются не все компании, это связано с реестром контрагентов? ​​​​​​​​​​​​​

Все поля с выпадающими вариантами автоматически синхронизируются с государственным справочником ЕНСИ («Единой системы нормативно-справочной информации»), если компания подключена к ЕСЭДО – она будет в выпадающем списке.

Поиск получателя в ЕСЭДО не связан с контрагентами, но с ними связан поиск получателя в переписке по СЭД.

«Отклонить» или «Отправить на доработку» — отличия

При типах приглашения “Согласования“/ “Подписание“ / “Зарегистрировать“ у пользователей есть три варианта действий:

• Согласовать / Подписать / Зарегистрировать
• Отправить на доработку
• Отклонить

Функция «Отправить на доработку» позволяет инициатору быстро заменить откорректировать необходимые замечания не дублируя документы в системе, а создавая версии документа. При этом согласующие пользователи всегда смогут посмотреть старую версию документа и какие корректировки были внесены в документ.

При отклонении документа от согласования, подписания, регистрации документ не подлежит доработке и дальнейшие действия с этим документы не возможны, маршрут останавливается.

Как отправить документ на доработку инициатору (автору)

1. Зайдите в свой личный кабинет.
2. Загрузите необходимый документ и откройте его.
3. Пригласите участников для согласования документа, выбирая тип «Согласовать» и/или «Согласовать без ЭЦП».

Если приглашенный пользователь решает отклонить документ, выполните следующие шаги:

1. Нажмите на кнопку «Отклонить».
2. Откроется модальное окно с выбором типа отклонения.
3. Выберите «Отправка на доработку» и введите текст комментария, поясняющий причину отклонения.
4. Нажмите кнопку «Продолжить».
5. В результате всех действий у всех участников документа будет заблокирован процесс подписания, и в маршруте документа будет установлен процессный статус «На доработке».
6. Инициатор документа получит уведомление в виде письма, содержащего комментарий от приглашенного пользователя, который отклонил согласование.

Как инициатору (автору) доработать документ и отправить на согласование заново

При доработке документа создается копия документа — пользователю предлагается загрузить файл после чего копируются карточка, маршутизация и пользователя переводи на страницу новой версии документа.

Предыдущие версии документа добавляются в блок «Связанные документы -> Версии документа». Версия всегда инкрементально добавляется +1 к предыдущей версии.

В реестре документов отображается всегда только актуальная версия документа, остальные версии можно просмотреть только через карточку актуального документа

Как просматривать предыдущие версии документа

1. Зайдите в свой личный кабинет.
2. Откройте необходимый документ.
3. Откройте карточку данного документа.
4. В разделе «Связанные документы» на карточке документа вы увидите предыдущие версии этого документа.

Чтобы просмотреть устаревшую версию документа, выполните следующие действия:

1. Выберите соответствующую версию документа.
2. Откроется устаревшая версия документа.
3. Обратите внимание, что данная версия документа может быть недоступной для редактирования.
4. Проверьте, что на карточке документа установлен статус «Устаревший документ».
5. Также вы увидите, что в маршруте документа будет установлен статус «На доработке».

Если необходимо, вы можете просмотреть причину отправки данной версии документа на доработку.

Как выбрать замещающего

Войдите в систему с вашими учетными данными.

На главной странице или в меню навигации выберите «Сотрудники».

Найдите и выберите карточку сотрудника, к которой вы хотите добавить замещение.

Добавление Замещения

В карточке сотрудника найдите раздел «Замещение» и выберите «Добавить замещение».

Откроется модальное окно для добавления замещающего сотрудника.

Выбор Замещающего Сотрудника

В модальном окне отобразятся карточки доступных сотрудников.

Выберите сотрудника, который будет замещать текущего сотрудника, нажав на его карточку.

Указание Даты Начала и Окончания

В модальном окне укажите дату начала и дату окончания замещения.

Установка Флага (Активный/Неактивный):

Установите флаг, указывающий, является ли сотрудник активным или неактивным. В случае если сотрудник будет неактивным и замещение будет настроено, задачи будут переназначаться на замещающего

Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы добавить замещение к карточке сотрудника.

• Как добавляется в маршрутизации замещающее лицо

При работе с маршрутизацией если сотрудник отсутствует и имеет активного замещающего, система автоматически предложит проставить в маршруте заместо отсутствующего сотрудника замещающее его лицо

При сохранени маршрутизации система добавляет в маршруте в одну группу неактивного пользователя и замещающее его лицо.

Разграничения прав доступов

Комментирование документа доступна только внутри пространства. Комментировать документ может инициатор документа и приглашенные пользователи пространства посредством маршрутизации, также документ могут комментировать пользователи пространства с ролью владелец и
администратор.

Как пользователю оставить комментарии в документе

Пользователь переходит через левое меню в раздел “Комментарии” или нажимает на кнопку “Комментировать»

Пользователь в нижней части окна комментирования вводит текст в текстовое поле и нажимает на кнопку отправить

Сообщение отображается внутри окна комментирования с указанием времени и пользователя, который опубиковал его

Как посмотреть непрочитанные
комментария в документе

В личном кабинете, в боковом меню пользователю будут доступны комментарии

• Счетчик будет показывать количество непрочитанных комментариев к документу в реальном времени для каждого пользователя.
• После прочтения комментариев счетчик автоматически обновляется

Как просмотреть непрочитанные комментария по всем документам кабинета компании

Для просмотра комментариев в Личном кабинете компании, пожалуйста, перейдите по следующей ссылке: https://new.dogovor24.kz/.

В правом верхнем углу вы увидите иконку «Комментарии», которая является кликабельной, а также цифру, отображающую количество непрочитанных комментариев. При клике на эту иконку откроется список, включающий названия документов и соответствующие комментарии.

При нажатии на иконку, в случае если есть непрочитанные комментарии, пользователь увидит список документов со следующими данными:

• Наименование документа
• Количество непрочитанных комментариев
• Последний комментарий к документу по времени отправки
• Дату и время отправки последнего комментария

При выборе документа из списка, в новой вкладке откроется документ и окно комментирования

Реестр сотрудников — инструмент для оптимизации работы с кадровыми документами. Вся информация в реестре сотрудников идентична информации в карточке сотрудника.

Как активировать модуль и настраивать доступы к нему

Активировать модуль могут только Администратор и Владелец. Для этого переходите на главную страницу Кабинета, листаете Меню до конца вниз и переходите во вкладку «Настройки компании».

Выбираете «Кабинет компании» и переходите на страницу «Дополнительный функционал».

Находите нужный модуль и переходите на страницу Настройки.

Настройка модуля

После перехода по кнопке «Настроить» модуль «Сотрудники» активируется.

У Администратора/Владельца будет полный доступ на чтение и редактирование модуля «Сотрудники», а у других пользователей с другими ролями необходимо дать доступ.

Настройка доступа пользователям

Для настройки доступа к другим пользователям необходимо перейти «Настройки компании» > «Пользователи», выбрать пользователя и нажать «Модули».

Для включения доступа нажать на кнопку переключателя.

---

Карточка сотрудника и загрузка файлов

Карточка сотрудника — набор полей, связей, функций и доступов, с которыми можно взаимодействовать в «Кабинете Компании», «Реестре Документов», «в режиме подписания» и «проводнике», контролируя тем самым документы и задачи, связанные с сотрудником, и управляя его уровнями доступа в системе.

Для того, чтобы открыть карточку сотрудника необходимо нажать на кнопку с тремя точками и «Открыть карточку» или по ссылке, нажав на ФИО двойным щелчком.

Тип карточки

Для заполнения карточки необходимо выбрать тип карточки.
При нажатии на «тип карточки», выпадает список, из которого можно выбрать необходимый.

Основные данные сотрудника

При заполнении полей «Фамилия», «Имя», «Отчество», пункт «ФИО» автоматически подтягивается.

«Дата рождения» заполняется вручную.

Чтобы загрузить фотографию сотрудника нажмите «+ Добавить»

Реквизиты и контактные данные физического лица

«Реквизиты физического лица»включает поле ИИН (индивидуальный идентификационный номер).

В разделе «Контактные данные» можете заполнить следующие формы:

1. Электронный адрес сотрудника. При нажатии на «синий плюсик» появится возможность добавить запасную электронную почту.
2. Номер рабочего телефона.
3. При желании, добавить факс.

