Кадровый документооборот в организации в Казахстане
Кадровый документооборот, по статистике, составляет более половины всей бумажной работы в организации. Это отнимает много времени, требует высокой доли внимания при систематизации и хранении. В наше время, когда каждая минута на счету, кадровый электронный документооборот (КЭДО) может существенно оптимизировать кадровую работу. Представьте: все кадровые документы, от заявлений до личных дел сотрудников, могут быть аккуратно упакованы в одну электронную систему. И можно забыть о горах бумаг и бесконечных папках.
Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой инструмент для эффективного управления документацией и кадровыми процессами в организации. Кадровые документы создаются, подписываются и хранятся в системе электронного документооборота без распечатки, подшивки и отрыва сотрудников от работы для подписания очередного приказа.
Основными преимуществами КЭДО являются:
-
Организация работы без бумаги. Законодательство Республики Казахстан регулирует и поддерживает ведение большинства документов в электронном формате, минимизируя необходимость бумажного архива. Это позволяет не только экономить финансовые ресурсы, но и существенно оптимизирует временные затраты.
-
Минимизация кадровых трудозатрат. Электронный документооборот существенно уменьшает объем операционных задач кадровых специалистов, освобождая время для более стратегических задач. Это позволяет повысить продуктивность кадровой службы и существенно облегчает работу с кадрами при ее отсутствии.
-
Удобное взаимодействие с работниками на “удаленке”. Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) обеспечивают эффективное, быстрое и легкое взаимодействие с дистанционными сотрудниками, облегчая обмен документами на расстоянии. Например, система ЭДО от Договор24 позволяет подписать любой документ даже с телефона за пару минут. Отсутствует необходимость в пересылке документов по почте, что опять же, экономит время и финансы.
-
Укрепление корпоративной культуры. Электронный документооборот повышает лояльность сотрудников, а также ускоряет процесс найма персонала. Сотрудник, как и специалист кадровой службы, видит подписанные им документы, что повышает доверие к руководству компании и делает внутренние процессы максимально прозрачными.
-
Отслеживание статуса документов. Системы ЭДО позволяют сотрудникам легко отслеживать статусы своих документов, обеспечивая своевременное выполнение необходимых действий. Также ЭДО существенно ускоряет процессы согласования и подписания документов, что исключает лишние переговоры, совещания и уточнения статусов задач со стороны заинтересованных лиц.
-
Исключение ошибок человеческого фактора. Автоматизация документооборота минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором, делая обработку документов более надежной и эффективной. Документы не потеряются, не испортятся и не окажутся “подшитыми” не в ту папку или не в тот архив.
Таким образом, КЭДО является неотъемлемым инструментом для достижения максимальной эффективности и продуктивности в кадровом управлении современной организации.
Какие кадровые документы можно перевести в электронный формат?
Кадровый документооборот в организациях состоит из множества процессов, и почти все из них можно перевести в электронный формат, что значительно упростит и ускорит работу отдела кадров. Рассмотрим основные виды кадровых документов в соответствии с Трудовым кодексом РК и возможность их цифровизации.
Прием сотрудника:
-
Трудовой договор: Основа трудовых отношений, может быть эффективно переведен в электронный формат и подписан с использованием электронной подписи.
-
Заявление о приеме: Инициирующий документ, который также может быть использован в электронном формате..
-
Приказ о приеме: В ряде систем ЭДО может автоматически создаваться после одобрения заявления о приеме и/или подписания трудового договора.
-
Соглашение об обработке персональных данных: Важно для соблюдения норм о конфиденциальности, подходит для электронного формата.
-
Регистрация в ЕСУТД: В момент подписания трудового договора, некоторые системы ЭДО автоматически интегрируются с порталом hr.enbek.kz и позволяют своевременно внести данные в систему учета.
-
Договор о материальной ответственности: Может быть электронным, с обеспечением юридической силы через электронную цифровую подпись.
Перевод сотрудника:
-
Заявление на перевод: Электронный формат упрощает подачу и обработку заявлений.
-
Приказ на перевод: Автоматизированное создание приказа после одобрения заявления.
-
Дополнительное соглашение: Электронная форма упрощает процесс внесения изменений в трудовой договор.
Отпуск сотрудника:
-
График отпусков: Электронные системы позволяют удобно планировать и отслеживать отпуска.
-
Заявления на отпуск: Легко подаются и обрабатываются в электронном виде.
