Содержание: Справочник

Как загрузить готовый документ?

1. На сайте Договор 24, чтобы получить доступ к загрузке документа, необходимо создать кабинет компании или состоять в кабинете компании.
2. Чтобы убедиться, что Вы в кабинете компании, обратите внимание на правый верхний угол. Там должно быть расположено название компании.
3. Далее, Вы можете нажать «Загрузить и подписать», чтобы загрузить готовый документ или нажать «Создать», чтобы создать документ по шаблону.
   

   Примечание! Рекомендуемый объем файла для загрузки — не более 10 мб. Мы также рекомендуем загружать файлы в формате pdf для возможности предпросмотра в egov mobile при подписании.

4. Когда Вы отредактируете шаблон и перейдёте к подписанию, или когда выберите документ с компьютера, у Вас откроется окно с документом для его настройки.
   
5. Заполните карточку документа, а затем можно отправить документ на подписание по маршруту, нажав «Добавить участника«, или для начала подписать самому, нажав «Подписать документ«.

Что такое база шаблонов и как ей пользоваться

Конструктор шаблонов с базой документов — это платформа, где Вы быстро можете создать и оформить юридически правильный документ. Редактируйте юридические документы онлайн бесплатно, с безопасным доступом к Вашим документам с любого компьютера или мобильного устройства.

1. Dogovor24 позволяет гибко подстраивать под себя юридические документы. Чтобы воспользоваться конструктором документов Вам необходимо зайти в раздел Документы, затем выбрать подходящий шаблон из базы. Для примера мы взяли Трудовой договор, заключаемый на время выполнения сезонной работы.

2. После выбора подходящего документы, нужно нажать на кнопку Перейти к документу.

2.1  Если откроется всплывающее окно с предложением, вам сначала нужно создать компанию и получить БЕСПЛАТНЫЙ доступ.

3.  После прохождения предыдущей главы с открытием компании, перед Вами откроется окно-опросник с вопросами. Ответы на вопросы будут влиять на конечный результат и формулировку текста.

4. Когда Вы заполнили опросник, нажмите «Перейти к редактированию», чтобы завершить редактирование документа, добавить необходимые таблицы и пункты, а также добавить реквизиты сторон.

Посмотрите видео «Как пользоваться конструктором»

Редактирование шаблона документа

1. После того, как Вы нажали «Перейти к редактированию» в конструкторе документов. Перед Вами открывается проводник, где Вы можете выбрать или создать папку, в которой будет храниться данный документ.
2. Когда документ сохранён, перед Вами открывается редактор.
   Слева — выбор реквизитов (Реквизиты) и навигация по содержанию (Содержание)
   Сверху — панель инструментов, как для работы с текстом, так и для работы с документом (сохранить в «Мои шаблоны»/»Избранные документы», копировать, сохранить содержимое и просмотреть комментарии).
   Нижняя панель — скачать файл на компьютер или отправить на подписание на сайте.

3. Для выбора и автозаполнения реквизитов, выберите карточку контрагента или создайте новую, чтобы в дальнейшем не заполнять реквизиты вручную.

4. Наведите на текст, чтобы увидеть пункты и произвести действия над ними (троеточие — увидеть действия, знак облака — оставить комментарий). Нажмите на плюс + , чтобы добавить новый пункт.

Вопросы по конструктору

Почему конструктор шаблонов лучше, чем любой другой документ найденный в интернет?

Конструктор шаблонов — это профессиональный юридический инструмент для создания документов, который облегчит жизнь, и вам больше не нужно будет скачивать документ для редактирования и хранения.

Что такое ссылка на НПА в блоке шаблона документа?

Это ссылка на актуальный нормативно-правовой акт. Перейдя по ссылке вы можете узнать более подробную информацию из государственного источника.

Почему база шаблонов всегда актуальная текущему законодательству

Наш специалист проверяет актуальность базы каждую неделю и дорабатывает, если были изменения в законодательстве.

