Новое в ЭДО №11. Внутренний документооборот - пользовательские документы, автомаршруты и оргструктура

Мы рады представить вам новый функционал в нашем сервисе – "Внутренний документооборот (ВДО)".

Это инструмент, который поможет вам быстрее и удобнее создавать, согласовывать и подписывать типовые документы внутри вашей организации.

Что такое ВДО и зачем он нужен?

ВДО – это комплекс возможностей, который автоматизирует процесс работы с документами, снижает количество рутинных операций и минимизирует риск ошибок. Теперь вам не нужно вручную отправлять файлы коллегам и следить за их статусом – система сделает это за вас!

Пример формирования документов с помощью Telegram Bot, ИИ и функций ВДО

Основные компоненты ВДО

Функционал ВДО основан на трех ключевых элементах:

1. Организационная структура – позволяет создать иерархию компании и распределить сотрудников по подразделениям.
2. Пользовательские формы – дает возможность легко формировать типовые и утвержденные документы в организации - приказы, служебные записки, заявки. Также можно применить для кадровых документов, договоров и других документов
3. Автомаршруты – автоматизируют процессы согласования и подписания документов.

Как это работает?

1. Настройка организационной структуры

• Создайте подразделения и прикрепите к ним сотрудников.
• Определите роли сотрудников в процессах согласования.
• Управляйте структурой компании в удобном интерфейсе.

2. Работа с формами

Ваши сотрудники создают документы в утвержденных форматах

• Создавайте документы на основе заранее подготовленных типовых шаблонов, которые утверждены в вашей организации.
• Используйте короткие пользовательские формы для быстрого заполнения и формирования документов
• Загружайте уже готовые документы и отправляйте их на подпись.

3. Автоматизация маршрутов согласования

Cистема сама определит нужного подписанта, а документ пройдет через всех необходимых руководителей.

• Задавайте правила автоматического движения документов между сотрудниками.
• Используйте гибкие шаблоны подписания.
• Включайте в маршруты не только конкретных сотрудников, но и целые подразделения и должности

Как это ускорит вашу работу?

• Экономия времени – документы подписываются и согласовываются автоматически.
• Прозрачность процессов – всегда можно отследить, на каком этапе находится документ.
• Гибкость и удобство – возможность настроить процессы под ваши задачи.

Узнайте подробнее перейдя по ссылке