Как заключить договор на дистанционную работу, если работник уже дома?

Еще 17 марта Министерство труда и социальной защиты населения настоятельно рекомендовало работодателям Казахстана перевести на дистанционную работу всех сотрудников, которые могут работать удаленно. Однако не все руководители организаций успели это сделать. И уже 19 марта иногородние работники не смогли попасть в Алматы и Нур-Султан для выполнения своих трудовых обязанностей. 

Более 75% компаний допустило перевод своих работников на так называемый аутсорс. Но оформить это надлежащим образом смогли не все. Как же сделать это правильно? 

Проверьте трудовой договор

С развитием технологий, многие компании еще около 10 лет назад начали использовать в своих типовых договорах оговорку о том, что документы, представленные сторонами в подписанной сканированной форме, имеют юридическую силу до их замены оригиналом. 

Если же подобного условия в договоре с работником нет, читайте далее. 

Обмен документами по почте

Подпункт 81 пункта 1 ст 1 Трудового кодекса содержит следующую норму: уведомление - это письменное заявление работника или работодателя либо заявления, поданные иным способом (посредством курьерской почты, почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты и иных информационно-коммуникационных технологий). 

В то же время, ст. 2 ТК РК гласит, что  трудовое законодательство Республики Казахстан основывается на Конституции Республики Казахстан и состоит из настоящего Кодекса, законов Республики Казахстан и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан.

Обращаясь к гражданскому законодательству, в части раздела, регулирующего сделки, получим ответ на основании ст. 152 ГК РК о том, что  письменная форма сделки совершается на бумажном носителе или в электронной форме. Также допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.

Таким образом, можно предположить, что трудовой договор- это сделка между работодателем и работником в рамках трудовых правоотношений и ее изменение допускается в электронной форме.

С 1 января 2016 года письменная форма сделки может совершаться не только на бумажном носителе, но и в электронной форме. Согласно статье 152 ГК к совершению сделки в письменной форме приравнивается, если иное не установлено законодательством или соглашением сторон, обмен письмами, телеграммами, телефонограммами, телетайпограммами, факсами, электронными документами, электронными сообщениями или иными документами, определяющими субъектов (то есть сторон договора) и содержание их волеизъявления.

Если стороны договора обменялись офертой и акцептом в форме электронных сообщений (например, по электронной почте (e-mail)), из которых явно следует волеизъявление сторон о заключении договора на указанных условиях, то это означает, что договор считается заключенным. При этом обязательно нужно обратить внимание на то, что сторонами оговорены существенные условия договора, а также отсутствует требование какой-либо стороны придать договору иную форму, чем уже оформленную электронную форму договора.

Еще лучше обстоят дела у тех работодателей, которые используют Единую систему регистрации трудовых договоров: там можно внести изменения сразу, а стороны могут подписать такое соглашение при помощи своей ЭЦП, никак не обмениваясь документами.

Как оформить перевод на дистанционную работу без присутствия сторон? 

Перевод на дистанционную работу, согласно норм ТК РК, не требует получения согласия работника. Поэтому, достаточно лишь направить уведомление любым способом почтовой связи, в том числе и электронной почтой. Одновременно можно будет прикрепить и дополнительное соглашение об изменении условий труда, и приказ,

 В случае с курьерской почтой всё еще проще: стороны сразу обмениваются документами с “живыми” подписями и печатями. Единственный минус- пересылка по такой почте занимает существенное время, но позволяет сразу оформить соглашение сторон по принципу “как надо”. Однако при взаимодействии сторон посредством курьерской почты, можно указать в дополнительном соглашении конкретный срок, когда работник приступает к работе дистанционно и не волноваться о длительной доставке корреспонденции. 

На заметку: обязательно сохраняйте уведомления о приеме письма на почте и скриншоты, подтверждающие направление документов работнику электронно. В случае возникновения каких-либо споров, это может сыграть огромную роль в судебном процессе, если таковой возникнет. 

Подробнее с информацией по теме можно ознакомится в новом пакете от Договор24- Антикризисный: Оформление сотрудников в связи с изменением условий работы.