Если Вы хотите входить в аккаунт по ЭЦП, необходимо его предварительно настроить — подтвердить личность с ЭЦП.
1. Авторизуйтесь по email или номеру телефона и перейдите в настройки профиля — «Мой профиль«.
2. Перейдите в раздел «Безопасность» и в самой первой графе нажмите «Подтвердить«.

Примечание! Если около «Подтверждение личности» горит зелёный индикатор — это означает, что Вы уже подтвердили аккаунт с ЭЦП. Изменить подтвержденную личность нельзя, входить нужно по тому ЭЦП, с которым она уже подтверждена.

3. В открывшемся окне, выберите ЭЦП с компьютера или отсканируйте Egov QR через приложение Egov mobile.

1. Красный индикатор сменился на зелёный — личность подтверждена.
   Подтвержденный аккаунт позволит обезопасить Ваши документы и сохранить к ним доступ в любое время. Вы будете иметь доступ ко всем документам, которые Вы подписываете своим ЭЦП и к тем, у которых в приглашении указан Ваш ИИН.

Для чего нужен кабинет компании и чем отличается от личного кабинета

Для обеспечения сохранности личных данных пользователей и конфиденциальных данных юридических лиц мы создали два типа рабочих пространств на нашем сервисе:

1. Личный кабинет — личное рабочее пространство пользователя, в котором он может хранить личные документы, например трудовые договоры с организациями, в которых он работал или договоры с компаниями, которые он заключает будучи физическим лицом. К этому пространству доступ имеет только сам владелец пространства (пользователь). Все документы подписанные личным ЭЦП (физ. лица) будут автоматически сохраняться в Личное пространство («Мое пространство»).
2. Кабинет компании — это общее рабочее пространство для работы со всей документацией Вашей компании. В отличие от Личного кабинета, доступ к Кабинету Компании может иметь неограниченное количество пользователей, но сами доступы при этом регулируются с помощью уровней доступа и ролей.  Все документы, подписанные ЭЦП Вашей компании (юр. лица), автоматически будут сохраняться в Кабинет компании.

Как создать кабинет для компании

1. Для того, чтобы создать кабинет компании, сначала зарегистрируйтесь как физическое лицо. Затем авторизуйтесь и нажмите на Настройки кабинетов в левой стороне экрана.

 

2. После того как вы перейдете на новую страницу нужно будет нажать на Создать кабинет компании.

3. В открывшемся окне, Вам необходимо выбрать, кем Вы являетесь ИП или юридическим лицом.

 

4. По нажатию «Продолжить«, выберите, кто является владельцем подписи юридического лица/ владельцем ИП.

Примечание! Если у вас ТОО, АО, или любое другое юридическое лицо, то подпись ЭЦП может быть нескольких типов, для создания кабинета можно использовать любую: Первый руководитель, Сотрудник с правом подписи, Сотрудник с правом подписи финансовых документов, Сотрудник отдела кадров, Сотрудник организации

5. Выберите свой ЭЦП ключ, нажав «Выбрать сертификат» или отсканируйте Egov QR в приложении Egov mobile/Egov buisness.

6. Выберите сертификат, введите свой пароль от ЭЦП ключа и нажмите Подписать.

7. После этих действий, кабинет компании будет создан. Вы можете пригласить по email  администраторов для совместной работы или пропустить этот шаг.
8. Название компании должно появиться в правом верхнем углу. Там же Вы можете переключаться между компаниями.  ( На экране 1 — текущий кабинет, 2 — доступные кабинеты).

Чтобы переключиться на другой кабинет, кликните на его название!

Какие роли и уровни доступа существуют

На данный момент существует 3 уровня доступа для пользователей в пространстве компании:

1. Пользователь — имеет доступ только к тем документам, которые загрузил сам, или был приглашен на подписание и согласование.
2. Администратор — имеет доступ к просмотру всех документов компании, а также возможность добавлять пользователей.
3. Владелец — имеет доступ уровня администратор, а также возможность назначать владельца и администраторов.

Внутри групп, пользователи также могут иметь один из трех уровней доступа:

1. Руководитель — имеет доступ ко всем папкам и документам в группе, может редактировать документы и состав группы.
2. Сотрудник — видит все папки в группе, но видит только те документы, которые загрузил сам или был приглашен к подписанию, не может редактировать состав группы и не видит его.
3. Аудитор — видит все документы, но ничего не может редактировать.

