Особенности заключения договора и оформления «закрывающих» документов между интернет магазином и клиентами

При открытии интернет-магазина и в процессе взаимодействия с клиентами интернет-магазина, у предпринимателя могут возникнуть некоторые юридические вопросы. Владельцам необходимо организовать свою работу таким образом, чтобы максимально защитить свой бизнес. Об особенностях правого регулирования торговли через интернет-магазин и пойдет речь в настоящей статье.

Особенности заключения договора интернет магазином

Правовые отношения между интернет — магазином и клиентом регламентируются договором. Первоочередной целью заключения договора с клиентом является определение условий ответственности магазина перед клиентом и минимизация рисков.

Особенностью заключения договора в интернете является то, что:

1. Стороны лично не взаимодействуют друг с другом;

2. Обмен документами затратен;

3. Переговоры об условиях заключения договора отсутствуют.

Давайте рассмотрим способы заключения договора в интернете, с учетом вышеуказанных особенностей.

1 способ:  Размещение публичной оферты на сайте интернет-магазина

Публичная оферта — это предложение о покупке товара для всех, кто отзовётся. Это значит, что, размещая публичную оферту, интернет-магазин не вправе оказывать предпочтение одному лицу перед другим при заключении публичного договора.

Для того чтобы правильно составить публичную оферту необходимо:

• указать существенные для магазина условия договора (существенные условия, предусмотренные Гражданским кодексом РК);
• указать, что данный документ является Публичной офертой в понимании ст. 395 Гражданского кодекса РК.
• указать в документе, что если клиент совершит определенные действия (оплата, оставление заявки), то договор считается заключенным;
• указать в договоре все реквизиты.

2 способ: Обмен электронными сообщениями (ЭС)

Данный способ используется, когда важно, чтобы покупатель соответствовал определенным критериям.

Механизм заключения договора при обмене ЭС:

• ЭС о предложении заключить договор исходит от Покупателя;
• в ЭС Покупателя на заключение договора указываются условия договора либо идет отсылка к Правилам, размещенным на сайте;
• интернет – магазин, при соответствии Покупателя определенным критериям, соглашается на заключение Договора путем отправки ЭС Покупателю; 
• стороны договора должны быть идентифицированы на момент заключения договора (например, путем заполнения заявки);
• из текстов сообщений должно быть явно понятно, что стороны намерены заключить договор;

Таким образом, для того чтобы решить какой же способ будет наиболее оптимальным для Вашего бизнеса, необходимо определить круг своих потенциальных клиентов. Если Вы планируете реализовывать товар абсолютно всем, то можете разместить на Вашем сайте публичную оферту. Если же планируете, что покупатель будет соответствовать каким-либо определённым критериям, то наилучшим способом заключения договора будет являться обмен электронными сообщениями.

Особенности сбора персональных данных интернет-магазином

Еще одним важным правовым аспектом при интернет – торговле является сбор персональных данных. Любой магазин в своей деятельности собирает персональные данные посредством:

• анкетирования пользователей;
• оформления доставки товара по адресу проживания клиента;
• при онлайн-покупке через сайт (путем заполнения формы данных);
• при онлайн-покупке посредством заказа по телефону (данные предоставляются непосредственно оператору устно);
• при регистрации на сайте в качестве авторизованного пользователя.

В соответствии с требованиями п. 1 ст. 7 Закона РК «О персональных данных и их защите» сбор, обработка персональных данных осуществляются  с согласия субъекта или его законного представителя.  Для того, чтобы соблюдать требования законодательства и избежать возможных проблем в будущим интернет – магазину необходимо отрегулировать данный вопрос. 

Главная задача, стоящая перед интернет магазином это доказать, что у него есть согласие конкретного физического лица, которое попросило предоставить ему товар (услугу). Решение данного вопроса можно условно разделить на 2 способа:

• Согласие клиента может содержаться в Публичной оферте;
• Запрос согласия у клиента перед каждым действием по сбору данных клиента на сайте интернет -магазина.

Ответ каким же решением вопроса лучше воспользоваться, также зависит от того какой способ заключения договора Вы выбрали. В случае, если на Вашем сайте размещена публичная оферта, то наиболее оптимальным способом, будет если в ней и будут прописано согласие на сбор и обработку персональных данных. В случае, если заключение сделки происходит путем обмена электронными сообщениями, то необходимо ввести опцию по запросу согласия клиента на сбор и обработку персональных данных перед каждым действием.

