Кадровый документооборот в организации в Казахстане

Кадровый документооборот, по статистике, составляет более половины всей бумажной работы в организации. Это отнимает много времени, требует высокой доли внимания при систематизации и хранении. В наше время, когда каждая минута на счету, кадровый электронный  документооборот (КЭДО) может существенно оптимизировать кадровую работу. Представьте: все кадровые документы, от заявлений до личных дел сотрудников, могут быть аккуратно упакованы в одну электронную систему. И можно забыть о горах бумаг и бесконечных папках. 

Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой инструмент для эффективного управления документацией и кадровыми процессами в организации. Кадровые документы создаются, подписываются и хранятся в системе электронного документооборота без распечатки, подшивки и отрыва сотрудников от работы  для подписания очередного приказа. 

Основными преимуществами КЭДО являются:

• Организация работы без бумаги. Законодательство Республики Казахстан регулирует и поддерживает ведение большинства документов в электронном формате, минимизируя необходимость бумажного архива. Это позволяет не только экономить финансовые ресурсы, но и существенно оптимизирует временные затраты. 

• Минимизация кадровых трудозатрат. Электронный документооборот существенно уменьшает объем операционных задач кадровых специалистов, освобождая время для более стратегических задач. Это позволяет повысить продуктивность кадровой службы и существенно облегчает работу с кадрами при ее отсутствии. 

• Удобное взаимодействие с работниками на “удаленке”. Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) обеспечивают эффективное, быстрое и легкое взаимодействие с дистанционными сотрудниками, облегчая обмен документами на расстоянии. Например, система ЭДО от Договор24 позволяет подписать любой документ даже с телефона за пару минут.  Отсутствует необходимость в пересылке документов по почте, что опять же, экономит время и финансы. 

• Укрепление корпоративной культуры. Электронный документооборот повышает лояльность сотрудников, а также ускоряет процесс найма персонала. Сотрудник, как и специалист кадровой службы, видит подписанные им документы, что повышает доверие к руководству компании и делает внутренние процессы максимально прозрачными. 

• Отслеживание статуса документов. Системы ЭДО позволяют сотрудникам легко отслеживать статусы своих документов, обеспечивая своевременное выполнение необходимых действий. Также ЭДО существенно ускоряет процессы согласования и подписания документов, что исключает лишние переговоры, совещания и уточнения статусов задач со стороны заинтересованных лиц. 

• Исключение ошибок человеческого фактора. Автоматизация документооборота минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором, делая обработку документов более надежной и эффективной. Документы не потеряются, не испортятся и не окажутся “подшитыми” не в ту папку или не в тот архив. 

Таким образом, КЭДО является неотъемлемым инструментом для достижения максимальной эффективности и продуктивности в кадровом управлении современной организации.

Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат?

Кадровый документооборот в организациях состоит из множества процессов, и почти все из них можно перевести в электронный формат, что значительно упростит и ускорит работу отдела кадров. Рассмотрим основные виды кадровых документов в соответствии с Трудовым кодексом РК и возможность их цифровизации.

Прием сотрудника:

• Трудовой договор: Основа трудовых отношений, может быть эффективно переведен в электронный формат и подписан с использованием электронной подписи.

• Заявление о приеме: Инициирующий документ, который также может быть использован в электронном формате..

• Приказ о приеме: В ряде систем ЭДО может автоматически создаваться после одобрения заявления о приеме и/или подписания трудового договора.

• Соглашение об обработке персональных данных: Важно для соблюдения норм о конфиденциальности, подходит для электронного формата.

• Регистрация в ЕСУТД: В момент подписания трудового договора, некоторые системы ЭДО автоматически интегрируются с порталом hr.enbek.kz и позволяют своевременно внести данные в систему учета.

• Договор о материальной ответственности: Может быть электронным, с обеспечением юридической силы через электронную цифровую подпись.

Перевод сотрудника:

• Заявление на перевод: Электронный формат упрощает подачу и обработку заявлений. 

• Приказ на перевод: Автоматизированное создание приказа после одобрения заявления. 

• Дополнительное соглашение: Электронная форма упрощает процесс внесения изменений в трудовой договор.

Отпуск сотрудника:

• График отпусков: Электронные системы позволяют удобно планировать и отслеживать отпуска. 

• Заявления на отпуск: Легко подаются и обрабатываются в электронном виде. 

• Приказы о предоставлении отпуска: Автоматическое создание приказов на основании заявлений.

Это далеко не полный список всех кадровых документов, которые можно перенести в электронный формат. Сюда также можно добавить командировочные документы, расчет и оформление сверхурочной работы, оформление социального отпуска или больничного.

Благодаря возможности подписывать документы онлайн на смартфоне, доступ к электронному подписанию имеют все сотрудники, включая тех, кто работает без стационарного компьютера. Это позволяет эффективно перевести почти весь кадровый документооборот в электронный формат.

Этапы внедрения КЭДО

Когда компания решает перейти на цифровой кадровый документооборот, перед ней стоят следующие ключевые этапы: 

1. Выбор системы: Определите наиболее подходящую систему ЭДО, учитывая размер компании, специфику, бюджет и другие факторы. 

2. Разработка плана внедрения: Создайте детализированный план внедрения системы, учитывая особенности организации и определяя ответственных и сроки. 

3. Внедрение системы: Произведите установку и настройку системы, импорт данных и настройку доступов. 

4. Обучение сотрудников: Обеспечьте адаптированное обучение персонала для эффективного использования системы. 

5. Поддержка и обслуживание: Поддерживайте систему, обеспечивая регулярные обновления и техническую поддержку. 

Эти шаги помогут легко внедрить кадровый электронный документооборот в деятельность компании!