Евгений Монахов, Author at Договор24 | Юридический сервис для Бизнеса в Казахстане

Карточка документа

Что это такое и зачем нужно

Карточка документа представляет собой набор полей, в которых хранится базовая информация о документе. Это своего рода паспорт, который позволяет в дальнейшем легко работать с этим документом.

Для удобства взаимодействия и добавления документа в общий реестр (что это такое можно подробнее узнать тут), необходимо заполнить базовые поля:

Тип документа
Здесь можно выбрать папку, к которой он относится (например это кадровый отдел), либо выбрать отдельный тип документа (к примеру трудовой договор).
Наименование документа
Здесь заполняется название документа для быстрого нахождения этого документа в будущем.
Вид документопотока
Входящий, исходящий или внутренний — это позволит систематизировать и разделить потоки документооборота в компании.
Стороны подписания документа
Здесь можно добавить участников подписания — выбрав их из заранее добавленных реквизитов либо создав новую карточку контрагента.
Дополнительная информация
Тут можно указать статус документа (действующий или уже закрытый), указать текстовое примечание, а также назначить ответственного за документ (к примеру сотрудника отдела продаж, который ведёт данного клиента).
Дополнительные документы
Например если к договору прилагаются дополнительные соглашения или приложения, в этом поле можно привязать их к основному договору и в дальнейшем легко отслеживать статусы подписания всех документов сразу.

После заполнения карточки документа, она попадает в общий реестр, который позволяет в дальнейшем быстро и легко взаимодействовать с вашей документацией.

Как этим пользоваться

При подписании документа (загруженного в нашу систему, либо составленного в конструкторе), необходимо выбрать «Карточку документа» в левом верхнем углу и заполнить необходимую информацию. Мы подготовили небольшое ознакомительное видео, которое поможет Вам разобраться в работе данного инструмента:

Шаблоны автогенерации

Автогенерация номеров

Автоматическая генерация номеров позволяет создавать шаблоны, в соответствии с которыми документам будут автоматически присваиваться необходимые номера. Самые простой пример — присвоение документам номеров по порядку. Например «001», «002», «003» и так далее. Номер каждого последующего документа будет автоматически увеличиваться на единицу и вам не придется вбивать его вручную или следить за очередностью нумерации.

Помимо порядковой нумерации, в номер можно добавить другие данные. Например дату поступления, дату заключения договора или сумму договора. К примеру это может выглядеть так: «22.02.2023-001» (дата и порядковый номер) или «10000-001» (сумма и номер договора для отдела продаж). В зависимости от добавленной информации, в будущем можно будет быстро фильтровать документы по этим данным.

Автогенерация наименований

Автогенерация наименований имеет такой такой же функционал как и автогенерация номера. Это позволяет автоматически добавлять в наименование необходимую информацию, чтобы потом быстро ориентироваться в документах и задавать фильтрацию по этому параметру.

Информация в номере и наименовании может дублироваться, в этом нет ничего страшного. Для разных отделов и типов документов можно создавать разные шаблоны, в зависимости от необходимости использования той или иной информации и удобства пользования. Попробуйте создать несколько вариантов шаблонов и протестировать в работе. А в будущем, при необходимости, отредактировать или удалить их.

Как это настроить

Легко! Настроить шаблоны автогенерации Вы можете в личном кабинете, найдя в левой основной панели пункт «Шаблоны автогенерации».

Групповое подписание документов

Что такое групповое подписание?

Групповое подписание документов — это возможность подписать сразу несколько документов одновременно. Раньше пользователям приходилось проводить эту процедуру с помощью ЭЦП для каждого документа отдельно. Теперь это можно сделать в несколько в кликов в одном модальном окне!

Вы отмечаете необходимые документы, изучаете их содержимое с помощью функции «предварительный просмотр» и далее, сразу для группы документов, подписываете или отказываете в подписании. Этот инструмент будет полезен и заметно сократит затрачиваемое время руководителям, hr-специалистам, юристам и простым сотрудникам компании.

