Должностная инструкция офис-менеджера

Ситуация, при которой применима Должностная инструкция Офис-менеджера:

Работодатель обязан знакомить Работника - Офис-менеджера с актами Работодателя, имеющими непосредственное отношение к работе (трудовой функции) Офис-менеджера. Основным из таких актов является Должностная инструкция Офис-менеджер​а. При этом должностные обязанности Офис-менеджера могут быть прописаны и непосредственно в трудовом договоре, и (или) в Должностной инструкции Офис-менеджера. При этом:

• Данная должностная инструкция Офис-менеджера разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Должностная инструкция Офис-менеджера подписывается Работником в момент оформления приема на работу (желательно ознакомить с ней Работника перед заключением трудового договора), а также в случае изменения должностных обязанностей. Подписанная должностная инструкция инструкция является исходным, решающим документом при возникновении спорных вопросов при осуществлении Офис-менеджером своей трудовой деятельности, о его квалификации, о соответствии занимаемой должности (например, в случае если Работодатель примет решение расторгнуть трудовые отношения с Офис-менеджером в связи с не соответствием его занимаемой им должности, то Должностная инструкция Офис-менеджера будет являться подтверждающим документом того, какие обязанности взял на себя Работник при подписании трудового договора) и т.п.

Порядок оформления Должностной инструкции Офис-менеджера:

• должностная инструкция Офис-менеджер​а может быть оформлена отдельным документом либо приложением к трудовому договору, в этом случае в ней указываются необходимые для приложения к трудовому договору реквизиты. Представленная должностная инструкция оформлена как отдельный документ;

• должностная инструкция Офис-менеджера утверждается общим собранием участников товарищества с ограниченной ответственностью, если уставом товарищества утверждение должностных инструкций не отнесено к компетенции иных органов товарищества (например, директора, генерального директора и т.п.). Представленная должностная инструкция оформлена как утвержденная иным органом товарищества - руководителем или иным уполномоченным лицом ;

• при необходимости Должностная инструкция Офис-менеджера согласовывается с подразделениями организации (кадровой службой, юридическим отделом и т.п.), содержит сведения о лице ее разработавшем;

• Офис-менеджер должен быть ознакомлен с должностной инструкцией Офис-менеджера, о чем ставится его подпись, и ему под роспись выдается второй оригинальный (заверенный) экземпляр документа.

Содержание Должностной инструкции Офис-менеджера:

Представленная Должностная инструкция Офис-менеджера имеет следующие разделы:

• Общие положения 

Указываются должность, подразделение куда относится должность, непосредственный руководитель и квалификационные требования, предъявляемые к данной должности, лица непосредственно ему подчиненные, функциональная специализация Офис-менеджера; ​

• Квалификационные требования

Указываются требования к должности Офис-менеджера, наличие у него определенных знаний, а также то чем в своей работе должен руководствоваться;

• Цели и задачи

Указываются основное назначение, роль и задачи Офис-менеджера в данной должности;

• Должностные обязанности

Указываются фактически выполняемые Офис-менеджером в данной должности обязанности с учетом его квалификации, навыков и т.п.;

• Права

Указывается какие права имеет Офис-менеджер в данной должности в ходе исполнения должностных обязанностей;

• Ответственность

Указываются случаи, за которые Офис-менеджер ​на данной должности несет ответственность при исполнении им должностных обязанностей и виды ответственности.

• Результат работы, эффективность и критерии оценки

Указываются конкретные результаты работы Офис-менеджера, показатели определяющие эффективность его работы;

• Система поощрений и мотивации (по усмотрению)

​Указывается система мотивации работы персонала, действующая в организации;

• Информационное взаимодействие (по усмотрению)​

Указывается внутреннее и внешнее информационное взаимодействие Офис-менеджер​а с иными лицами как в пределах, так и за пределами организации.

Должностная инструкция Офис-менеджера разработана в соответствии и с учетом положений нижеследующих нормативных правовых актов:

• подпункт 6) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса Республики Казахстан;

• Приказ министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан № 553 от 30 декабря 2020 года "Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих";