Дистанционная работа: как проконтролировать, оплатить и защитить себя от безделья работника?
Что не так с правовым регулированием дистанционной работы?
Трудовой кодекс в части ст. 138 признает дистанционную работу как особую форму трудовых отношений и определяет ее как выполнение работником обязанностей вне места расположения работодателя с применением в процессе работы информационно-коммуникационных технологий. Указанная статья определяет обязанность работодателя предоставить работнику средства и оборудование для работы либо оплатить использование работником своих средств, а также возлагает на стороны необходимость определить учет рабочего времени по своему усмотрению.
Правовое регулирование дистанционной работы ограничивается только приведенной нормой и поскольку такой режим работы в достаточной мере не определен законодательством, его внедрение в организации приводит к возникновению множества вопросов: Как и зачем учитывать рабочее время? Как рассчитать зарплату? Как понять, что работник действительно выполнял свои обязанности?
Отсутствие контроля может привести к убыткам!
Когда в организации внедряется дистанционный режим работы, возникает риск, что работник не будет надлежащим образом выполнять свои обязанности, а платить ему зарплату придется в полном объеме, как и при работе в помещении работодателя (ст. 46 ТК РК).
Для минимизации такого риска, законодателем в ст. 138 ТК РК было определено, что для работников, занятых на дистанционной работе, устанавливается фиксированный учет рабочего времени, особенности контроля за которым определяются в трудовом договоре.
Отсюда вытекает вопрос: Какие же методы учета рабочего времени наиболее эффективны и как правильно описать их в соглашении с работником?
Отчет о проделанной работе
Как это работает?
Работник, с определенной регулярностью составляет и направляет работодателю отчет о проделанной работе, с перечнем дел, которые были выполнены им на протяжении определенного промежутка времени (например, восьмичасового рабочего дня). В случае, когда такой отчет соответствует ожиданиям работодателя, в табеле учета рабочего времени работника, проставляется соответствующее количество отработанных часов.
Какие риски имеет и как их минимизировать?
Существует вероятность, что работник может указать в отчете невыполненную задачу либо создать ложное впечатление, что какое-либо из запланированных дел потребовало длительного исполнения, в то время как на самом деле решить задачу можно было гораздо быстрее.
Чтобы сократить риск возникновения такой ситуации, можно предпринять следующие действия:
Определить в часах или минутах норматив выполнения каждой поставленной перед работником задачи, исходя из того времени, которое он тратил на решение аналогичных рабочих вопросов, находясь «на виду». В таком случае, при превышении норматива, работнику потребуется предоставить объективные доказательства того, почему на выполнение такой же задачи дистанционно, ему потребовалось больше времени.
Закрепить обязанность работника предоставлять документальное подтверждение проделанной работы. Таким подтверждением могут служить: разработанные документы и материалы, скрин-шоты, записи разговоров и т.п. Такой подход позволит снизить вероятность возникновения в отчетах невыполненных задач.
Как описать в соглашении к трудовому договору?
В первую очередь важно разработать форму отчета о проделанной работе и оформить ее как Приложение к дополнительному соглашению. При этом в редакции соглашения указать подобный текст: «Работник обязуется ежедневно, не позднее 19:00 каждого рабочего дня, предоставлять работодателю Отчет о проделанной работе по форме Приложения №___ к настоящему соглашению (договору) с приложением подтверждающих документов».
Переход на нефиксированную оплату труда
Как это работает?
Данный способ может служить не только способом контроля и оптимизации расходов при дистанционной работе, но и послужить методом мотивации для работника. В данном случае работник будет получать заработную плату исключительно пропорционально проделанной работе.
Выражаться нефиксированная оплата может в разных вариантах: фиксированная оплата за выполнение конкретной задачи, процент от прибыли, полученной организацией в результате выполнения обязанностей работником, установление минимальной фиксированной и бонусной частей и т.п.
Какие риски имеет и как их минимизировать?