Опыт работы

В разделе «Опыт работы» необходимо заполнить следующие формы:

1. Наименование организации
2. Период работы
3. Должность
4. БИН работодателя
5. При необходимости загрузить файл (фотографию, личное дело, резюме)

Где и как смотреть реестр документов сотрудника

Вкладка «Реестр документов» в личной карточке сотрудника содержит все документы, которые этот сотрудник подписал с помощью своей ЭЦП. В этой вкладке доступны опции поиска по документам и скачивания общего реестра документов.

Архивация и восстановление сотрудника

Для того, чтобы отправить в архив сотрудника, нажмите на соответствующую кнопку в Карточке сотрудника.

Если карточка сотрудника была успешно отправлена в архив, его наименование поменяется на «Бывший сотрудник».

Для восстановления сотрудника следует отправиться в раздел «Архив сотрудников», найти нужную карточку и открыть.

Затем переключить ползунок «В архиве» и«Сохранить».

---

Работа с реестром: сортировка, настройка столбцов реестра, добавление подразделений

Галочка «Выбрать всех» позволит разом «Переместить в Контрагенты», «Удалить», «Архивировать», «Переместить» выбранных сотрудников.

Чтобы активировать дополнительные поля или изменить очередность в таблице реестра нажмите на шестерёнку.

Откроется окно детального разбора полей и очередности.

Путём перетаскивания (нажать на шесть квадратиков левой кнопкой мыши и перетащить в нужную последовательность) можете изменить очередность отображения в таблице реестра.

Поставив галочку перед названием поля Вы можете регулировать отображение тех или иных пунктов.

Поставив галочку в Отобразить всех Вы выделите все имеющиеся поля.

Чтобы вручную не искать среди всех полей нужную, воспользуйтесь Поиском. Просто введите название поля и система найдет нужное.

Если Вы решите вернуть всё в исходное состояние, нажмите на Сбросить по умолчанию.

После завершения редактирования не забудьте Сохранить.

Для облечения работы с Реестром Вы можете воспользоваться Сортировкой по убыванию или возрастанию. Для того, чтобы вернуть всё как было, нажмите Сбросить сортировку.

Данная функция позволяет добавить в список Подразделение.

В появившимся окне Вы можете отредактировать название группы/отдела, а также удалить при помощи данных кнопок.

Если Вас не устраивает очередность расположения групп, то Вы всегда сможете отсортировать так, как будет удобно. Просто перетащите группу при помощи «шести квадратиков» в нужном Вам расположении (вверх или вниз).

В конце не забудьте Сохранить внесенные изменения.

Как упростить поиск с помощью расширенных настроек фильтрации

При большом количестве сотрудников иногда найти того самого бывает довольно сложно. В таких ситуациях воспользуйтесь Расширенным поиском по фильтрам.

Откроется окно настроек фильтра. Нажмите на «синий плюсик», чтобы начать работу.

Далее следует выбрать тип параметра для фильтрации. Если не можете найти, воспользуйтесь Поиском. Мы выбрали Должность для наглядности.

Далее нужно написать в строке Поиск пункт, по которому фильтр будет искать нужную информацию среди карточек сотрудников.  После завершения выбора типа параметров для фильтрации, Вы можете Сохранить шаблон для последующей работы.

Подберите подходящее название для шаблона и выберите, где сохранить. Перед Вами три варианта:

• Добавить в левое меню (появится в левом Меню Кабинета, в разделе Сотрудники)
• Для всей компании (возможность использовать данный шаблон всем сотрудникам компании)
• На странице реестра (появится как строка с выбранным названием над таблицей реестра)

Как экспортировать реестр

Вы можете скачать реестр в трёх форматах: Excel, XML, JSON.

Для этого нажмите Скачать на странице реестра.

Откроется окно выбора формата и функции Включить все поля в карточку реестра. При активации система добавит все имеющиеся поля (даже те, которые скрыты в реестра из этого раздела) в конечный файл.

Нажимаете Продолжить и через некоторое время система подготовит ссылку для скачивания файла.

Настройка и подключение

Ознакомиться с инструкцией вы можете также по видео «Как работать с Карточкой документа и Реестром документов»

В карточке документа отображается полная информация о текущем документе, в том числе статус документа.

Реестр документов представляет из себя перечень подписанных документов и содержит всю информацию, которая есть в карточке документов. Вы можете настраивать отображение той или иной информации, сортировать и фильтровать содержимое реестра на свой выбор. Доступ к Реестру документов есть только у владельцев и администраторов.

Чтобы воспользоваться Карточкой документов, нужно:

1. Загрузить нужный документ в Личном кабинете;
2. Перейти в раздел Все документы и выбрать загруженный документ, после чего система переместит Вас на страницу редактирования;
3. По Вашему усмотрению можно выбрать следующие действия: тип документа/переименовать документ/добавить подписантов;
4. Для завершения редактирования, нажать Сохранить;
5. После завершения редактирования и сохранения, система подтянет данные по документу с Карточки в Реестр документов.

Стандартные функции

Реестр документов позволяет клиенту получить следующие возможности:

1. Работать с информацией в Карточках документов;
2. Применять фильтрацию и сортировку информации в полях Карточки документа по заданным параметрам, а также воспользоваться быстрым поиском;
3. Автоматически обновлять статус подписания и проверить сроки действия документов;
4. Настроить связи между документами (например, связать договор с дополнительными соглашениями и приложениями);
5. Контролировать нумерацию документов;
6. Выгрузить реестр по заданным параметрам сортировки и фильтрации в форматах Excel или XML;
7. Загрузить документы, не только подписанные в онлайн режиме, но и оффлайн, с возможностью вносить данные в Карточки документов для последующей работы в Реестре документов, а также получить оперативный доступ к сканированным копиям.

Чтобы воспользоваться Реестром документов, нужно:

1. В окне Реестра документов отсортировать Наименование документа, Регистрационный номер, Тип документа и т.д. по возрастанию или убыванию. 

2. Воспользоваться быстрым поиском.

3. Выбрать один или несколько Типов документов.

4. В списке Подписанты показаны те, кто участвуют в подписании документа, а Статус подписания документа позволяет контролировать подписание.

5. Выбрать и открыть один или несколько документов всего одной кнопкой Открыть документ(ы).

6. Скачать выбранный реестр в трёх форматах: Excel, XML, JSON.

7. Удалить один или несколько документов из Реестра документов.

Расширенные возможности

Расширенный поиск по фильтрам позволит настроить список отображаемых документов по разным критериям, например, по дате заключения. Этот инструмент поможет точнее настроить поля по тем или иным параметрам, а также сохранить шаблон фильтра для дальнейшего использования для других документов.

Произвести настройки модуля Реестр документов в Настройках Компании. Для этого нужно:

1. Зайти на Главную страницу компании;
2. Перейти в Настройки компании;
3. Выбрать компанию, в которой хотите настроить Реестр документов и нажать на «три точки» справа от названия компании. Затем выбрать Редактировать;
4. Перейти в Дополнительный функционал;
5. Отобразятся активные или возможные к подключению модули. Если модуль Реестр документов активирован, нажать Настроить;
6. Отобразятся все доступные параметры для настройки, которые можно включить/выключить по своему желанию.

Установите приложение

1. Для начала Вам нужно скачать приложение по ссылке: для Android или для IOS. Либо с помощью QR-кодов:
   
2. После скачивания и установки приложения Вам потребуется зайти в зарегистрированный аккаунт или создать новый.
3. После ввода логина и пароля (добавляете отпечаток пальца, если имеется такая функция) Вы попадёте на главный экран приложения.
4. Вы можете сразу же загрузить имеющий ЭЦП и начать подписывать документ. У вас нет ЭЦП или не знаете как загрузить её на телефон? Посмотрите как это сделать!

Вы также можете посмотреть небольшую видео-инструкцию:

Как подписать документ с помощью приложения

Мы успеем подписать документ всего за 10 секунд! Не верите? Давайте проверим.

Отправляет документ на подпись

1. Открываете сайт https://new.dogovor24.kz/, авторизуетесь или создаете новый аккаунт.
2. Нажимаете на кнопку «Загрузить и подписать» на главной странице сайта или подписываете уже загруженный нажатием на кнопку «Действие» на строке вашего документа и выбираете «Подписать».
3. Вводите e-mail адрес того, кто будет подписывать документ и отправляете ему письмо.

Получает документ на подпись

1. Вам нужно зайти на свою почту, куда было отправлено письмо с приглашением на подписание.
2. Открыть письмо от Dogovor24 с темой «Приглашение к подписанию документа «Договор»».
3. Нажать на «Перейти к подписанию».
4. Далее Вы перейдете на сайт, где Вам предложат нажать на «Подписать документ».
5. Выскочит всплывающее окно с кнопкой «Подписать в приложении».
6. У Вас откроется приложение Договор24, где Вам останется выбрать ЭЦП, кликнуть по иконке подписания и подтвердить действие ПИН-кодом или отпечатком пальца.
7. Документ подписан!