Закрытие сделки – оформление «закрывающих» документов

Еще одним очень насущным вопросом торговли в сети является оформление документов «закрывающих» сделку. Для начала нужно понимать, что такое «закрывающие документы»? Это первичные бухгалтерские документы, которые подтверждают факт совершения операции – что товар доставлен, услуга оказана и принята. Какие это документы? 

При поставке товара:

• накладная на отпуск товара;
• счет-фактура;
• подтверждение расхода;
• акт приема-передачи.

При оказании услуг:

• счет – фактура;
• акт оказанных услуг.

Целью оформления закрывающих документов являются:

• оформление документов по сделке в соответствии с бухгалтерским и налоговым учетом;
• предъявление первичной документации в ходе налоговой проверки.

При поставке покупателям товаров проблем с закрывающими документами, как правило, не возникает. Курьер с доставкой товар имеет возможность получить подпись покупателя на необходимых документах. Однако, при оказании услуг, интернет-магазин может столкнуться с рядом трудностей, так как не происходит прямого взаимодействия между сервисом и клиентом. Еще одной проблемой является, тот случай если стоимость услуги очень маленькая и расходы по оформлению первичной документации, превышают размер дохода, т.е оказание услуг является нецелесообразным.

Решением данной проблемы может являться:

1. Исключение из способов оплаты способ оплаты при помощи банковского перевода, и принимать оплаты по платежным карточкам, терминалам оплаты и наличными с выдачей чека. Так как согласно пп. 4 п. 15 ст. 263 Налогового Кодекса РК, если при оплате покупателю был выдан чек контрольно-кассовой машины, то интернет-магазин освобождается от выдачи счет-фактуры. Системы по оплате карточками и терминалы также приравниваются к ККМ, что влечет и их освобождение от обязательной выдачи счет-фактуры.
2. Автоматически формировать всю первичную документацию и хранить ее в электронном виде. Для этого необходимо отразить в публичной оферте такие условия, например: 

• «Услуги считаются оказанными Исполнителем и принятыми Заказчиком в зависимости от вида Услуг в момент получения результат оказанных Услуг посредством электронного сообщения на электронный адрес Заказчика»;

• «Оформление (выставление) Исполнителем Акта выполненных работ (оказанных услуг) и счета-фактуры по соответствующему Заказу осуществляется путем запроса Заказчика при оплате за Услуги на сайте в автоматическом режиме»;

• «Акт выполненных работ (оказанных услуг) и счет-фактура по соответствующему Заказу составляются Исполнителем в электронном виде (на электронном носителе) и передаются Исполнителем в момент исполнения Заказа посредством электронной почты с электронного адреса, содержащего доменное имя указать доменное имя.kz на электронный адрес, указанный Заказчиком при регистрации на Сайте»;

• «Настоящим Стороны договорились признавать оригиналами первичных документов - Акт выполненных работ (оказанных услуг) и счет-фактуру, составленные в электронном виде (на электронном носителе) и переданные посредством электронной почты»;

• «По письменному запросу Заказчика оригиналы Акта выполненных работ (оказанных услуг) и счет-фактура на бумажных носителях, подписанные со стороны Исполнителя, Исполнитель передает, а Заказчик своими силами и средствами получает по месту фактического нахождения Исполнителя: указать адрес офиса Магазина.

Т.е. при выборе схемы, по который Вы будете закрывать сделку необходимыми документами, руководствуйтесь спецификой Вашей деятельности. Если Вы продаете товары, то расходные накладные, акт приема-передачи товар лучше всего подписывать непосредственно в сам момент доставки товара. Если же Ваша деятельность связана с оказанием услуг, то предусмотрите в условиях договора нормы об «электронном документообороте», либо используйте платежные системы, позволяющие Вам не выдавать счет-фактуры. 

Надеемся, что предоставленная информация была интересна и полезна для Вас. На нашем сайте Вы сможете найти больше информации о сфере интернет - торговли и скачать образцы следующих документов:

• Публичная оферта;
• Соглашение о защите персональных данных пользователей;
• Правила пользования сайтом;
• образцы иных документов в разделе Публичная оферта;
• а также ознакомиться со статьями "Правовые аспекты интернет-бизнеса", "Когда реклама на сайте в сети Интернет является публичной офертой".

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.