Форма внутренней описи документов

Случаи, когда применима форма описи документов:

Внутренняя опись документов дела представляет собой учетный документ, который содержит полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием индексов, номеров, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией. В текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле. К примеру, без нее бывает весьма трудно найти нужный приказ. Для внутренней описи существует единая форма, установленная Правилами документирования. Внутренняя опись составляется чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение) сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.

Содержание описи документов:

Содержание документа утверждено в правилах документирования. Основные данные документа:

• номер дела, к которому составлена опись;
• индекс, дата, название документа, количество листов;
• подпись составителя описи.

Нормативное регулирование:

• Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»