Уведомление об объяснении причин отсутствия на работе (в соответствии с Правилами документирования 2023 года)

Ситуация, при которой применимо Уведомление об объяснении причин отсутствия на работе:

• отсутствие Работника на работе без уважительной причины является дисциплинарным проступком. Отсутствие Работника фиксируется Актом об отсутствии работника на работе. После этого Работодатель обязан затребовать письменное объяснение от Работника до применения дисциплинарного взыскания. Данное объяснение (объяснительную записку от работника) можно затребовать в устном порядке, однако, в случае невозможности это сделать либо для наличия подтверждающих документов в будущем, желательно запросить письменно под расписку или направить по почте;

• отказ Работника от письменного объяснения не может служить препятствием для применения дисциплинарного взыскания. В случае отказа Работника дать указанное объяснение составляется соответствующий акт (Акт об отказе работника в даче объяснений по поводу отсутствия на работе);

• В соответствие с подпунктом 8) пункта 1 статьи 52 Трудового Кодекса РК,  отсутствие Работника на работе без уважительной причины в течение трех и более часов подряд за один рабочий день (рабочую смену), является основанием для расторжения трудового договора по инициативе Работодателя. Следует отметить, что  при этом расторжение должно производиться с соблюдением порядка применения дисциплинарного взыскания, предусмотренного статьями 65, 66 Трудового кодекса РК. Таким образом, своевременно направленное Работнику Уведомление об объяснении причин отсутствия на работе в будущем позволит избежать конфликтных ситуаций и будет служить одним из подтверждающих документов законности применения дисциплинарного взыскания;

Порядок оформления и вручения Уведомления об объяснении причин отсутствия на работе:

• составлен и подписан Акт об отсутствии работника на работе;

• оформлено и подписано представленное Уведомление об объяснении причин отсутствия на работе;

• Уведомление об объяснении причин отсутствия на работе, а при длящейся неявке Работника к нему необходимо приложить и Акт(ы) об отсутствии работника на работе (экземпляры Работника), может быть передано одним из нижеуказанных способов:

• ​нарочно под расписку на экземпляре уведомления Работодателя, при этом проконтролируйте, чтобы Работник указал фактическую (корректную) дату получения, подписал лично, а также самостоятельно прописал расшифровку своей подписи, т.е. фамилию, имя, отчество (при наличии) рукописным способом;

• по почте обязательно регистрируемым почтовым отправлением (заказным письмом с уведомлением) и, целесообразно, с подробной описью вложения, т.е. с перечнем направляемых документов. В результате у Работодателя должны быть:

• квитанция о приеме оператором почты уведомления к отправлению, а также опись вложения (при наличии), что подтверждает факт направления уведомления;

• расписка(и) о вручении уведомления адресату (ам), что подтверждает факт вручения уведомления;

Уведомление об объяснении причин отсутствия на работе регулируется:

• Трудовой кодекс  Республики Казахстан;

• иные нормативные правовые акты, регламентирующие, а также, связанные с данным правоотношением.