Риски передачи ЭЦП первого руководителя бухгалтеру

Риски передачи ЭЦП первого руководителя бухгалтеру

26.03.2021 13:12
7898
Содержание:

В наши дни наличие электронной цифровой подписи (далее-ЭЦП) не просто упрощает деятельность организации, вне зависимости от формы собственности, но и является обязательным фактором для ее полноценного функционирования.

Сдача налоговой и (или) финансовой отчетности, проведение платежей, подписание документов, совершение регистрационных действий, участие в закупках, получение необходимых справок- это лишь минимум возможностей ЭЦП.  

Пункт 1 ст.7 Закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи” указывает, что документ, удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

Цифровая подпись организации представляет из себя набор электронных цифровых символов, позволяющих идентифицировать ее владельца, его полномочия и совершить необходимые действия. 

Учитывая, что первый руководитель является ответственным лицом, уполномоченным на представление интересов организации, его подпись требуется практически на всех документах. 

Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан предоставляет юридическим лицам возможность получения ЭЦП для сотрудников, выполняющих разные функции и для работы в разных системах. Но что делать, когда на документе требуется подпись именно руководителя? А ведь порой, поток таких документов может быть бесконечным. Тогда руководители зачастую прибегают к тому, что передают свою подпись ответственным работникам. 

Правовая составляющая передачи ЭЦП третьим лицам

Согласно п.3 ст.10 упомянутого выше Закона, владелец регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи юридического лица – руководитель юридического лица или лицо, его замещающее, вправе передавать работнику данного юридического лица или назначенному им лицу полномочия на использование электронной цифровой подписи от имени данного юридического лица.

Что касается индивидуальных предпринимателей, то к ним применяется п.2 приведенной нормы, который запрещает передачу ЭЦП третьим лицам. Однако, как показывает практика, ИП регулярно пренебрегают данным запретом. 

Но как быть уверенным в том, что работник будет добросовестно относиться к использованию вверенной ему ЭЦП? 

Основные риски руководителя при передаче ЭЦП бухгалтеру

К недобросовестному использованию работником ЭЦП компании, затрагивающему деятельность бухгалтера,  можно отнести: 

  • Использование подписи в корыстных целях

  • Подписание ошибочно либо некорректно составленных документов, в том числе и налоговой отчетности

  • Намеренная или неосторожная передача ЭЦП третьим лицам

  • Совершение нелегитимных регистрационных действий

  • Подлог официальных документов компании

  • Получение и передача третьим лицам конфиденциальной информации 

Все эти риски могут повлечь серьезные последствия для компании: от материального ущерба до репутационных потерь. Имея доступ к банковским счетам и цифровой подписи первого руководителя, бухгалтеру не составит труда оформить фиктивную сделку, начислить себе премию или вывести со счетов компании материальные средства. 

Те же самые риски возникают и при передаче ЭЦП иным третьим лицам, не входящим в состав работников организации (например, когда используется бухгалтерский аутсорсинг).

Как избежать рисков при передаче ЭЦП руководителя бухгалтеру? 

Избежать описанной ранее ситуации с неправомерным использованием подписи, можно только четко регламентируя процесс использования ЭЦП первого руководителя при его передаче. 

То есть, следует заранее разработать и утвердить приказом  внутренние правила использования регистрационных свидетельств, в которых будут определены порядок передачи ЭЦП (например, по Акту приема-передачи) права, обязанности и ответственность за неправомерное использование бухгалтером предоставленной ему подписи. Приведенные нормы должны быть отражены и в должностной инструкции бухгалтера

Для передачи полномочий требуется издать доверенность и приказ на право использования главной подписи компании, где также ограничить круг полномочий специалиста.

Не менее важным аспектом в документальном оформлении процесса передачи ЭЦП является заключение с бухгалтером договоров о материальной ответственности и о неразглашении конфиденциальной информации. 

В целях минимизации рисков, можно прибегнуть к выпуску дополнительных регистрационных свидетельств. Личный кабинет первого руководителя на интернет-ресурсе НУЦ РК позволяет выпустить до 50 цифровых подписей в течение одного календарного месяца. Каждая из них уникальна, что позволяет отследить действие конкретного работника, которому передана конкретная цифровая подпись. 

Ознакомиться с пошаговой процедурой передачи ЭЦП руководителя бухгалтеру, можно здесь

При этом, следует помнить, что наиболее эффективным способом защиты от рисков является только не передача ЭЦП первого руководителя никому из сотрудников, поскольку в случае её неправомерного использования, процесс доказывания недобросовестных действий будет достаточно затруднительным.  Желательно выпускать для работников организации персональные электронные цифровые подписи посредством личного кабинета в НУЦ РК, которые следует своевременно отзывать (особенно в случаях увольнения и при нерегулярном использовании). 

Самостоятельное подписание руководителем всех документов может создать дополнительную нагрузку и отнять временные ресурсы, однако только личное использование и надежное хранение ЭЦП может защитить от рисков на все 100%. 