В нашей системе есть несколько типов приглашений на подписание: основная подпись, согласование, согласование без ЭЦП, ознакомление и уведомление. При этом для группового подписания вы можете выбирать документы с любым типом приглашения — после подписания им будет проставлен соответствующий статус («подписан, «согласован», «ознакомлен» и т.д.).

Как этим пользоваться?

Все документы, к которым Вас пригласили на подписание, хранятся в личном кабинете в разделе «Документы: подписать». Необходимо галочкой выбрать нужные документы и с помощью кнопок в верхнем меню «Подписать группу документов» или «Подтвердить отказ в подписании» произвести над ними данные действия.

При этом с каждым из этих документов можно ознакомиться, кликнув на него и перейдя в карточку документа, либо с помощью функции предварительного просмотра, нажав на значок «глазок»:

Функционал будет особенно полезен руководителям, потому что им чаще всего приходится согласовывать или подписывать документы. Теперь это будет занимать гораздо меньше времени — вначале можно изучить все документы, а потом разом их подписать или согласовать!

Автоматизированное решение для электронного подписания позволяет экономить много сил и нервов, уделять больше времени решению операционных вопросов и развитию компании.

Как подключить модуль?

Для всех наших действующих клиентов до конца года мы подготовили специальные предложения. Для подключения модуля Вам необходимо обратиться к вашему персональному менеджеру, оставить заявку или связаться с нами по формам ниже:

Замещение сотрудника и отправка на доработку

Новый функционал - замещение сотрудника

Сотрудники компании периодически уходят в отпуск или уезжают в командировки. При этом если этот работник участвует в согласовании каких-то документов в системе электронного документооборота, то документы просто «подвиснут в воздухе» до его возвращения. В таком случае появляется необходимость назначить замещающего его сотрудника. Именно такую возможность мы реализовали в системе Договор24

Новый функционал позволяет сотрудникам на период своего отсутствия назначать замещающее себя лицо. Это назначенное лицо сможет согласовывать документы за отсутствующего сотрудника, тем самым не затормаживая процессы маршрутизации электронных документов.

Работает это очень просто. Чтобы назначить замещающее лицо, пользователь переходит в личный кабинет и находит свою карточку в реестре сотрудников:

Далее необходимо перейти в раздел «Замещение», где указать даты отсутствия, а также выбрать замещающее лицо из числа сотрудников компании:

Готово! Осталось там же, в своей карточке, убрать галочку «Активен», и замещающие функции полностью перейдут к выбранному лицу. Теперь, когда другие пользователи будут выбирать вас в качестве согласующего лица, система будет автоматически указывать выбранного вами замещающего сотрудника.

Новый функционал - отправка на доработку

Часто при работе с документами руководителю или сотрудникам, участвующим в согласовании документа, необходимо указать на ошибки и отправить документ на доработку. Именно такой функционал мы добавили в нашем обновлении

Новая функция отправки документа на доработку позволяет пользователю быстро заменить документ новым корректным документом без внесения изменений в маршрут. В системе автоматически сохраняются обе версии документа. А согласующие пользователи всегда смогут посмотреть старую версию документа и какие корректировки были внесены в документ.

Воспользоваться новый функцией в системе Договор24 очень просто, необходимо перейти к документу, в который вас пригласили для согласования или подписания, и выбрать красную кнопку «Отклонить»:

Далее, в появившемся окне, необходимо выбрать пункт «Отправить на доработку» и указать причину вашего отказа. После отправки, инициатору документа придет уведомление на почту. Он сможет оперативно внести правки и загрузить уже новый документ, который заново отправится по тому же маршруту согласования:

Прочитать подробную инструкцию о работе нового функционала по замещению сотрудника вы можете по этой ссылке, а про отправку на доработку по этой ссылке. Также вы можете задать нам любой интересующий вопрос в формах ниже:

Комментирование документов

Новый функционал - комментирование документов

В системе Договор24 вышло обновление и одна из новых функций — это комментирование документов. Теперь сделать замечание или обсудить вопросы по доработке документа стало еще проще — вы оставляете комментарий и пользователь мгновенно получает уведомление!

