Дистанционная работа: как проконтролировать, оплатить и защитить себя от безделья работника?

Что не так с правовым регулированием дистанционной работы?

Трудовой кодекс в части ст. 138 признает дистанционную работу как особую форму трудовых отношений и определяет ее как выполнение работником обязанностей вне места расположения работодателя с применением в процессе работы информационно-коммуникационных технологий. Указанная статья определяет обязанность работодателя предоставить работнику средства и оборудование для работы либо оплатить использование работником своих средств, а также возлагает на стороны необходимость определить учет рабочего времени по своему усмотрению.

Правовое регулирование дистанционной работы ограничивается только приведенной нормой и поскольку такой режим работы в достаточной мере не определен законодательством, его внедрение в организации приводит к возникновению множества вопросов: Как и зачем учитывать рабочее время? Как рассчитать зарплату? Как понять, что работник действительно выполнял свои обязанности?

Отсутствие контроля может привести к убыткам!

Когда в организации внедряется дистанционный режим работы, возникает риск, что работник не будет надлежащим образом выполнять свои обязанности, а платить ему зарплату придется в полном объеме, как и при работе в помещении работодателя (ст. 46 ТК РК).

Для минимизации такого риска, законодателем в ст. 138 ТК РК было определено, что для работников, занятых на дистанционной работе, устанавливается фиксированный учет рабочего времени, особенности контроля за которым определяются в трудовом договоре.

Отсюда вытекает вопрос: Какие же методы учета рабочего времени наиболее эффективны и как правильно описать их в соглашении с работником?

Отчет о проделанной работе

Как это работает?

Работник, с определенной регулярностью составляет и направляет работодателю отчет о проделанной работе, с перечнем дел, которые были выполнены им на протяжении определенного промежутка времени (например, восьмичасового рабочего дня). В случае, когда такой отчет соответствует ожиданиям работодателя, в табеле учета рабочего времени работника, проставляется соответствующее количество отработанных часов.

Какие риски имеет и как их минимизировать?

Существует вероятность, что работник может указать в отчете невыполненную задачу либо создать ложное впечатление, что какое-либо из запланированных дел потребовало длительного исполнения, в то время как на самом деле решить задачу можно было гораздо быстрее.

Чтобы сократить риск возникновения такой ситуации, можно предпринять следующие действия:

Определить в часах или минутах норматив выполнения каждой поставленной перед работником задачи, исходя из того времени, которое он тратил на решение аналогичных рабочих вопросов, находясь «на виду». В таком случае, при превышении норматива, работнику потребуется предоставить объективные доказательства того, почему на выполнение такой же задачи дистанционно, ему потребовалось больше времени.

Закрепить обязанность работника предоставлять документальное подтверждение проделанной работы. Таким подтверждением могут служить: разработанные документы и материалы, скрин-шоты, записи разговоров и т.п. Такой подход позволит снизить вероятность возникновения в отчетах невыполненных задач. 

Как описать в соглашении к трудовому договору?

В первую очередь важно разработать форму отчета о проделанной работе и оформить ее как Приложение к дополнительному соглашению. При этом в редакции соглашения указать подобный текст: «Работник обязуется ежедневно, не позднее 19:00 каждого рабочего дня, предоставлять работодателю Отчет о проделанной работе по форме Приложения №___ к настоящему соглашению (договору) с приложением подтверждающих документов».

Переход на нефиксированную оплату труда

Как это работает?

Данный способ может служить не только способом контроля и оптимизации расходов при дистанционной работе, но и послужить методом мотивации для работника. В данном случае работник будет получать заработную плату исключительно пропорционально проделанной работе.

Выражаться нефиксированная оплата может в разных вариантах: фиксированная оплата за выполнение конкретной задачи, процент от прибыли, полученной организацией в результате выполнения обязанностей работником, установление минимальной фиксированной и бонусной частей и т.п.