Для применения такого метода расчетов с работником, потребуется изменить условия оплаты труда, для чего следует соблюсти установленную законодательством процедуру: уведомить работника об изменении условий оплаты труда не менее, чем за 15 календарных дней, получить его согласие, издать приказ и описать новые условия оплаты в дополнительном соглашении, а если в компании действует положение об оплате труда, внести изменения и в него.
Существует риск, что работник может не согласиться с таким предложением. Тогда трудовой договор можно расторгнуть по основанию пп.2 п.1 ст. 58 ТК РК.
Однако, если работник обратится в суд с иском о восстановлении на работе и работодатель не сможет подтвердить, что изменение в оплате труда являлось важной и исключительной мерой, высока вероятность, что суд примет сторону работника.
Также следует обратить внимание на учет работы, за которую производится сдельная или процентная оплата и определить способ подсчета совершенных работником действий.
Как описать в соглашении к трудовому договору?
Процедура изменения условий оплаты труда уже описана выше. При оформлении дополнительного соглашения указывается: «Работнику устанавливается (сдельная оплата труда из расчета 1000 тг за одну оформленную заявку (документ), сдельная оплата труда из расчета 10% от стоимости реализованного им за месяц товара и т.п.). При этом количество (заявок, документов, продаж и т.п.) определяются исходя из (сведений из базы данных заявок, оплаченных клиентами счетов, разработанных документов и т.п.)
Применение современных технологий
В настоящее время на рынке цифровых услуг несложно найти программное обеспечение для учета рабочего времени. Оно может быть установлено на телефон работника либо на его компьютер. Суть работы подобных приложений заключается в том, что они способны фиксировать длительность звонков, осуществлять запись переговоров, учитывать время работы за компьютером с периодической съемкой экрана и формировать полученные данные в готовый отчет. К числу таких программ можно отнести такие как Time Docter, Kickidler, StaffCop и другие.
Какие риски имеет и как их минимизировать?
Некоторые из подобных программ имеют функцию ручного удаления записей либо скрин-шотов экрана, при этом вместе с удалением подобных файлов может быть и удалена часть рабочего времени. Однако, это является по большей мере риском работника и способно мотивировать его не отвлекаться на посторонние задачи.
Следующий риск относится непосредственно к работодателю. В процессе сохранения фиксирующих материалов в программе, в отчете может появиться информация, являющаяся конфиденциальной и не обязательно записанной в течение рабочего времени. В таком случае работодателю важно незамедлительно избавиться от подобных записей и снимков. При этом, не в ущерб учтенного рабочего времени работника, даже если его личные данные попали в отчет в процессе выполнения трудовых обязанностей.
Минимизацией рисков в данном случае станет подбор программы, которая обеспечит эффективную работу и не будет ущемлять прав и интересов обеих сторон.
Как описать в соглашении к трудовому договору?
Данный способ учета рабочего времени является наиболее надежным и простым. Поэтому его оформление также наиболее просто. Редакция документа об изменении условий труда может выглядеть следующим образом: «Учет рабочего времени Работника производится при помощи программного обеспечения «Название», устанавливаемого на телефон/компьютер Работника». Чтобы исключить вероятность возникновения споров о несогласии Работника или Работодателя с данными отчета программы, можно дополнительно определить порядок разрешения таких споров, например: «В случае несогласия стороны трудового договора с данными отчета, выгруженного из программы «Название программы», стороны вправе произвести сверку рабочего времени в ручном режиме».
Самое главное при выборе способа учета рабочего времени
Вы можете выбрать любой из предложенных способов контроля за действиями работника в рабочее время, в том числе и применить их все в совокупности либо придумать свой.
Но важно помнить, что выбранный способ (-ы) становится юридически значимым и обязательным для исполнения только после подписания сторонами дополнительного соглашения, содержащего подробное описание подхода к учету рабочего времени.
-
События последних дней очень сильно отразились на всех сферах бизнеса. Мародеры и лица с низкой социальной ответственностью не щадили ничего на своем пути и не задумывались о последствиях для предпринимателей. И на сегодняшний день остается открытым вопрос: кто ответит за причиненные убытки, возместит ущерб и восстановит имущество. Проанализируем ситуацию вместе в данной статье.
