Лист-заверитель дела (в соответствии с Правилами документирования 2023 года)

Ситуации, в которых применим лист-заверитель дела:

Лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела. Лист-заверитель дела также можно считать учетным документом. В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела. В процессе использования единиц хранения в случае необходимости в лист-заверитель могут вноситься нужные отметки. Форма листа-заверителя является единой для всех специалистов делопроизводства и утверждена Правилами документирования для всех видов организаций. При заполнении документа следует придерживаться содержания бланка и вносит записи в соответствии с полями. При правильно заполненном листе-заверителе упрощается учет и поиск необходимой информации в деле. Особенно важно правильно заполнять данный документ при сдаче в архив дел, которые, согласно требованиям, хранятся долгие годы. Например, кадровая документация, приказы о приеме и увольнении, сведения из которых могут потребоваться даже и через многие годы хранения дела.

Содержание документа:

Данная форма имеет утвержденную унифицированную структуру. В листе-заверителе дела отражаются следующие данные: 

• сведения об источнике дела;
• количество листов;
• разновидности документов и их количество;
• Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела;
• подпись составителя.

Нормативное регулирование:

• Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»