Новый функционал позволяет сотрудникам и руководителям общаться непосредственно внутри документа. Можно обсуждать конкретные моменты, детали и вопросы, связанные с документом, не прибегая к дополнительным средствам связи.

Все комментарии к документу сохраняются и ассоциируются с конкретными участниками. Это позволяет легко отслеживать, кто и когда внес какие-либо замечания, и как быстро на них отреагировали. Всё это существенно сокращает временные задержки и улучшает взаимодействие среди участников процесса.

Как это работает в системе Договор24

Комментировать документы могут только пользователи находящиеся в одном пространстве (то есть только сотрудники компании). Если для подписания документа вы приглашаете 3-ю сторону, то комментарии оставленные вашей стороной они видеть не будут. Это инструмент внутренней коммуникации среди сотрудников вашей компании.

Оставлять комментарий к документу может его инициатор, а также все участники, которые были приглашены к работе с документом с помощью маршрутизации. Также возможность комментирования имеют пользователи с ролью «Владелец» и «Администратор».

Выглядит это так — в режиме подписания документа, в левом верхнем углу появилась дополнительная иконка, нажав на которую можно перейти к комментированию документа:

После того как кто-то из пользователей оставляет комментарий, остальным участникам по работе с документом приходит уведомление в личном кабинете, в правом верхнем углу:

Остается только выбрать нужный комментарий, кликнуть на него и перейти к документу. Новый функционал позволяет участникам мгновенно выражать свои предложения и получать обратную связь. Это существенно снижает время реакции и обеспечивает более гибкий процесс при работе с электронными документами.

Ошибки и недоработки могут быть выявлены и устранены намного быстрее, что способствует улучшению качества окончательных документов, а значит влияет на эффективность и безопасность работы компании.

Прочитать подробную инструкцию о работе нового функционала комментирования вы можете по этой ссылке, а также задайте нам любой интересующий вопрос в формах ниже:

QR-подписание документов

Что такое QR-подписание?

Подписание через QR в мобильном приложении Egov — это технология, которая позволяет подписывать электронные документы с помощью ключа ЭЦП, находящегося в приложении Egov Mobile. Связь устанавливается путем считывания QR кода. Теперь не нужно использовать NCALayer, а также хранить ЭЦП на компьютере или загружать ЭЦП на смартфон!

Вы получаете документ на подписание в системе Договор24, с помощью смартфона и приложения eGov mobile считываете специальный QR-код на экране монитора, после чего проверяете и подписываете документ. Вся процедура подписания занимает теперь считанные секунды! Это удобно и безопасно.

Использование подписания через eGov mobile на смартфоне

Благодаря этой новой технологии, процесс подписания документов на смартфоне становится максимально простым! Теперь не нужно разбираться как правильно загружать ЭЦП на смартфон, так как ЭЦП безопасно хранится в приложении eGov mobile.

Если в вашей компании много сотрудников, и не у всех есть доступ к компьютерам, то эта новая функция будет просто незаменима. Теперь все ваши коллеги смогут подписывать документы на смартфоне через приложение eGov mobile за несколько секунд. Процесс подписания на смартфоне выглядит так:

Шаг 1: Вы получаете уведомление о подписании на email, открываете его на смартфоне и выбираете «Подписать документ»

Шаг 2: Вас перебрасывает в приложение eGov mobile, где вы можете ознакомиться с документом и подписать его онлайн

Использование QR-подписания на компьютере

QR-подписание в разы сокращает время подписания и на компьютере, потому что не нужно запускать NCALayer и искать ЭЦП. Процесс выглядит следующим образом:

Шаг 1: Вы получаете документ на подписание в системе Договор24

Шаг 2: Выбираете способ подписания документа «Подписание через QR»

Шаг 3: Открываете приложение eGov mobile, нажимаете кнопку “eGov QR”

Шаг 4: Сканируете QR-код с экрана компьютера и подписываете документ!