-
Приказы о предоставлении отпуска: Автоматическое создание приказов на основании заявлений.
Это далеко не полный список всех кадровых документов, которые можно перенести в электронный формат. Сюда также можно добавить командировочные документы, расчет и оформление сверхурочной работы, оформление социального отпуска или больничного.
Благодаря возможности подписывать документы онлайн на смартфоне, доступ к электронному подписанию имеют все сотрудники, включая тех, кто работает без стационарного компьютера. Это позволяет эффективно перевести почти весь кадровый документооборот в электронный формат.
Этапы внедрения КЭДО
Когда компания решает перейти на цифровой кадровый документооборот, перед ней стоят следующие ключевые этапы:
-
Выбор системы: Определите наиболее подходящую систему ЭДО, учитывая размер компании, специфику, бюджет и другие факторы.
-
Разработка плана внедрения: Создайте детализированный план внедрения системы, учитывая особенности организации и определяя ответственных и сроки.
-
Внедрение системы: Произведите установку и настройку системы, импорт данных и настройку доступов.
-
Обучение сотрудников: Обеспечьте адаптированное обучение персонала для эффективного использования системы.
-
Поддержка и обслуживание: Поддерживайте систему, обеспечивая регулярные обновления и техническую поддержку.
Эти шаги помогут легко внедрить кадровый электронный документооборот в деятельность компании!
-
В современном мире, где цифровые технологии становятся неотъемлемой частью нашей жизни, важность безопасного и надежного способа подписания документов становится все более востребованной. Один из распространенных методов — подпись договоров через СМС. Такой подход может показаться удобным и быстрым решением, но на деле скрывает в себе множество рисков.
-
В настоящее время какие-либо серьезные поправки в области использования электронного документооборота (ЭДО) и электронной цифровой подписи на уровне Парламента Республики Казахстан не рассматриваются. Однако, глядя на ситуацию с эволюцией и развитием электронно-цифровой отрасли, можно предположить: чего примерно ожидать в этой сфере предпринимателям в ближайшем будущем.
-
ЭЦП - это электронно-цифровая подпись, которая имеет такую же юридическую силу как и подпись от руки. Использование ЭЦП позволяет подписывать документы электронно, тем самым значительно ускоряя работу с документами. В Казахстане есть несколько способов получения ЭЦП онлайн - с помощью портала egov.kz и мобильного приложения eGov mobile.
-
Осенью 2022 года в Казахстане была представлена новая технология для электронного подписания документов, использующая QR-коды. Сначала эта технология была доступна исключительно для органов государственного управления, однако сейчас она стала доступна для всех компаний и предпринимателей в Казахстане.
-
Системы управления электронным документооборотом (СЭД) представляют собой программные решения, доступные для установки на локальные компьютеры или использующиеся как облачные сервисы, которые не требуют установки. Они широко используются в организациях для улучшения процесса обмена документами, как внутри самой компании, так и с внешними сторонами.
-
Кадровый документооборот, по статистике, составляет более половины всей бумажной работы в организации. Это отнимает много времени, требует высокой доли внимания при систематизации и хранении. В наше время, когда каждая минута на счету, кадровый электронный документооборот (КЭДО) может существенно оптимизировать работу.
-
Давайте разберёмся, в чём суть ЭДО, как устроена система электронного документооборота и как она вливается в жизнь компании. Мы также заглянем за кулисы и узнаем о тех загвоздках и задачах, с которыми приходится сталкиваться организациям, когда они переходят на электронный документооборот.
-
В Казахстане электронный документооборот – это не просто тренд, а ключевой элемент в стратегии цифровизации страны. ЭДО представляет собой систему управления документацией, которая переводит все бумажные процессы в цифровой формат. В статье рассмотрим- что такое ЭДО и какие плюсы он приносит в жизнь предпринимателей.
-
Автор:26.11.2020 11:552212
Онлайн-подписание посредством электронно-цифровой подписи на сегодняшний день является одним из наиболее безопасных способов заключения сделок. Однако, бывают ситуации, когда из-за несоблюдения простых правил безопасности в интернете владельцем ЭЦП, риски всё же возникают. Какие и как из исключить- читайте в статье.
-
Нельзя не отметить тот момент, что в нынешних условиях пандемии, когда большая часть госслужащих и работников компаний переведена на дистанционную работу, электронный документооборот, показал свое преимущество, необходимость и скорость исполнения поставленных задач