Какие тенденции и нововведения ожидаются в области ЭДО и ЭЦП в Казахстане в ближайшие годы

В настоящее время какие-либо серьезные поправки в области использования электронного документооборота (ЭДО) и электронной цифровой подписи на уровне Парламента Республики Казахстан не рассматриваются. Однако, глядя на ситуацию с эволюцией и развитием электронно-цифровой отрасли, можно предположить: чего примерно ожидать в этой сфере предпринимателям в ближайшем будущем.

Что уже имеется в сфере ЭДО на сегодняшний день

Еще примерно дет десять назад было сложно поверить в то, что компанию можно открыть буквально за пять минут. Было сложно поверить в то, что нам не придется обмениваться бумажными документами, неделями ждать подписанные экземпляры договоров, что под бумажный архив не придется выделять целую комнату.

«Десять лет назад я какое-то время училась и работала в другом государстве. И в то время для получения какой-то несущественной справки, мне приходилось потратить несколько дней и проехать больше половины города, выстаивать в очередях, чтобы собрать кучу документов ради одной бумажки. В Казахстане тогда как раз появился и активно внедрялся egov.kz. И я безумно гордилась нашими технологиями, которые уже тогда позволяли существенно сэкономить время. А сейчас мы можем не только оформить какие-то услуги, но и подписать документы в любое время из любого места, просто имея телефон. Это здорово, потому что существенно экономит время и деньги. Даже не помню, когда последний раз приходилось покупать бумагу и заправлять принтер»,- прим. автора.

На сегодняшний день в Казахстане действует множество нормативно-правовых актов, регулирующих электронный документооборот: Закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. Регулирование электронного документооборота находит отклики практически во всех кодексах, в законодательстве о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, в инструкциях по работе нотариусов и судов, в правовых актах по документированию.

Уже на сегодняшний день лицензии, акты на право собственности, технические паспорта, судебные решения, свидетельства о регистрации и многие другие документы представлены именно в виде электронных документов. То же самое и в сфере бухгалтерского учета: уже не нужно бегать за поставщиками или клиентами, чтобы обменяться счет-фактурой или актом выполненных работ- достаточно зайти на портал ЭСФ и выставить электронный-счет фактуру или ЭАВР. Даже в сфере государственных закупок с каждым днем всё сложнее представить бумажные документы.  И всё это закреплено законодательными актами. Была внедрена возможность получения цифровой подписи удаленно, а также в консульских учреждениях за рубежом. То есть государство активно поддерживает развитие электронного документооборота повсеместно. В настоящее время даже рассматривается законопроект Цифрового кодекса РК, который в том числе будет регулировать и некоторые вопросы документооборота. И если для предпринимателей и физических лиц ЭДО- это удобство и экономия ресурсов, то для государства также есть свои плюсы в виде контролируемости. Эта контролируемость позволяет:

• Снизить теневую экономику
• Пресечь коррупционные схемы
• Вести прозрачную статистику
• Оптимизировать затраты государства на проверки и на те же ресурсы

Таким образом, можно предположить, что востребованность ЭДО будет расти всё больше и больше.

Чего можно ожидать в будущем

Несмотря на то, что до сих пор многие предпочитают вести документооборот «по старинке», скорее всего рано или поздно все откроют для себя электронный документооборот: кто-то из-за экономии и удобства, а кто-то потому что того будет требовать время. Далее рассмотрим по сферам: какие изменения могут последовать в ближайшем будущем.

В сфере корпоративных и партнерских отношений

Каждая компания стремится оптимизировать и экономить свои ресурсы. Потому что экономия- это тоже своего рода доход. И используя ЭДО можно оптимизировать прибыль компании до 40%, если отказаться от затрат на канцелярские товары, оргтехнику, курьерские и почтовые услуги.  Помимо экономии, электронный документооборот отражается на скорости подписания документов и исполнения обязательств.

