Как внедрить электронный документооборот (ЭДО или СЭД) в организацию?
Давайте разберёмся, в чём суть ЭДО, как устроена система электронного документооборота и как она вливается в жизнь компании. Мы также заглянем за кулисы и узнаем о тех загвоздках и задачах, с которыми приходится сталкиваться организациям, когда они переходят на электронный документооборот.
И так, для чего нужен ЭДО и как это работает?
Электронный документооборот (ЭДО) — это как личный цифровой помощник для ваших бумаг и отчётов. Он преобразует всю бумажную волокиту в эффективный электронный формат, делая обмен документами внутри фирмы, с бизнес-партнерами и государственными органами лёгким и быстрым. Вот чем полезна система электронного документооборота (СЭД):
- Служит структурированным хранилищем для всех ваших документов, где они безопасно хранятся, легко сортируются и удобно редактируются.
- Надёжно охраняет ваши секреты с помощью шифрования и индивидуальных уровней доступа для каждого сотрудника.
- Упрощает контроль за тем, как персонал справляется со своими задачами.
- Облегчает процесс согласования и отправки документов, делая его скоростным и надежным.
- Дает возможность найти любой документ в электронном архиве всего за пару кликов.
- Сокращает расходы на курьерские услуги, оргтехнику и канцелярию.
- Освобождает время сотрудников канцелярии, финансовых, юридических и HR отделов и ассистентов руководителей от рутинных задач.
В СЭД встроены функции для учета, регистрации и контроля за всеми процессами по работе с документами в организации. Эти системы неустанно совершенствуются, становясь ещё удобнее и многофункциональнее.
Какие документы необходимы для перехода на ЭДО
Для успешного перехода на систему электронного документооборота рекомендуем корректно подготовить документацию. Это обеспечит плавное внедрение системы в повседневную деятельность компании. Вот перечень необходимых документов:
- Положение об ЭДО: Основной документ, определяющий правила и процедуры работы внутри организации.
- Приказ о переходе на ЭДО и назначении ответственного лица: Официальный документ, запускающий процесс перехода и определяющий ответственного за его реализацию.
- Приказ о создании новой должности или расширении обязанностей сотрудников: Этот документ необходим для формализации изменений в структуре персонала и обязанностях сотрудников, связанных с внедрением.
- Должностная инструкция ответственного за ЭДО: Описывает конкретные задачи и ответственность лица, ответственного за функционирование и управление СЭД в компании.
- Политика информационной безопасности: Ключевой документ, обеспечивающий защиту данных и информации в процессе электронного документооборота.
Кстати получить перечень всех этих документов с ссылками на заполненные шаблоны можно оставив заявку по этой ссылке.
Этапы внедрения СЭД
Переход на электронный документооборот в компании — это процесс, к которому нужно подойти с умом и терпением. Вот этапы этого процесса простыми словами:
- Поставить цели и задачи: сначала определяем, что хотим улучшить в нашем документообороте. Может быть, это сокращение затрат или облегчение работы отделов.
- Проанализировать нынешнюю систему: Здесь мы исследуем текущую систему делопроизводства: какие документы есть, как они перемещаются по компании, и соответствуют ли сложившиеся порядки законам.
- Оптимизировать делопроизводство: Если в нашем документообороте есть беспорядок, пора приводить всё в соответствие с новыми правилами и регламентами.
- Создать план автоматизации: Здесь мы решаем, как будет выглядеть будущая система ЭДО. Как будут двигаться документы по маршруту согласований, как будут проходить согласования и отправка документов.
- Доработать ПО: Большинство компаний покупают готовую СЭД, а при необходимости заказывают дополнительные функции. А у крупных фирм могут быть свои уникальные системы, созданные специально для них.
- Внедрить ЭДО: Теперь настраиваем рабочие места, связываем пользователей и устанавливаем уровни доступа. Если система ЭДО интегрируется с другим ПО, например, с «1С», то здесь она встраивается в уже используемые программы.