Настройка доступа к модулям для пользователей

Если Вы уже подключили дополнительный функционал (как это сделать?) и Вам нужно выдать к нему доступ кому-то, помимо администраторов и владельцев, проследуйте по инструкции. Пример ошибки, которую можно решить подключением модуля пользователю:

Для настройки доступа к модулям  пользователям необходимо перейти «Настройки кабинетов» > Название кабинета > «Пользователи», выбрать пользователя и нажать «Модули».

Для включения доступа нажать на кнопку переключателя.

Как поменять владельца компании?

1. Если у Вас в компании сменился владелец, то предыдущий владелец (или пользователь с ролью владелец), должен пригласить (назначить) владельцем компании нового сотрудника. Как пригласить сотрудника в кабинет компании и назначить ему доступ читайте здесь.

2. После того, как новому сотруднику будет предоставлен уровень доступа «Владелец», он сможет со своего аккаунта в «Настройках кабинета» удалить предыдущего владельца.

 

Как приглашать сотрудников для совместной работы?

1. Авторизуйтесь на сайте с тем email, который уже есть в кабинете компании. Перейдите в «Настройки кабинетов«.
   
2. Если около названия кабинета у Вас указана роль «Владелец» или «Администратор«, вы можете нажать на название компании и перейти в её настройки. 
3.  Нажмите на «Пригласить пользователя» , чтобы открыть окно с формированием приглашения.
   
4. Установите уровень доступа (подробнее о доступах), необходимый для пользователя, нажав на серую кнопку. Введите e-mail сотрудника в строку и нажмите «Добавить пользователя».
   
5. Добавьте таким образом необходимое количество сотрудников и нажмите «Отправить приглашение».
   

После этого, сотрудник получит на указанный вами email приглашение в компанию, которое необходимо принять, нажав на кнопку.

Примечание! У Вас может быть несколько компаний в одном аккаунте, в которых Вы можете иметь совершенно разные уровни доступа.

Как сформировать отделы или что такое группы

Помимо того, что Вы можете пригласить пользователей в кабинет компании, Вы также можете пригласить сотрудников в отдел.

1. Для этого, в «Настройки кабинетов» перейдите во вкладку «Группы»

2. Нажмите «Создать группу» и заполните название группы с её описанием

3. На экране, в верхней строке списка появится Ваша новая группа, в углу уведомление об успешном создании.

4. Теперь Вы можете кликнуть на название группы, чтобы открыть её и добавить новых пользователей.

Создание групп позволяет регулировать доступ к отдельным папкам документов, например, для разных отделов. На странице «Все документы», благодаря группам, появляются синие папки (с тем же названием, что и у группы), внутри которых пользователи имеют разный доступ.

Для чего нужен кабинет компании и чем отличается от личного кабинета

Для обеспечения сохранности личных данных пользователей и конфиденциальных данных юридических лиц мы создали два типа рабочих пространств на нашем сервисе:

1. Личный кабинет — личное рабочее пространство пользователя, в котором он может хранить личные документы, например трудовые договоры с организациями, в которых он работал или договоры с компаниями, которые он заключает будучи физическим лицом. К этому пространству доступ имеет только сам владелец пространства (пользователь). Все документы подписанные личным ЭЦП (физ. лица) будут автоматически сохраняться в Личное пространство («Мое пространство»).
2. Кабинет компании — это общее рабочее пространство для работы со всей документацией Вашей компании. В отличие от Личного кабинета, доступ к Кабинету Компании может иметь неограниченное количество пользователей, но сами доступы при этом регулируются с помощью уровней доступа и ролей.  Все документы, подписанные ЭЦП Вашей компании (юр. лица), автоматически будут сохраняться в Кабинет компании.

Как создать кабинет для компании

1. Для того, чтобы создать кабинет компании, сначала зарегистрируйтесь как физическое лицо. Затем авторизуйтесь и нажмите на Настройки кабинетов в левой стороне экрана.