«Недавно консультировала одного предпринимателя. Он занимается транспортной экспедицией и пожаловался, что сканы с двумя подписями не имеют юридической силы и никем не принимаются, а ожидание бумажного экземпляра занимает столько времени, что перевозка уже будет никому не нужна. И тогда я рассказала ему про электронный документооборот. Скорость оформления сделок с контрагентами сократилась с двух недель до нескольких часов»,- прим.автора.

Неоднозначная ситуация с обменом сканами и сообщениями, конечно, тоже имеет место быть и рассматривается Гражданским кодексом как соблюдение письменной формы сделки. Однако, при возникновении конфликта, перетекающего в судебную плоскость, сторонам еще нужно доказать, что они действительно имели волеизъявление на заключение сделки. Поэтому ЭДО с четко закрепленной в Законе нормой о равнозначности цифровой подписи собственноручной однозначно выигрывает. Некоторые системы ЭДО предлагают даже согласование условий документа в онлайн-режиме, что избавляет от необходимости делать массивные протоколы разногласий или регулярно вносить правки в файл договора.

Таким образом, ожидается, что всё больше и больше предпринимателей начнут заключать сделки в электронном формате: это удобно, легитимно, не требует дополнительных доказываний, а самое главное- безопасно. Никакой недобросовестный контрагент не сможет поменять листы, сделать дописки. А если очень захочется «по старинке»- документ всегда можно распечатать из системы.

В сфере налогов и бухгалтерского учета

Уже сейчас сдать налоговую отчетность, подать налоговое заявление и закрыть финансовую сторону сделки можно онлайн. Пока еще сопроводительные накладные, электронные счета-фактуры и акты выполненных работ являются обязательными не для всех категорий предпринимательства. Однако, есть все основания полагать, что в ближайшем будущем только такая форма документа (оформленная через портал ИС ЭСФ) станет обязательной и применимой для всех. Комитет государственных доходов также не скрывает данного факта.

Однако, на сегодняшний день остается открытым для физических действий вопрос с урегулированием налоговых уведомлений. Предприниматели, к которым по каким-то причинам не смогли попасть представители органов государственных доходов, вынуждены до сих пор приходить в налоговую с пакетом правоустанавливающих документов, договором на право нахождения по юридическому адресу. При этом и здесь появляется лояльность: во-первых, налоговые органы планируется ограничить от запроса документов, имеющихся в электронных базах данных, а во-вторых исключить требование о предоставлении именно нотариального договора аренды, если он зарегистрирован в уполномоченных органах. То есть вполне возможно, что скоро даже для встречи с налоговиками будет достаточно пройти через биометрию от Digital ID и не посещать УГД, выставившее уведомление.

В настоящее время сложно сказать: как конкретно будут расширены условия применения ЭДО и в целом использования баз данных госорганов в готовящемся Налоговом кодексе, однако, как минимум, к переходу на обмен «первичкой» с контрагентами желательно начинать уже сейчас.

В сфере трудовых отношений

В 2020 году в сферу кадрового делопроизводства пришла Единая система учета трудовых отношений. И она продолжает развиваться каждый день. Если изначально нам приходилось загружать данные из трудового договора на портал Enbek.kz, то сейчас мы имеем возможность:

• Заключить трудовой договор напрямую на портале
• Внести сведения о социальных отпусках без сохранения заработной платы
• Получить достаточную информацию о работнике из государственных баз данных
• Направить работника на обучение на курсах
• Предоставить отчетность и запросы в орган занятости

И всё перечисленное не является исчерпывающим и ЕСУТД продолжает наполняться новыми функциями. Вполне возможно, что вскоре полное ведение кадрового делопроизводства перейдет на данный онлайн-сервис. Однако, на сегодняшний день кадровые специалисты до сих пор вынуждены «бегать» за работниками для подписания какого- либо акта работодателя, собирать личные дела, хранить архив. В то же время, объем кадровой документации на одного сотрудника состоит в среднем из 40 документов. И когда приходит проверка из трудовой инспекции, оказывается, что часть документов не подписана, не систематизирована, возможно даже вовсе утрачена. И за ненадлежащим образом подписанный или отсутствующий документ компания получает штраф.