Вам также может быть интересно:
  • 26.03.2021 13:12
    7898

    Формы налоговой отчетности предполагают наличие на них подписи первого руководителя организации. Также она нередко необходима в повседневной работе бухгалтера. Для оптимизации рабочих процессов руководители нередко передают свою электронную цифровую подпись данному специалисту. Насколько это законно, какие риски существуют при передаче ЭЦП первого руководителя и как их избежать- читайте в статье. 

  • С введением с “05” июля 2020 года усиленного карантина, многие граждане нашей страны, в том числе и предприниматели. нуждающиеся в судебной защите своих прав и законных интересов стали задаваться вопросами: неужели судебные заседания снова будут отложены на неопределенный срок, а суды закрыты? Как будут проходит назначенные ранее процессы в связи со сложившейся эпидемиологической ситуацией? Спешим успокоить- все слушания состоятся в назначенное время. Как?- Читайте в статье.

  • 21.01.2020 12:54
    10152

    Мы живем в интересное время - информационной глобализации, нам доступен большой объем знаний, но и огромный минус в этом явлении также имеется и заключается он в том, что нас становится тяжело удивить. Возможно, именно по этой причине набирает обороты авторское право, объектами которого являются результаты творческой деятельности (произведения литературы, музыки, искусства, программы ЭВМ и прочее).

  • 21.11.2019 11:45
    2204

    Темп нашей жизни диктует  нам  свои правила, на первое место выходит желание постоянно двигаться вперед без боязни что-то не успеть  и  ничего не  пропустить из всех самых  важных событий.  Время ускорило свой бег и отражается это даже в способах покупок необходимых товаров. В настоящий момент шоппинг все больше перемещается в интернет - магазины. 

    Как открыть интернет-магазин и получать от него только прибыль и работать в удовольствие- читайте в статье. 

  • 16.10.2019 10:00
    1841

    Интернет дает бизнесу больше возможностей для продвижения и развития, позволяет увеличить спрос со стороны клиентов и выделиться на фоне конкурентов.

    Поэтому каждый предприниматель стремится к тому, чтобы сайт его компании был привлекательным, информативным и давал пользователям максимум возможностей.

    В недавней статье о кибер- кражах мы писали каких потерь стоит недостаточная защита своего бизнеса в сети и какие негативные последствия могут последовать в результате беспечного отношения к ней.

    Сегодня мы более подробно рассмотрим методы защиты отдельных элементов сайта, относящихся к интеллектуальной собственности.

    Дочитав статью до конца, вы не только получите новую информацию, но и обретете конкурентные преимущества, защиту своего бизнеса, оградите себя от недобросовестных посетителей вашего сайта и сможете увеличить прибыль.

  • 09.10.2019 09:41
    1717

    В современном мире, где практически все уже изобретено, каждый предприниматель стремится к тому, чтобы его бизнес-идея была уникальной, продукт- интересным, а бренд- узнаваемым. 

    Сегодня недостаточно просто взять какой-то товар и начать его продавать, ведь он должен быть инновационным, иметь практическое предназначение и нравиться потребителям по всем параметрам- иначе бизнес не выстоит в условиях жесткой конкуренции. 

    Если на минуту представить, что Сандерс попытался бы открыть KFC в наше время, то скорее всего, его компания бы не получила своего высокого статуса, а его уникальная идея была бы украдена в считанные часы.

    Почему бы это произошло, что такое кибер-кражи с точки зрения интеллектуального права, как они могут повлиять на то, что Вы делаете и как не потерять свой бизнес, создав для него страницу в сети- читайте в статье.

  • 07.07.2016 09:00
    9397

    Благодаря современным электронным и виртуальным технологиям, интернет – магазины набирают в Казахстане всё большую популярность. Люди всё чаще предпочитают совершать покупки «онлайн» не выходя из дома, что позволяет сэкономить, как время, так и деньги.

  • 22.04.2016 20:02
    6886

    С каждым годом интернет завоевывает все большую аудиторию во всем мире и в нашей стране, в частности. Вследствие чего в последние годы все популярнее становится бизнес в Интернете. Вопреки обывательскому мнению, открытие Интернет – бизнеса не ограничивается открытием сайта.

  • В современных условиях бурного развития интернет-технологий каждая организация стремиться заявить о себе в сети Интернет путем создания официального сайта. Как правило, на сайте выкладывается как общая информация, также и информация с целью рекламы организации и ее продукции.  В подобной информации указываются примерные сведения о ценах и ассортименте товаров в расчете на то, что конкретные условия сделки будут обсуждаться более детально. Здесь и возникают вопросы: может ли потенциальный контрагент расценить рекламу как публичную оферту, а значит, потребовать заключить договор на опубликованных условиях?  сможет ли потенциальный контрагент принудить к заключению договора в судебном порядке, если организация, разместившая рекламу, откажется заключить договор на опубликованных условиях?

  • В последние годы, в связи с глобальным внедрением компьютеров, интернета, смартфонов в повседневную жизнь людей, в том числе при ведении бизнеса, часто возникают вопросы о правомерности заключения договоров посредством электронных сообщений.