Что такое электронный документооборот (ЭДО) в Казахстане?

Для чего нужен электронный документооборот (ЭДО)?

В Казахстане электронный документооборот (ЭДО) – это не просто модный тренд, а ключевой элемент в стратегии цифровизации страны. ЭДО представляет собой систему управления документацией, которая переводит все бумажные процессы в цифровой формат. Это означает, что создание, обмен, хранение и обработка документов происходит полностью в электронном виде.

В результате организации и государственные учреждения могут гораздо быстрее и эффективнее взаимодействовать друг с другом, а также с гражданами. Благодаря ЭДО, Казахстан делает огромный шаг вперед в области улучшения бизнес-процессов и государственного управления. Это не только ускоряет работу организаций, но и повышает прозрачность и безопасность обмена информацией.

Электронный документооборот, это не только удобство, но и необходимость в современном мире, где скорость и эффективность обработки информации играют ключевую роль. ЭДО позволяет организациям перейти от традиционных бумажных документов к их электронным аналогам, значительно упрощая и ускоряя процесс обмена информацией. Это означает, что весь процесс от создания до подписи документа может быть выполнен за считанные минуты, не выходя из офиса.

ЭДО обеспечивает не только скорость, но и повышает точность и безопасность документооборота, минимизируя риски, связанные с человеческим фактором и потерей документов. Применение ЭДО в организациях вносит революционные изменения в процессы управления и хранения документации. А это значительно сокращает физическое пространство, необходимое для хранения бумаг. Также ЭДО позволяет быстро найти необходимую информацию, что упрощает подготовку к проверкам, составление отчетов, организацию клиентской истории..

Принципы работы электронного документооборота (ЭДО)

Электронный документооборот в Казахстане строится на современных принципах цифровизации и безопасности. Основой этой системы является электронный документ – цифровой эквивалент традиционного бумажного документа, который имеет такую же юридическую силу, благодаря использованию электронной цифровой подписи (ЭЦП).

ЭЦП – это уникальный цифровой код, который гарантирует подлинность документа и подтверждает личность подписанта, делая электронные документы надежными и защищенными от подделок.

Важную роль в системе ЭДО играет Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан (НУЦ РК), который занимается выдачей и контролем ЭЦП, обеспечивая тем самым безопасность и юридическую значимость электронного обмена документами.

Среди участников электронного документооборота в Казахстане государственные органы, компании, а также индивидуальные предприниматели. Они используют ЭДО для обмена документами, что позволяет ускорить процессы утверждения, согласования и выполнения различных операций.

Виды электронного документооборота (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) в современном бизнесе представляет собой разнообразные формы взаимодействия, каждая из которых служит определенным целям и задачам. Наиболее распространенные это внутренний и внешний ЭДО. Внутренний ЭДО касается обмена документами внутри одной организации, обеспечивая эффективное взаимодействие между отделами и сотрудниками.

Это позволяет упростить множество процедур, от учета рабочего времени до управления корпоративными ресурсами. С другой стороны, внешний ЭДО связывает разные организации, что критически важно для оперативного сотрудничества с партнерами, клиентами и государственными структурами, ускоряя процессы, связанные с заключением договоров, согласованием условий и выполнением заказов.

Кроме того, ЭДО состоит из следующих блоков: кадровый, юридический, финансовый и классический  и т.д. Ниже остановимся на каждом из них.

1. Кадровое делопроизводство предназначено для управления кадровыми процессами, включая заявления работников, учетные документы и приказы.
2. Юридические документы - это возможность управлять юридическими документами, включая договоры и доверенности.
3. Финансовые операции – данный блок позволяет управлять финансовыми документами, такими как счета на оплату, счета-фактуры и Акты выполненных работ (АВР).
4. Классический документооборот. Этот блок предоставляет возможность управления различными типами документов, включая исходящую корреспонденцию, входящую корреспонденцию, внутренний документооборот и организационно-распорядительные документы.

Плюсы и минусы электронного документооборота (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) преобразует традиционные бизнес-процессы, принося ряд значительных преимуществ, но также предполагает определенные риски.

Преимущества ЭДО:

1. Сокращение расходов: Экономия на бумаге, печати и физическом хранении документов, что особенно как для крупных организаций, так и для малого и среднего бизнеса в условиях повышения цен на офисную бумагу, принтеры и чернила.
2. Ускорение процессов: Быстрый обмен информацией улучшает коммуникацию внутри компании и с внешними партнерами.
3. Повышение точности и безопасности данных: Снижение риска человеческих ошибок и потери документов.

Единственный риск при использовании ЭДО - это кибератака или компьютерный инцидент, возникновение которого сведено к минимуму. А если устройство пользователя надёжно защищено, то бояться нечего. Выбор подходящего решения для ЭДО требует учета этих факторов для обеспечения максимальной эффективности и безопасности бизнес-процессов.

Узнать подробнее про электронный документооборот можно по ссылке.