Вы можете посмотреть видео-инструкцию.

Как загрузить документ?

1. На сайте Договор 24, чтобы получить доступ к загрузке документа, необходимо создать кабинет компании или состоять в кабинете компании.
2. Чтобы убедиться, что Вы в кабинете компании, обратите внимание на правый верхний угол. Там должно быть расположено название компании.
3. Далее, Вы можете нажать «Загрузить и подписать», чтобы загрузить готовый документ или нажать «Создать», чтобы создать документ по шаблону.
   

   Примечание! Рекомендуемый объем файла для загрузки — не более 10 мб. Мы также рекомендуем загружать файлы в формате pdf для возможности предпросмотра в egov mobile при подписании.

4. Когда Вы отредактируете шаблон и перейдёте к подписанию, или когда выберите документ с компьютера, у Вас откроется окно с документом для его настройки.
   
5. Заполните карточку документа, а затем можно отправить документ на подписание по маршруту, нажав «Добавить участника«, или для начала подписать самому, нажав «Подписать документ«.

Что такое «Маршруты согласования»?

Это настройка процесса подписания документа: Вы составляете план подписания, а система будет следовать этой программе и пошагово направлять документ для подписи в каждой группе.

Как создать маршрут согласования?

1. Вам необходимо авторизоваться и загрузить документ.
2. После загрузки документа, нажать на “Добавить участника”.

3. В открывшемся окне нажать кнопку “Расширенные настройки”.

4. У Вас откроется окно для настройки «Маршрутов согласования».

5. Добавьте подписантов в первую группу (по умолчанию отправка осуществляется по e-mail, но Вы также можете отправлять приглашение по sms, если у Вас подключен SMS — модуль), которая появляется по умолчанию. Тут же можно настроить разного рода условия и проверки в столбцах:

• • Тип подписи
  • Срок
  • Действия
  • Проверка ИИН/БИН
  • и выдать Доп. доступ

(подробнее по настройке условий — читайте далее)

6. Чтобы добавить другие группы, нажмите на кнопку “Добавить еще”.

7. После настройки условий и добавления подписантов, нажмите на кнопку “Отправить приглашение”, чтобы запустить маршрутизацию  и отправить приглашения пользователям в группах по порядку и в зависимости от условий.

Что такое группы подписантов?

1. В окне “Расширенные настройки” каждая строка — это группа подписантов. Для того чтобы добавить несколько подписантов в группу нужно просто указать всех в этой строке. Всем им одновременно придет приглашение к согласованию/подписанию документа.

2. Обратите внимание, что для каждой из групп доступны отдельные настройки условий. Давайте разберем каждую из них:

• • “Тип приглашения” это выбор уровня согласования/подписания группы. Если Вам требуется, к примеру, сначала согласовать документ у своих коллег, а потом только подписать его у Руководителя, то добавьте всех коллег в первую группу и установите Тип «Согласовать» (с ЭЦП) или «Согласовать без ЭЦП», а руководителя — во вторую с Типом «Основная подпись». Тогда система сначала дождется согласования коллег и только после этого направит документ на подписание Руководителю.
• 

Подробнее с типами приглашений Вы можете ознакомиться в таблице: 

• • «Тип срока» это указание срока подписания/согласования этой группой данного документа. Вы можете как указать конкретную дату, так и просто ввести количество дней с момента начала процесса подписания.
• 

 

• • При установлении «Типа срока» необходимо настроить действия, если подписанты не успеют согласовать документ в этот срок. Для этого укажите дату и в столбце «Действия» выберите «Открыть доступ при срыве сроков», это откроет доступ к документу следующей группе после установленной даты.
•  

 

• • При выборе типа «Действия» — “Параллельное подписание”, следующей группе откроется доступ к согласованию одновременно с той, для которой указали данное действие. Это поможет одновременно запустить группы с разными «Типами подписи», например с «Согласование без ЭЦП» и «Согласование с ЭЦП», а затем уже подписание «Основной подписью»
• 

 

• • «Проверка по ИИН/БИН» позволяет проверять ЭЦП согласующих/подписантов перед подписанием документа.  Проверка происходит в момент когда подписант нажимает на сайте «Подписать»  и выбирает способ подписания: через «NCALayer» или «eGov Mobile/Business», а если был выбран вариант через eGov, то запускается еще и повторная проверка в момент подписания в самом приложении eGov. Для настройки проверки по ИИН/БИН возможны следующие варианты:
    • • «БИН» — данная проверка позволяет системе в момент подписания проверить соответствие БИН в ЭЦП. Если БИН не совпадет — система не даст подписать документ. Данная проверка полезна, когда требуется что бы подпись на документе была проставлена именно от компании, а не физ.лица.