Подписывайте документы онлайн за несколько секунд

Почему QR-подписание это удобно? Потому что теперь на подписание документов уходит несколько секунд! Процесс подписания договоров с клиентами, контрагентами ускоряется в несколько раз. В системе Договор24 нет лимита на подписание документов, при покупке тарифов всего от 12 000 тенге в месяц вы получаете полный безлимит на QR-подписание.

Узнайте подробнее о возможностях нового функционала, оставьте заявку на подключение QR-подписания в формах ниже:

Переписка СЭД

Ведите переписку с юридическими лицами внутри системы электронного документооборота

Переписка СЭД — это защищенный шлюз, через который юридические лица могут вести переписку друг с другом в системе Договор24. Шлюз гарантирует доставку писем и ответов, а также квитанций о получении писем. К переписке по СЭД подключены те юридические лица, у которых приобретен и подключен модуль “Канцелярия“.

Одним из основных преимуществ модуля переписки СЭД является удобство обработки входящей корреспонденции. Ответственный за прием и первичную обработку входящих писем, может быстро назначить исполнителя для работы с обращением (например отдел продаж или маркетинг) и перенаправить письмо им.

При этом письмо никогда не потеряется, всегда видна история работы с ним и на каком этапе оно сейчас находится. Это упрощает не только процесс обработки писем, но и его дальнейшее продвижение. Например если нужно что-то электронно согласовать с коллегами, перед отправкой ответа.

При этом вести переписку и отправлять письма можно как юридическим лицам, подключенным к системе электронного документооборота, так и обычным физическим лицам. При этом всегда будет доступна история всех писем, какие письма и документы были отправлены, каким менеджером и в какой срок.

Как подключить модуль

Активацию модуля переписки СЭД можно осуществить в “Главном меню” через вкладку “Настройки компании” → “Дополнительный функционал” → Модуль “Канцелярия” → “Настроить”. После этого необходимо подписать Политику конфиденциальности при помощи ЭЦП первого руководителя компании:

Как этим пользоваться

После подключения модуля, в личном кабинете при нажатии на синюю кнопку «Создать» появится пункт «Исходящее письмо»:

Далее, в открывшемся окне, необходимо указать получателя письма, а также заполнить обязательные поля для создания новой переписки: «Язык документа», «Вид документа», «Тип носителя», и другие.

После заполнения всех полей, необходимо обязательно приложить файл — в нем может содержаться письмо, которое вы направляете другому юрлицу, или иные файлы (копии документов, подтверждающих факты, которые вы излагаете в самом письме).

Для отправки письма его необходимо обязательно подписать и зарегистрировать (отправить). При этом подписать обращение может только первый руководитель или сотрудник с правом подписи юридического лица.

Вся входящая корреспонденция хранится в личном кабинете, ее можно найти в пунктах меню «Переписка» — «Входящие». Именно тут менеджер, ответственный за первичную обработку информации, может обрабатывать и перенаправлять обращения:

Узнать подробнее о работе переписки СЭД вы можете по этой ссылке, а также задать нам любой интересующий вопрос о подключении или работе нового функционала в формах ниже:

ЕСЭДО ГО — переписка с государственными органами

Что такое ЕСЭДО ГО

ЕСЭДО ГО — это Единая Система Электронного Документооборота с Государственными Органами Республики Казахстан, через которую юридические лица могут вести переписку с государственными органами РК и друг с другом. Система гарантирует доставку писем и ответов, а также квитанций о получении писем. Все государственные органы подключены к ЕСЭДО ГО и принимают письма в электронном формате.

Теперь в системе Договор24 реализован модуль «Переписка с ГО», подключив который, наши клиенты смогут вести переписку и обмениваться электронными документами с государственными органами.

Одним из основных преимуществ ЕСЭДО является время доставки писем, т.е. если ранее пробег бумажного отправления почты составлял по городу 4-5 рабочих дней, а при направлении в адрес государственных органов вне областного центра и районного уровней — не менее 15 суток, то на сегодняшний день доставка осуществляется за 10 минут.