-
“05” января 2022 года, на фоне массовых беспорядков, Указами Президента Республики Казахстан Касым-Жомарта Токаева введен режим чрезвычайного положения в Республике Казахстан. Так, ЧП введено до 00 часов 00 минут 19 января 2022 года. Чем происходящее грозит предпринимателям, что делать с сотрудниками и обязательствами и как минимизировать риски- читайте в статье.
-
На заседании межведомственной комиссии по недопущению распространения коронавируса, прошедшем 22 июня 2021 года была выдвинута рекомендация по ограничению работы сотрудников сферы обслуживания и производства, не вакцинированных от коронавирусной инфекции и не имеющих ПЦР-тестирования с отрицательным результатом в рамках срока действия такого результата. Данная новость вызвала неоднозначную реакцию среди предпринимателей, имеющих сотрудников. Что делать работодателям и как реагировать на ситуацию юридически грамотно- расскажем в статье.
-
Автор:29.05.2020 19:101662
Режим чрезвычайного положения в стране прекратил свое действие 11 мая 2020 года. А это значит, что неисполнение обязательств с этой даты уже нельзя считать обстоятельством непреодолимой силы. В связи с этим, возникает много вопросов: как начать взыскание, если суды еще не заработали в полной мере? Что делать, если ЧП закончилось, а обязательства всё еще невыполнимы из-за карантина? Как не понести убытков в связи с прекращением официального форс-мажора? Читайте ответ на эти и другие вопросы в статье.
-
Автор:28.05.2020 17:532128
Режим чрезвычайного положения закончился. В некоторых городах ослаблены или вовсе сняты карантинные меры. С каждым днем все больше и больше предприятий возобновляют свою работу. Жизнь в стране постепенно возвращается в прежнее русло. В связи с этим, многие работодатели сталкиваются с вопросами: “Как правильно оформить возвращение сотрудников к работе?” и “Как восстановить прежние трудовые отношения, которые существовали до введения ЧП и карантина? “. В статье рассмотрим 6 наиболее действенных способов вернуть всё “как было”.
-
Автор:06.05.2020 11:233136
На сегодняшний день, одним из актуальных и наиболее острых вопросов со стороны Арендаторов офисов (помещений), является поиск возможности не осуществлять или снизить плату за аренду офиса (помещения) на период действия чрезвычайного положения в Республике Казахстан.
-
Автор:24.04.2020 15:223340
Дистанционная работа в последние недели стала неотъемлемой частью нашей жизни. Чтобы обеспечить работу организации в условиях карантина, предприниматели вынуждены переводить своих работников на дистанционный формат работы. Всё, что нужно знать об учете рабочего времени и расчёте заработной платы при дистанционной работе- читайте в статье!
-
С 20 апреля 2020 года ряд предприятий в Алматы и Нур-Султане возобновит свою работу. Главным критерием для осуществления деятельности является строгое соблюдение санитарно- эпидемиологических норм. Какие это нормы- разберем в статье.
-
Автор:26.03.2020 13:042399
События последних двух недель, связанные с недопущением распространения коронавирусной инфекции в Республики Казахстан, привели к тому, что многие предприниматели оказались в ситуациях, не позволяющих выполнить свои обязательства. В данной статье расскажем: что делать, если исполнитель оказал услугу, а заказчик не может оплатить ее по причине форс-мажора.
-
На основании Указа Президента Республики Казахстан за № 285 от 15 марта 2020 года «Об введении чрезвычайного положения в Республике Казахстан», в связи с объявлением Всемирной организацией здравоохранения нового короновируса COVID-19 пандемией в целях защиты жизни и здоровья граждан, в соответствии с законодательством Республики Казахстан на всей территории Республики Казахстан введено чрезвычайное положение на период до 15 апреля 2020 года. Данные обстоятельства для многих предпринимателей повлекли невозможность исполнения обязательств по договорам/контрактам. Что делать исполнителям по договорам оказания услуг, которые не могут выполнить обязательства- читайте в статье.