СЭД (система электронного документооборота) в Казахстане

Что такое СЭД (система электронного документооборота)?

Системы управления электронным документооборотом (СЭД) представляют собой программные решения, доступные для установки на локальные компьютеры или использующиеся как облачные сервисы, которые не требуют установки. Они широко используются в организациях для улучшения процесса обмена документами, как внутри самой компании, так и с внешними сторонами.

Обмен документами осуществляется благодаря электронно-цифровым подписям (ЭЦП), которые обеспечивают документам законную силу. Организации, внедрившие электронные системы для документооборота, отмечают уменьшение времени, затрачиваемого на обработку и подготовку документов, на 80%. Это обеспечивает более быструю передачу информации как внутри компании, так и во время взаимодействия с бизнес-партнерами, и помогает существенно снизить затраты на печать, бумагу и услуги доставки.

С помощью СЭД можно эффективно создавать, модифицировать и отправлять различные документы с юридической значимостью в электронном формате, при этом строго соблюдая все законодательные нормы и требования Республики Казахстан.

Тенденции современных систем электронного документооборота

В связи с увеличивающимся спросом на цифровые технологии со стороны бизнеса, происходит трансформация систем управления документооборотом (СЭД). Многие крупные предприятия уже осуществили оптимизацию своих документационных процессов и теперь сосредотачиваются на уменьшении затрат времени на стандартные операции и внедрении цифровых решений в новых областях, таких как управление человеческими ресурсами.

Существующие классические СЭД недостаточны для полного решения этих задач. Следовательно, современные системы документооборота интегрируют умные сервисы, которые облегчают повседневные задачи, например:

• автоматизация регистрации приходящих документов и запросов с авто-заполнением в системе;
• автоматическое формирование назначений и задач на основании официальных документов и приказов.

Эта синергия классических и интеллектуальных функций в СЭД формирует новое поколение систем, которые удовлетворяют потребности предприятий различных сфер.

Требования к современным СЭД

Большинство организаций предпочитают использовать стандартные, «коробочные» версии систем электронного документооборота. Эти системы обычно требуют меньше затрат на внедрение по сравнению с персонализированными решениями. Хотя такие СЭД предлагают универсальные функции, их можно адаптировать под специфические требования бизнеса, что облегчает процесс организации работы с документами в компаниях любой отрасли.

Обычно внедрение СЭД, будь то через программное обеспечение или как облачный сервис, осуществляется без сложностей. Однако главное требование к системе – это её способность выполнять множество различных функций, что является важным аспектом при её выборе. Задачи, которые должна выполнять система управления документами, включают:

• Обработку входящей документации, её регистрацию и распределение;
• Упорядоченное хранение и управление файлами в цифровом архиве;
• Подготовку отчетов для аналитических целей;
• Наблюдение за выполнением поручений, связанных с документами;
• Распределение рабочих задач среди команды и контроль сроков исполнения;
• Разграничение доступа и контроль безопасности.

Возможность интегрировать СЭД с другими информационными системами может также играть решающую роль при её выборе.

Законодательная база для СЭД в Казахстане

В Казахстане деятельность, связанная с электронным документооборотом и электронными подписями, регламентируется несколькими ключевыми законодательными актами. На 2023 год к основным из них относятся:

1. Закон Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи". Этот закон определяет правовые основы использования электронных документов и электронных цифровых подписей, включая их юридическую значимость, порядок создания, обработки и хранения.
2. Закон Республики Казахстан "Об информатизации". Закон регламентирует вопросы, связанные с созданием, использованием и защитой информационных систем, а также прописывает положения о государственных информационных ресурсах и системах.
3. Закон Республики Казахстан "О персональных данных и их защите". Этот закон важен для регулирования обработки и защиты персональных данных в системах электронного документооборота.

Эти законы устанавливают правовую основу для функционирования систем электронного документооборота, определяя правила их создания, использования, а также меры по обеспечению безопасности и конфиденциальности информации. Важно отметить, что законодательство может изменяться, поэтому для получения актуальной информации рекомендуется обращаться к последним версиям законов и консультациям с юристами.

Этапы внедрения СЭД

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) является сложным, но выполнимым процессом, который включает не только выбор и установку соответствующего программного обеспечения, но также переход всех бизнес-процессов на электронный формат, обучение персонала и настройку системы под специфические потребности предприятия. Общая последовательность шагов при внедрении СЭД может быть такой:

1. Проведите анализ существующих бизнес-процессов в Вашей организации, определите, как обрабатываются документы, оцените нормативные документы и их обработку, выявите возможные уязвимости для их улучшения в рамках электронного делопроизводства;
2. Выберите подходящее IT-решение, установите требуемое программное обеспечение, адаптируйте его или интегрируйте с уже используемыми системами, возможно, с привлечением IT-специалистов;
3. Проведите тестирование и оценку СЭД, начните пробную эксплуатацию системы;
4. Подготовьте и проведите обучение сотрудников работе с новой системой электронного документооборота.

Узнайте подробнее про СЭД от Договор24 или закажите консультацию наших специалистов. Мы поможем вам подобрать лучшее решение, а также разработаем нормативные документы, касающиеся перехода на электронную документацию, включая цели, задачи,правила доступа и обработки документов в СЭД. Наши специалисты сделают все, чтобы сделать процесс перехода на СЭД максимально комфортным.