Как подключить модуль

Чтобы стать участником системы ЕСЭДО ГО и иметь возможность отправлять и получать письма из государственных органов РК, необходимо подать письменную заявку либо электронное заявление через e-otinish в АО “НИТ”, указав полное наименование юридического лица и БИН. В ответе АО “НИТ” будет указан memberID (регистрационный номер в системе ЕСЭДО ГО).

Активацию модуля “Переписка с ГО” можно осуществить в “Главном меню” через вкладку “Настройки компании” → “Дополнительный функционал” → Модуль “Переписка с ГО” → “Настроить” (активацию может сделать только пользователь с ролью Владелец и с ЭЦП ЮЛ с шаблоном подписи первого руководителя организации):

Для активации необходимо переключить кнопку “Активировать интеграцию с ЕСЭДО”, далее ввести наименование и БИН компании, а также в поле «Идентификатор компании» ввести memberID, выданный АО “НИТ” при регистрации в ЕСЭДО ГО:

Как этим пользоваться

Всю переписку с государственными органами можно найти в главном меню в пункте «Переписка с ГО». Здесь же в главном меню можно создать новую переписку, нажав кнопку «Создать»:

Далее, в открывшемся окне, необходимо заполнить обязательные поля для создания новой переписки с государственными органами. Все поля с выпадающими вариантами автоматически синхронизируются с государственным справочником ЕНСИ («Единой системы нормативно-справочной информации»). Вы можете выбрать или начать набирать необходимое значение в полях «Получатель», «Должность», «Характер вопроса», «Язык документа», «Вид документа», а также «Тип носителя».

После заполнения всех полей, необходимо обязательно приложить файл — в нем может содержаться письмо, которое вы направляете в государственный орган, или иные файлы (ответы из других государственных органов, копии документов, подтверждающих факты, которые вы излагаете в самом письме).

Для отправки письма в государственный орган его необходимо обязательно подписать и зарегистрировать (отправить). При этом подписать обращение может только первый руководитель или сотрудник с правом подписи юридического лица.

После того, как письмо будет принято государственным органом, статус поменяется на «Доставлено» и в карточке документа появится «Уведомление-квитанция ЕСЭДО», в которой будет находится информация о движением вашего обращения в государственном органе. Вся информация, содержащаяся в квитанции, является официальной, сохраняется в ЕСЭДО ГО и может служить в качестве доказательной базы при возникновении спорных ситуаций.

Узнать подробнее о работе нового модуля «Переписка с ГО» вы можете по этой ссылке, а также задать нам любой интересующий вопрос о подключении или работе нового функционала в формах ниже:

Резолюция

Что такое резолюция

Резолюция — это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанный должностным лицом и содержащий принятое им решение. Это решение может касаться необходимости дальнейших действий или выражать отношение руководителя к информации в документе. По своей юридической силе резолюция на документе приравнивается к распорядительным документам.

Нужно отметить, что многие руководители частных компаний, особенно небольших, не любят издавать по любому поводу распорядительные документы. В таком случае устные распоряжения руководства не только становятся трудно исполняемыми, но и могут быть вовсе позабыты сотрудниками. Такая халатность очень часто становится причиной многих проблем и задержек в исполнении поручений. Кроме того, контроль исполнения документов в данном случае становится невозможен — нет распорядительных документов.

Выставление резолюции в электронном формате

При выставлении резолюции в бумажном виде обязательно необходимо участие секретаря, который сканирует документ и перенаправляет исполнителям. Использование же резолюции в электронном формате значительно увеличивает скорость и качество работы с документом:

Выставление задач в электронном виде
Не нужно сканировать и рассылать документ в бумажном виде, привлекать к участию секретаря. Исполнители автоматически получают уведомления о выставленных задачах
Контроль статуса выполнения в онлайн формате
Получайте уведомления и проверяйте статус выполнения поставленных задач в любой момент
Доступ ко всем данным и документам
Чтобы проверить корректное выполнение задачи, вы можете в несколько кликов просмотреть все прикрепленные материалы

Таким образом, руководитель сможет быстро выставлять задачи, получать уведомления и мониторить статус выполнения, а также анализировать эффективность производительности труда.