 

2. После того как вы перейдете на новую страницу нужно будет нажать на Создать кабинет компании.

3. В открывшемся окне, Вам необходимо выбрать, кем Вы являетесь ИП или юридическим лицом.

 

4. По нажатию «Продолжить«, выберите, кто является владельцем подписи юридического лица/ владельцем ИП.

Примечание! Если у вас ТОО, АО, или любое другое юридическое лицо, то подпись ЭЦП может быть нескольких типов, для создания кабинета можно использовать любую: Первый руководитель, Сотрудник с правом подписи, Сотрудник с правом подписи финансовых документов, Сотрудник отдела кадров, Сотрудник организации

5. Выберите свой ЭЦП ключ, нажав «Выбрать сертификат» или отсканируйте Egov QR в приложении Egov mobile/Egov buisness.

6. Выберите сертификат, введите свой пароль от ЭЦП ключа и нажмите Подписать.

 

7. После этих действий, кабинет компании будет создан. Вы можете пригласить по email  администраторов для совместной работы или пропустить этот шаг.
8. Название компании должно появиться в правом верхнем углу. Там же Вы можете переключаться между компаниями.  ( На экране 1 — текущий кабинет, 2 — доступные кабинеты).

Чтобы переключиться на другой кабинет, кликните на его название!

Активацию модуля “Канцелярия” можно осуществить в “Главном меню” через вкладку “Настройки кабинетов” → “Дополнительный функционал”.  Для активации необходимо переключить кнопку “Активировать» для модуля  «Канцелярия» и подписать Политику конфиденциальности при помощи ЭЦП первого руководителя компании.

Для компаний доступно формирование электронных дел сотрудников с модулем «Сотрудники».

1. Перейдите в реестр «Сотрудники», чтобы отслеживать и создавать сотрудников компании

2. Нажмите «Добавить сотрудника» , чтобы добавить одного сотрудника, либо «Импортировать», чтобы загрузить данные из таблицы excel.

3. В электронном личном деле сотрудника, доступно для заполнения: Фамилия, Имя, Отчество, Фамилия, Фото, ИИН, Электронная почта (можно нажать на + и добавить несколько),Номер личного телефона (тоже доступно добавить несколько), Номер рабочего телефона, Факс, Адрес прописки,Фактический адрес проживания, Файлы (дополнительно), Штатная должность, Табельный номер, Подразделение, Дата приема на работу, Дата увольнения, Банковские реквизиты (РК или международные), Документы из перечня на скриншоте 5, Семейное положение, Контакты для экстренных ситуаций, Ребенок (или несколько), Опыт работы, Замещение.

4. Сотрудника можно перенести в архив после увольнения:

Для осуществления контроля и постановки задач, вам потребуется подключенный модуль «Задачи/резолюции».

Если требуется поставить задачу для исполнения, на левой панели нажмите «Задачи/Резолюций”. Затем «Поставить задачу/резолюцию».

В открывшейся задаче выбираете «Тип задачи», заполните Описание задачи, можно прикрепить файл к задаче и поставить «Срок исполнения». Далее выбираете сотрудника для поля «Ответственный» и «Соисполнитель». Финальным шагом для создателя задачи будет отправка задачи.

Если требуется выполнить задачу нужно открыть страницу документа и нажать на «Задачи/резолюции» в левой панели. В этом окне можете ознакомиться с задачей и взять «В работу». Когда вам нужно будет закрыть задачу, нужно заполнить «Результат выполнения задачи» и нажать на кнопку «Выполнено» после чего статус задачи изменится на выполнено!

Как выгрузить реестр задачи/резолюций

Откройте реестр задачи/резолюций, поставьте требуемые фильтры и нажмите «Скачать реестр»

В этом окне вам нужно выбрать формат документа в котором сформируется реестр. На выбор Excel, XML, JSON. Затем нажмите на кнопку «Продолжить» и реестр начнет форматироваться

Когда файл таблицы реестра будет готов к скачиванию нажмите кнопку «Скачать» после чего реестр скачается на ваше устройство