Как внедрить электронный документооборот (ЭДО или СЭД) в организацию?

Давайте разберёмся, в чём суть ЭДО, как устроена система электронного документооборота и как она вливается в жизнь компании. Мы также заглянем за кулисы и узнаем о тех загвоздках и задачах, с которыми приходится сталкиваться организациям, когда они переходят на электронный документооборот.

И так, для чего нужен ЭДО и как это работает?

Электронный документооборот (ЭДО) — это как личный цифровой помощник для ваших бумаг и отчётов. Он преобразует всю бумажную волокиту в эффективный электронный формат, делая обмен документами внутри фирмы, с бизнес-партнерами и государственными органами лёгким и быстрым. Вот чем полезна система электронного документооборота (СЭД):

• Служит структурированным хранилищем для всех ваших документов, где они безопасно хранятся, легко сортируются и удобно редактируются.
• Надёжно охраняет ваши секреты с помощью шифрования и индивидуальных уровней доступа для каждого сотрудника.
• Упрощает контроль за тем, как персонал справляется со своими задачами.
• Облегчает процесс согласования и отправки документов, делая его скоростным и надежным.
• Дает возможность найти любой документ в электронном архиве всего за пару кликов.
• Сокращает расходы на курьерские услуги, оргтехнику и канцелярию.
• Освобождает время сотрудников канцелярии, финансовых, юридических и HR отделов и ассистентов руководителей от рутинных задач.

В СЭД встроены функции для учета, регистрации и контроля за всеми процессами по работе с документами в организации. Эти системы неустанно совершенствуются, становясь ещё удобнее и многофункциональнее.

Какие документы необходимы для перехода на ЭДО

Для успешного перехода на систему электронного документооборота рекомендуем корректно подготовить документацию. Это обеспечит плавное внедрение системы в повседневную деятельность компании. Вот перечень необходимых документов:

• Положение об ЭДО: Основной документ, определяющий правила и процедуры работы  внутри организации.
• Приказ о переходе на ЭДО и назначении ответственного лица: Официальный документ, запускающий процесс перехода и определяющий ответственного за его реализацию.
• Приказ о создании новой должности или расширении обязанностей сотрудников: Этот документ необходим для формализации изменений в структуре персонала и обязанностях сотрудников, связанных с внедрением.
• Должностная инструкция ответственного за ЭДО: Описывает конкретные задачи и ответственность лица, ответственного за функционирование и управление СЭД в компании.
• Политика информационной безопасности: Ключевой документ, обеспечивающий защиту данных и информации в процессе электронного документооборота.

Кстати получить перечень всех этих документов с ссылками на заполненные шаблоны можно оставив заявку по этой ссылке.

Этапы внедрения СЭД

Переход на электронный документооборот в компании — это процесс, к которому нужно подойти с умом и терпением. Вот этапы этого процесса простыми словами:

1. Поставить цели и задачи: сначала определяем, что хотим улучшить в нашем документообороте. Может быть, это сокращение затрат или облегчение работы отделов.
2. Проанализировать нынешнюю систему: Здесь мы исследуем текущую систему делопроизводства: какие документы есть, как они перемещаются по компании, и соответствуют ли  сложившиеся порядки законам.
3. Оптимизировать делопроизводство: Если в нашем документообороте есть беспорядок, пора приводить всё в соответствие с новыми правилами и регламентами.
4. Создать план автоматизации: Здесь мы решаем, как будет выглядеть будущая система ЭДО. Как будут двигаться документы по маршруту согласований, как будут проходить согласования и отправка документов.
5. Доработать ПО: Большинство компаний покупают готовую СЭД, а при необходимости заказывают дополнительные функции. А у крупных фирм могут быть свои уникальные системы, созданные специально для них.
6. Внедрить ЭДО: Теперь настраиваем рабочие места, связываем пользователей и устанавливаем уровни доступа. Если система ЭДО интегрируется с другим ПО, например, с «1С», то здесь она встраивается в уже используемые программы.
7. Обучить Сотрудников: На последнем этапе проводим тренинги, пишем инструкции и памятки, чтобы каждый смог уверенно работать в новой системе ЭДО.

Вот так, шаг за шагом, и происходит магия перехода на электронный документооборот!

Проблемы и сложности возникающие при внедрении

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в компании может сопровождаться препятствиями. Давайте посмотрим на основные "западни".

• Сопротивление персонала. Иногда сотрудники, особенно из старшего поколения, не так быстро принимают новые технологии. Чтобы облегчить этот переход, начните с молодых работников, пишите понятные инструкции и, если нужно, переставляйте кадры.
• Незаинтересованность руководства. Если начальство не воодушевленно на изменения, сложно ожидать энтузиазма от команды. Лидеры должны быть примером в использовании СЭД.

Решив эти две небольшие сложности на пути к электронному документообороту, компания выходит на новый уровень эффективности и порядка. Узнайте подробнее о системе ЭДО Договор24 и оставьте заявку на консультацию - наши специалисты помогут вам в решении задач цифровизации!