Форма описи дел структурного подразделения организации (в соответствии с Правилами документирования 2023 года)

Случаи, когда применима форма описи дел структурного подразделения:

Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. На законченные делопроизводством дела составляются описи. Опись дел – это справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда (дела) и учета дел. Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Если компания имеет в своем составе несколько подразделений, такие описи составляются на дела в рамках каждого подразделения. При сдаче дел на архивное хранение документы всех подразделений объединяются в единую опись в рамках единого архивного учета организации. Опись дел структурного подразделения является, прежде всего, документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. 

Содержание описи дел структурного подразделения:

Форма описи дел структурного подразделения имеет утвержденную структуру и должна содержать:

• наименование подразделения;
• гриф утверждения руководителем подразделения;
• номер описи и период, за который она составлена;
• сведения о хранящихся делах, на которые составляется опись;
• подписи составителя и согласования.

Нормативное регулирование:

• Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»