Как этим пользоваться

Функция выставления резолюции находится на странице подписания электронного документа. Здесь вы можете подробно описать Ваше задачу, приложить дополнительные материалы, а также назначить точные сроки выполнения и исполнителя резолюции. Более подробную инструкцию можно найти по ссылке.

Реестр сотрудников

Вся необходимая информация о сотрудниках в удобном виде

Как упростить работу с кадровой документацией? Ведение кадровой документации всегда подразумевает под собой работу с огромным количеством бумажных носителей. Необходимо запрашивать все документы у ответственного, сканировать их, заполнять одни и те же данные в нескольких местах, иногда пересылать документы между отделениями. Все это отнимает неприлично много времени и сил.

Как раз для решения этих проблем и упрощения работы кадровых специалистов мы создали в нашей системе электронного документооборота реестр и личные карточки сотрудников, которые позволяют хранить всю необходимую информацию и документацию о работниках компании в электронном виде. Минимальная работа с бумажными носителями, быстрота, удобство и… Новые возможности.

Новые возможности

Для каждого сотрудника теперь можно создавать личную карточку, которая является его личным делом. В неё можно вносить любую информацию о человеке: ФИО, дату рождения, должность, контактные данные и адрес, данные о членах семьи, банковские реквизиты, личную фотографию. Помимо этих данных, к карточке можно прикреплять все документы, которые числятся за данным работником: договор, резюме, допсоглашения, должностную инструкцию, приказы и любые иные.

Тем самым открыв личную карточку работника, можно моментально увидеть все необходимые данные в одном месте. Все такие карточки «складываются» в один общий реестр сотрудников, в котором можно фильтровать и искать данные по любым заполненным полям. И так, перечислим основные новые функции:

Создание электронных личных дел
Куда можно добавлять необходимую информацию о сотруднике
Привязывание документов к личным делам
Любые документы связанные с сотрудником добавляются к его карточке
Автоматическое использование заполненных данных
Любые заполненные данные и поля можно использовать в дальнейшем и автоматически «подтягивать» их при составлении документов, например реквизиты или рабочий график для табеля
Автоматическое создание общего реестра сотрудников
Возможность настраивать отображаемые поля для удобства пользования
Фильтрация данных в реестре
По отделам, должностям, наличию или отсутствию определенных документов, а также по любой другой заполненной информации для быстрого поиска
Экспорт реестра в трех форматах
Возможность экспорта реестра по заданным настройкам отображения и фильтрации

Как этим пользоваться

Мы постарались сделать реестр удобным и простым для наших пользователей. Вы можете самостоятельно настраивать отображаемые поля по своему усмотрению. Более подробную инструкцию можно найти по ссылке.

Что это такое и зачем нужно

Как этим пользоваться​

Автогенерация номеров

Автогенерация наименований

Как это настроить

Что такое групповое подписание?

Как этим пользоваться?

Как подключить модуль?

Новый функционал - замещение сотрудника

Новый функционал - отправка на доработку

Новый функционал - комментирование документов

Как это работает в системе Договор24

Что такое QR-подписание?

Использование подписания через eGov mobile на смартфоне

Использование QR-подписания на компьютере

Подписывайте документы онлайн за несколько секунд

Ведите переписку с юридическими лицами внутри системы электронного документооборота

Как подключить модуль

Как этим пользоваться

Что такое ЕСЭДО ГО

Как подключить модуль

Как этим пользоваться

Что такое резолюция

Выставление резолюции в электронном формате

Как этим пользоваться

Вся необходимая информация о сотрудниках в удобном виде

Новые возможности

Как этим пользоваться

Услуги

База знаний

Для пользователей

Контакты

При поддержке АО "НАРИ "QazInnovations"

Демо-доступ к сервису ЭДО Договор24

Демо-доступ к сервису ЭДО Договор24

Мы свяжемся с Вами в ближайшее время!

Мы свяжемся с Вами в ближайшее время!

Как этим пользоваться

Демо-доступ к
сервису ЭДО Договор24

Демо-доступ к
сервису ЭДО Договор24