Риски передачи ЭЦП первого руководителя бухгалтеру

В наши дни наличие электронной цифровой подписи (далее-ЭЦП) не просто упрощает деятельность организации, вне зависимости от формы собственности, но и является обязательным фактором для ее полноценного функционирования.

Сдача налоговой и (или) финансовой отчетности, проведение платежей, подписание документов, совершение регистрационных действий, участие в закупках, получение необходимых справок- это лишь минимум возможностей ЭЦП.  

Пункт 1 ст.7 Закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи” указывает, что документ, удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

Цифровая подпись организации представляет из себя набор электронных цифровых символов, позволяющих идентифицировать ее владельца, его полномочия и совершить необходимые действия. 

Учитывая, что первый руководитель является ответственным лицом, уполномоченным на представление интересов организации, его подпись требуется практически на всех документах. 

Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан предоставляет юридическим лицам возможность получения ЭЦП для сотрудников, выполняющих разные функции и для работы в разных системах. Но что делать, когда на документе требуется подпись именно руководителя? А ведь порой, поток таких документов может быть бесконечным. Тогда руководители зачастую прибегают к тому, что передают свою подпись ответственным работникам. 

Правовая составляющая передачи ЭЦП третьим лицам

Согласно п.3 ст.10 упомянутого выше Закона, владелец регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи юридического лица – руководитель юридического лица или лицо, его замещающее, вправе передавать работнику данного юридического лица или назначенному им лицу полномочия на использование электронной цифровой подписи от имени данного юридического лица.

Что касается индивидуальных предпринимателей, то к ним применяется п.2 приведенной нормы, который запрещает передачу ЭЦП третьим лицам. Однако, как показывает практика, ИП регулярно пренебрегают данным запретом. 

Но как быть уверенным в том, что работник будет добросовестно относиться к использованию вверенной ему ЭЦП? 

Основные риски руководителя при передаче ЭЦП бухгалтеру

К недобросовестному использованию работником ЭЦП компании, затрагивающему деятельность бухгалтера,  можно отнести: 

• Использование подписи в корыстных целях

• Подписание ошибочно либо некорректно составленных документов, в том числе и налоговой отчетности

• Намеренная или неосторожная передача ЭЦП третьим лицам

• Совершение нелегитимных регистрационных действий

• Подлог официальных документов компании

• Получение и передача третьим лицам конфиденциальной информации 

Все эти риски могут повлечь серьезные последствия для компании: от материального ущерба до репутационных потерь. Имея доступ к банковским счетам и цифровой подписи первого руководителя, бухгалтеру не составит труда оформить фиктивную сделку, начислить себе премию или вывести со счетов компании материальные средства. 

Те же самые риски возникают и при передаче ЭЦП иным третьим лицам, не входящим в состав работников организации (например, когда используется бухгалтерский аутсорсинг).

Как избежать рисков при передаче ЭЦП руководителя бухгалтеру? 

Избежать описанной ранее ситуации с неправомерным использованием подписи, можно только четко регламентируя процесс использования ЭЦП первого руководителя при его передаче. 

То есть, следует заранее разработать и утвердить приказом  внутренние правила использования регистрационных свидетельств, в которых будут определены порядок передачи ЭЦП (например, по Акту приема-передачи) права, обязанности и ответственность за неправомерное использование бухгалтером предоставленной ему подписи. Приведенные нормы должны быть отражены и в должностной инструкции бухгалтера. 

Для передачи полномочий требуется издать доверенность и приказ на право использования главной подписи компании, где также ограничить круг полномочий специалиста.

Не менее важным аспектом в документальном оформлении процесса передачи ЭЦП является заключение с бухгалтером договоров о материальной ответственности и о неразглашении конфиденциальной информации. 

В целях минимизации рисков, можно прибегнуть к выпуску дополнительных регистрационных свидетельств. Личный кабинет первого руководителя на интернет-ресурсе НУЦ РК позволяет выпустить до 50 цифровых подписей в течение одного календарного месяца. Каждая из них уникальна, что позволяет отследить действие конкретного работника, которому передана конкретная цифровая подпись. 

Ознакомиться с пошаговой процедурой передачи ЭЦП руководителя бухгалтеру, можно здесь. 

При этом, следует помнить, что наиболее эффективным способом защиты от рисков является только не передача ЭЦП первого руководителя никому из сотрудников, поскольку в случае её неправомерного использования, процесс доказывания недобросовестных действий будет достаточно затруднительным.  Желательно выпускать для работников организации персональные электронные цифровые подписи посредством личного кабинета в НУЦ РК, которые следует своевременно отзывать (особенно в случаях увольнения и при нерегулярном использовании). 

Самостоятельное подписание руководителем всех документов может создать дополнительную нагрузку и отнять временные ресурсы, однако только личное использование и надежное хранение ЭЦП может защитить от рисков на все 100%.