Плюс ко всему, с развитием интернета, возможностей удаленной работы, во многих компаниях возникают трудовые отношения с работниками их множества городов и стран. И подписание документов с дистанционными работниками снова упирается в колоссальное время и финансы. В таком случае работодатели вынуждены фактически допускать работников к работе без заключения трудового договора, снова совершая нарушение и попадая под штрафы.

Использование ЭДО в кадровом делопроизводстве избавляет практически от всех перечисленных проблем вне зависимости от штата сотрудников. Электронный документооборот позволяет своевременно заключить все необходимые договоры и соглашения, ознакомить сотрудников с приказом, при этом сохраняя все подписанные документы в соответствии с действующей номенклатурой дел в системе. При визите инспектора будет достаточно открыть ему доступ к документам.

В сфере судебной системы

В судебной практике, электронные документы принимаются в учет наравне с бумажными. Более того существуют даже Правила технического применения средств подачи документов в суды в форме электронного документа, их регистрации, обработки, ознакомления с ними, утвержденные Приказом Руководителя Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарат Верховного Суда Республики Казахстан) от 9 июня 2018 года № 6001-18-7-6/188.

С 2020 года судебные процессы проводятся преимущественно онлайн. И даже судебные акты выносятся в форме электронных документов.

Исключением, когда суды истребуют бумажные версии являются случаи сверки скан-копий, прикрепленных в «Судебном кабинете» при подаче заявлений с оригиналом.

Однако, учитывая появление такой услуги в сфере нотариата как «Изготовление протокола обеспечения доказательств», а также то, что как было сказано выше, предприниматели всё чаще выбирают электронный документооборот, предоставление бумажных документов может постепенно стать неактуальным.

В сфере бытовых услуг и отношений

В настоящее время посредством электронного документооборота можно выдать согласие супругу или партнеру на заключение сделки, выписать доверенность через систему E-notary. При этом разработчики не отрицают, что в последующем, перечень услуг будет только расширяться. Это значит, что вполне вероятно, в этот перечень услуг смогут войти и договоры между физическими лицами. Учитывая, что регистрация прав на недвижимое имущество на сегодняшний день происходит в удаленном проактивном режиме, то в ближайшем будущем может даже не потребоваться визит к нотариусу. Будет достаточно забрать у продавца правоустанавливающие документы, созвониться с нотариусом и дождаться уведомления о регистрации.

В настоящее время посредством банковской ЭЦП и биометрии аналогичная схема происходит при переоформлении транспортных средств.

Таким образом ЭДО может начать применяться во многих сферах деятельности: при прокате оборудования, при составлении договоров займа между физическими лицами, при оформлении гарантийных талонов на технику и т.д.

Единственной отраслью, которая пока недостаточно готова к переходу на электронные цифровые документы, все еще остается банковский сектор. По тем или иным причинам, несмотря на использование ЭДО во внутренних корпоративных процессах, большинство банков отказывают клиентам в приеме документов, подписанных электронно-цифровой подписью. Однако, в настоящее время Национальным банком РК уже готовится проект постановления, который позволит отказаться от предоставления в финансовые организации излишних документов и исключить необоснованные отказы в приеме документов, подписанных посредством ЭДО.

Это значит, что в ближайшее время и эта сфера будет включена во всеобщее развитие и применение ЭДО.

Подводя итоги, можно повториться с мыслью, которая была заявлена в начале статьи. Развитие электронного документооборота происходит повсеместно, всё больше предпринимателей узнает о легитимности и удобстве процессов. В систему ЭДО внедряются биометрические технологии. Таким образом, прогресс неизбежен.

А узнать подробнее об ЭДО Вы можете по ссылке.