• • • • «ИИН» — данная проверка позволяет системе в момент подписания проверить соответствие ИИН в ЭЦП. Если ИИН не совпадет — система не даст подписать документ. Данная проверка полезна, когда требуется что бы подпись на документе была проставлена от конкретного человека и не важно является ли он юридическим или физическим лицом.

• • • • «БИН+ИИН» — данная проверка позволяет системе в момент подписания проверить соответствие ИИН и БИН одновременно в ЭЦП. Если хоть один из них не совпадет — система не даст подписать документ. Данная проверка полезна, когда требуется что бы подписал конкретный человек из конкретной компании.

 

• • Также Вы можете предоставить второй Стороне право добавлять своих согласующих/подписантов. Для этого в нужной группе включите «Доп.доступ» это позволит зарегистрированным на сайте Договор24 участникам группы добавить дополнительных согласующих или подписантов в маршрут.

3. После того как Вы настроили маршрут — Вы можете сохранить его в шаблоны, чтобы в следующий раз не настраивать все сначала.

Для чего нужны шаблоны маршрутов документов

Шаблоны маршрутов подписания позволяют быстро задать маршрут согласования/подписания для однотипных документов, например: Служебные записки, Договора, Приказы и т.д.

Как сохранить шаблон

1. Для этого Вам необходимо в Расширенных настройках маршрутов документа создать нужный Вам маршрут и указать всех участников, а затем нажать Сохранить шаблон маршрута

2. В открывшемся окне заполните наименование шаблона, его описание, а также укажите — кто имеет доступ к шаблону и сохраните его. Готово, Вы создали шаблон и теперь можете использовать его в других документах.

Как применить к документу ранее созданный шаблон маршрута

1. Зайдите в Расширенный настройки маршрута документа и в нижней части выберите Использовать шаблон

2. В открывшемся окне при помощи поиска Вы можете найти нужный Вам шаблон, просмотреть его описание, а также отредактировать его или удалить. Ну а для того что бы применить его к документу — выберите его и нажмите Вставить

3. Готово. Настройки маршрута из шаблона успешно применятся к документу. Так же Вы можете добавить дополнительных участников, если есть необходимость.

Доступ к просмотру и подписанию документа

Доступ к просмотру и подписанию документа регулируется адресом электронной почты, который Вы указываете в маршруте.

Доступ к просмотру также может быть в том случае, если ИИН и/или БИН в кабинете подписанта совпадает с ИИН и/или БИН, указанном в маршрутизации.

Если доступ есть, а кнопки подписать у контрагента нет — это говорит о том, что ИИН и/или БИН, указанный в проверке — совпал с данными в кабинете подписанта, а адрес электронной почты — нет.

Если все данные указаны верно, а подписант всё ещё не получил документ, проверьте статус около почты, он должен находиться — на подписании/на согласовании/на уведомлении и т.д.

Если подписант «в очереди» — он не сможет увидеть и подписать документ, до подписания вышестоящей группой.

Как отправить приглашение на подписание по SMS?

Для отправки приглашения на подписание по SMS, необходимо для кабинета компании приобрести SMS модуль.

Если SMS модуль у Вас уже есть, его необходимо активировать и настроить.

1. Для этого перейдите в «Настройки кабинетов» в своем аккаунте.
   2. Перейдите к настройкам компании, нажав на название компании.

   3. Переключитесь на вкладку «Дополнительный функционал«, чтобы просмотреть модули.
   4. Найдите в списке модулей SMS Модуль. Нажмите «Настроить«.
   5.  Зарегистрируйтесь на сервисе www.smsc.ru >>>

6.  Активируйте модуль и заполните необходимые поля.
Вы можете указать свой собственный текст. Используйте ключевое слово {link} для добавления ссылки на документ в текстовом сообщении.

