Цифровой кодекс Казахстана 2026: что изменилось в электронном документообороте и что нужно сделать бизнесу

С 9 июля 2026 года в Казахстане начал действовать Цифровой кодекс, заменивший Закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Это масштабная реформа: фокус законодательства сместился с самого наличия сертификата подписи на юридическую чистоту, безопасность и прозрачность всего процесса электронного документооборота (ЭДО).  

Многие компании продолжают вести внутренний и внешний документооборот по старым регламентам. Разбираемся, чем это грозит, что изменилось и как перестроить работу с документами без юридических и финансовых рисков.

Чем опасна работа по устаревшим правилам ЭДО?

Если регламенты внутри бизнеса устарели, электронный документ из инструмента оптимизации превращается в прямую точку уязвимости. Бизнес рискует не просто получить замечание регулятора, а потерять деньги по спорным сделкам и остаться без доказательств в суде.

Без адаптации внутренних процессов под новые требования, привычный документооборот несет серьезные уязвимости:

• Оспаривание сделок: если порядок подписания и полномочия сотрудника не зафиксированы по новым правилам, контрагент или работник может успешно оспорить факт заключения договора.

• Потеря доказательств в суде: если система ЭДО не ведет неизменяемый журнал событий и не фиксирует метку времени, суд вправе отказать в признании электронных файлов доказательствами.

• Штрафы и проверки: ужесточились требования к кибербезопасности и хранению персональных данных (ПДн).

• Саботаж сотрудников: без закрепления обязанности работать в СЭД в трудовых договорах персонал может законно отказаться подписывать приказы и кадровые документы онлайн.

5 ключевых новшеств Цифрового кодекса для бизнеса

ЭЦП на файле больше не защищает компанию сама по себе. Цифровой кодекс превратил ЭДО из обычного способа пересылки документов в строгий юридический контур. Если в системе нет точного времени, нарушен порядок выдачи прав или ключ передавался коллеге - документ может потерять силу в суде, а сделка рискует быть признанной недействительной.

1. Единый статус электронного документа. Документ защищен законом на всем жизненном цикле - от согласования до архивного хранения (при условии неизменяемости и защиты данных).

2. Отмена «автоподписей» для сделок. Автоматические подписи систем допускаются только для логов и системных уведомлений. Договоры, акты и приказы должны подписываться исключительно личной ЭЦП уполномоченного лица.

3. Строгий запрет на передачу ЭЦП. Передача флешки или ключа с паролем третьим лицам (например, директором бухгалтеру) запрещена. Законный путь - выпуск персональной рабочей ЭЦП сотрудника с закреплением полномочий приказом или доверенностью.

4. Масштабный перевод в «цифру». В электронный вид можно перевести практически всю первичку, договоры, ЛНА и трудовые соглашения. Исключения составляют только документы с обязательным нотариальным удостоверением, госрегистрацией либо прямым законодательным требованием к бумажному носителю.

5. Стандарты электронных доказательств (Audit Log и TSA). Юридическая сила документа опирается на точную метку времени (TSA), независимый журнал действий пользователей (Audit Log) и возможность выгрузки файла без потери криптографических свойств.

3 контура документов: что можно переводить в цифру

Переход на ЭДО не означает, что компания может одним днем перевести вообще все существующие бумаги в электронный вид без разбора. Законодательство разделяет документацию по степени юридической ответственности, требованиям к хранению и каналам сдачи.

Ключевой принцип для компании: перед внедрением ЭДО всю корпоративную документацию необходимо четко разложить по трем контурам юридической значимости - что закрывается типовым сервисом, где нужны интеграции и спецучет, а что по-прежнему требует физической бумаги.

• Полностью электронный вид: договоры (поставка, аренда, NDA, услуги), допсоглашения, акты выполненных работ, накладные, счета на оплату, служебные записки, внутренние приказы, электронные доверенности юрлица.

• Электронный вид с дополнительными обязательствами:

  • Трудовые договоры и допсоглашения - обязательна регистрация в ЕСУТД.

  • Документы длительного хранения (75 лет) - требуют спецрежима архивации и миграции форматов (рекомендуется гибридное хранение).

  • Счета-фактуры - оформляются через госсистему ИС ЭСФ.

  • Договоры ВЭД - требуют учета валютного законодательства и регламентов обслуживающего банка.

• Остаются на бумаге или в спецучете: сделки с обязательным нотариальным заверением, регистрацией недвижимости, векселя, госсекреты, отдельные акты расследования несчастных случаев и трудовые книжки.

Внутренние документы: что внедрить и изменить

Если правила работы в СЭД не закреплены во внутренних регламентах и трудовых договорах под личную роспись, сотрудники имеют законное право игнорировать электронные приказы и требовать бумагу. Чтобы ЭДО имел законную силу, работодателю недостаточно просто подключить систему - требуется утвердить внутренний контур:

1. Принять локальные акты:

   • Приказ о вводе ЭДО;

   • Положение об электронном документообороте;

   • Политику кибербезопасности и Политику защиты персональных данных;

   • Матрицу полномочий и Регламент работы с ЭЦП.

2. Актуализировать кадровые документы (под личную подпись):

   • Правила трудового распорядка (ПТР): закрепить порядок ознакомления с приказами и задачами через СЭД.

   • Трудовые договоры и должностные инструкции: прямо прописать обязанность использовать ЭЦП и указать корпоративные учетные данные. Это защитит от саботажа и позволит привлекать к ответственности за неисполнение обязанностей (замечание, выговор, расторжение ТД; денежные штрафы как дисциплинарное взыскание по ТК РК запрещены).

Управление ключами ЭЦП и безопасность

С осени 2026 года ЭЦП сотрудника рассматривается как цифровой эквивалент доверенности. Чтобы исключить риски, управление подписями должно стать прозрачным и регламентированным процессом:

• Делегирование без передачи ключа: руководитель не отдает свой ключ, а через систему наделяет доверенного сотрудника (HR/IT-делегата) правами администрирования заявок на выпуск ключей.

• Контроль увольнений: отзыв сертификата ЭЦП сотрудника в НУЦ РК и блокировка в СЭД должны происходить в день увольнения (пункт обходного листа).

• Информационная безопасность: закрытые ключи работников не должны храниться на серверах компании. Базы данных и бэкапы с персональными данными казахстанцев обязаны физически находиться на территории РК (Закон «О персональных данных»).

Как подготовить компанию к новым требованиям?

Чтобы упростить подготовку, специалисты Dogovor24.kz разработали подробный гид «Цифровой кодекс 2026: переход на электронное согласование и подписание документов».

В нём разобраны вопросы юридической силы электронных документов, оформления внутренних регламентов, использования ЭЦП сотрудниками, обмена с контрагентами, информационной безопасности и долговременного хранения электронных архивов.

Вывод: Переход на Цифровой кодекс - это не просто смена бумажного документооборота на электронный, а выстраивание единого юридического и технического периметра компании. Своевременное обновление регламентов защитит бизнес от судебных споров, признания сделок недействительными и штрафов регуляторов. Хотите узнать подробнее о системе ЭДО? Перейдите по ссылке