Какие риски имеет и как их минимизировать?

Для применения такого метода расчетов с работником, потребуется изменить условия оплаты труда, для чего следует соблюсти установленную законодательством процедуру: уведомить работника об изменении условий оплаты труда не менее, чем за 15 календарных дней, получить его согласие, издать приказ и описать новые условия оплаты в дополнительном соглашении, а если в компании действует положение об оплате труда, внести изменения и в него.

Существует риск, что работник может не согласиться с таким предложением. Тогда трудовой договор можно расторгнуть по основанию пп.2 п.1 ст. 58 ТК РК.

Однако, если работник обратится в суд с иском о восстановлении на работе и работодатель не сможет подтвердить, что изменение в оплате труда являлось важной и исключительной мерой, высока вероятность, что суд примет сторону работника.

Также следует обратить внимание на учет работы, за которую производится сдельная или процентная оплата и определить способ подсчета совершенных работником действий.

Как описать в соглашении к трудовому договору?

Процедура изменения условий оплаты труда уже описана выше. При оформлении дополнительного соглашения указывается: «Работнику устанавливается (сдельная оплата труда из расчета 1000 тг за одну оформленную заявку (документ), сдельная оплата труда из расчета 10% от стоимости реализованного им за месяц товара и т.п.). При этом количество (заявок, документов, продаж и т.п.) определяются исходя из (сведений из базы данных заявок, оплаченных клиентами счетов, разработанных документов и т.п.)

Применение современных технологий

В настоящее время на рынке цифровых услуг несложно найти программное обеспечение для учета рабочего времени. Оно может быть установлено на телефон работника либо на его компьютер. Суть работы подобных приложений заключается в том, что они способны фиксировать длительность звонков, осуществлять запись переговоров, учитывать время работы за компьютером с периодической съемкой экрана и формировать полученные данные в готовый отчет. К числу таких программ можно отнести такие как Time Docter, Kickidler, StaffCop и другие. 

Какие риски имеет и как их минимизировать?

Некоторые из подобных программ имеют функцию ручного удаления записей либо скрин-шотов экрана, при этом вместе с удалением подобных файлов может быть и удалена часть рабочего времени. Однако, это является по большей мере риском работника и способно мотивировать его не отвлекаться на посторонние задачи.

Следующий риск относится непосредственно к работодателю. В процессе сохранения фиксирующих материалов в программе, в отчете может появиться информация, являющаяся конфиденциальной и не обязательно записанной в течение рабочего времени. В таком случае работодателю важно незамедлительно избавиться от подобных записей и снимков. При этом, не в ущерб учтенного рабочего времени работника, даже если его личные данные попали в отчет в процессе выполнения трудовых обязанностей.

Минимизацией рисков в данном случае станет подбор программы, которая обеспечит эффективную работу и не будет ущемлять прав и интересов обеих сторон.

Как описать в соглашении к трудовому договору?

Данный способ учета рабочего времени является наиболее надежным и простым. Поэтому его оформление также наиболее просто. Редакция документа об изменении условий труда может выглядеть следующим образом: «Учет рабочего времени Работника производится при помощи программного обеспечения «Название», устанавливаемого на телефон/компьютер Работника». Чтобы исключить вероятность возникновения споров о несогласии Работника или Работодателя с данными отчета программы, можно дополнительно определить порядок разрешения таких споров, например: «В случае несогласия стороны трудового договора с данными отчета, выгруженного из программы «Название программы», стороны вправе произвести сверку рабочего времени в ручном режиме».

Самое главное при выборе способа учета рабочего времени

Вы можете выбрать любой из предложенных способов контроля за действиями работника в рабочее время, в том числе и применить их все в совокупности либо придумать свой.

Но важно помнить, что выбранный способ (-ы) становится юридически значимым и обязательным для исполнения только после подписания сторонами дополнительного соглашения, содержащего подробное описание подхода к учету рабочего времени.