Нажмите «Отправить тестовое SMS», чтобы проверить работу модуля.

Когда SMS модуль настроен, Вы можете ставить галочку около подписанта «Отправить SMS» или вписать номер телефона в строку приглашения подписантов.

Получение ЭЦП без похода в ЦОН

Чтобы получить ключи ЭЦП, не посещая ЦОН, потребуется соблюдение нескольких условий:

• оригинал действующего удостоверения личности;
• мобильный телефон с возможностью получения входящих SMS-сообщений;
• персональный компьютер с веб-камерой;
• программное обеспечение NCALayer, необходимое для дальнейшей установки
• и использования ЭЦП.

Заказать услугу на eGov.kz Вы можете по ссылке https://egov.kz/cms/ru/services/reservation_for_busunesses/pass_onlineecp 

Пошаговая инструкция для получения ЭЦП физическими лицами, ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫМИ в Базе мобильных граждан:

Пошаговая инструкция как ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ в Базе мобильных граждан: https://egov.kz/cms/ru/articles/mobilecitizen

Пошаговая видео-инструкция как ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ в Базе мобильных граждан через виртуального ассистента:

Как получить ЭЦП на телефон

• Скачиваем и устанавливаем приложение eGov mobile в PlayMarket или AppStore.
• Запускаем приложение eGov mobile, выбираем предпочитаемый язык приложения.
• Открываем вкладку ЭЦП, прокручиваем окно вниз, выбираем пункт Запрос на получение ЭЦП.
• Указываем ИИН, номер телефона на который придет СМС код, нажимаем Продолжить.

Посмотреть подробную инструкцию

Как получить ЭЦП в ЦОНе

Для получения ЭЦП необходимо обратиться в Центр обслуживания населения (ЦОН). С собой нужно будет взять только ваше удостоверение и смартфон (сотовый телефон).
Помните, что ЭЦП можно загрузить на флешку, либо на удостоверение личности, если оно нового образца, с чипом. Удостоверение подключается к компьютеру через картридж. На электронную почту сейчас сами ключи к ЭЦП не высылают.
Придя в ЦОН, нужно взять талон в электронную очередь на получение ЭЦП. Когда ваш номер высветится на табло, подходите к нужному столику.

Загрузка сертификата на мобильный телефон Android

Для загрузки сертификата вам необходимо выполнить следующие шаги:
1. Разрешите установку приложений из произвольных источников: зайдите на вашем мобильном телефоне в «Настройки» – «Безопасность» и установите
флажок «Неизвестные источники».
2. Перенесите файл RSA-…..p12 с компьютера на смартфон.

Способ перенесения:
Подключите смартфон через USB кабель к вашему компьютеру. На компьютере, пройдите в «Мой компьютер», найдите ваш подключенный мобильный телефон. Далее пройдите в папку «Phone», затем скопируйте ваш ЭЦП в удобную для вас папку, например «Download».
Перенос ЭЦП на мобильный телефон завешен. Далее вы можете пользоваться услугами Договор24.

Загрузка сертификата на мобильный телефон IOS

Для загрузки сертификата вам необходимо выполнить следующие шаги:
1. Установите программу iTunes на ваш компьютер.
2. Подключите смартфон к компьютеру, используя USB кабель.
3. Зайдите в iTunes, нажмите кнопку устройства, затем выберите нужную папку.
4. Нажмите «Добавить», выберите файлы ЭЦП, которые требуется перенести, затем нажмите «Добавить».

ВАЖНО! Если Вам предоставили сертификаты в формате .ZIP (архив):

1. Установить архиватор (например, WinRAR).
2. Открыть папку с архивом.
3. Направить на него курсор и нажать правой кнопкой мыши. Появится окно функций. Необходимо выбрать «Извлечь в текущую папку», чтобы все сертификаты распаковались в открытую папку.
4. Готово! Теперь Вы можете переносить сертификаты на мобильное устройство.

Как подписать документ в приложении Договор24

Для начала Вам нужно скачать приложение Договор24 на своё устройство iOS или Android.

После этого заходите в приложение, регистрируетесь (необходимо подтвердить номер телефона при помощи смс), попадаете на главный экран.

Необходимо привязать Ваш ЭЦП к аккаунту. После привязки Вы можете использовать Ваш ЭЦП в качестве основной подписи.

Переходите на документ, который необходимо подписать и одним кликом подписываете.