- Обучить Сотрудников: На последнем этапе проводим тренинги, пишем инструкции и памятки, чтобы каждый смог уверенно работать в новой системе ЭДО.
Вот так, шаг за шагом, и происходит магия перехода на электронный документооборот!
Проблемы и сложности возникающие при внедрении
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в компании может сопровождаться препятствиями. Давайте посмотрим на основные "западни".
- Сопротивление персонала. Иногда сотрудники, особенно из старшего поколения, не так быстро принимают новые технологии. Чтобы облегчить этот переход, начните с молодых работников, пишите понятные инструкции и, если нужно, переставляйте кадры.
- Незаинтересованность руководства. Если начальство не воодушевленно на изменения, сложно ожидать энтузиазма от команды. Лидеры должны быть примером в использовании СЭД.
Решив эти две небольшие сложности на пути к электронному документообороту, компания выходит на новый уровень эффективности и порядка. Узнайте подробнее о системе ЭДО Договор24 и оставьте заявку на консультацию - наши специалисты помогут вам в решении задач цифровизации!
-
В современном мире, где цифровые технологии становятся неотъемлемой частью нашей жизни, важность безопасного и надежного способа подписания документов становится все более востребованной. Один из распространенных методов — подпись договоров через СМС. Такой подход может показаться удобным и быстрым решением, но на деле скрывает в себе множество рисков.
-
В настоящее время какие-либо серьезные поправки в области использования электронного документооборота (ЭДО) и электронной цифровой подписи на уровне Парламента Республики Казахстан не рассматриваются. Однако, глядя на ситуацию с эволюцией и развитием электронно-цифровой отрасли, можно предположить: чего примерно ожидать в этой сфере предпринимателям в ближайшем будущем.
-
ЭЦП - это электронно-цифровая подпись, которая имеет такую же юридическую силу как и подпись от руки. Использование ЭЦП позволяет подписывать документы электронно, тем самым значительно ускоряя работу с документами. В Казахстане есть несколько способов получения ЭЦП онлайн - с помощью портала egov.kz и мобильного приложения eGov mobile.
-
Осенью 2022 года в Казахстане была представлена новая технология для электронного подписания документов, использующая QR-коды. Сначала эта технология была доступна исключительно для органов государственного управления, однако сейчас она стала доступна для всех компаний и предпринимателей в Казахстане.
-
Системы управления электронным документооборотом (СЭД) представляют собой программные решения, доступные для установки на локальные компьютеры или использующиеся как облачные сервисы, которые не требуют установки. Они широко используются в организациях для улучшения процесса обмена документами, как внутри самой компании, так и с внешними сторонами.
-
Кадровый документооборот, по статистике, составляет более половины всей бумажной работы в организации. Это отнимает много времени, требует высокой доли внимания при систематизации и хранении. В наше время, когда каждая минута на счету, кадровый электронный документооборот (КЭДО) может существенно оптимизировать работу.
-
Давайте разберёмся, в чём суть ЭДО, как устроена система электронного документооборота и как она вливается в жизнь компании. Мы также заглянем за кулисы и узнаем о тех загвоздках и задачах, с которыми приходится сталкиваться организациям, когда они переходят на электронный документооборот.
-
В Казахстане электронный документооборот – это не просто тренд, а ключевой элемент в стратегии цифровизации страны. ЭДО представляет собой систему управления документацией, которая переводит все бумажные процессы в цифровой формат. В статье рассмотрим- что такое ЭДО и какие плюсы он приносит в жизнь предпринимателей.
-
Автор:26.11.2020 11:552212
Онлайн-подписание посредством электронно-цифровой подписи на сегодняшний день является одним из наиболее безопасных способов заключения сделок. Однако, бывают ситуации, когда из-за несоблюдения простых правил безопасности в интернете владельцем ЭЦП, риски всё же возникают. Какие и как из исключить- читайте в статье.
-
Нельзя не отметить тот момент, что в нынешних условиях пандемии, когда большая часть госслужащих и работников компаний переведена на дистанционную работу, электронный документооборот, показал свое преимущество, необходимость и скорость исполнения поставленных задач