Риски при использовании электронного документооборота
Еще 5-7 лет назад было трудно представить, что заключать сделки или подписывать документы можно будет электронно. Но прогресс не стоит на месте. С развитием технологий появляются новые возможности, а где новые возможности, возникают и ранее неизвестные и неучтенные риски.
В случае с использованием систем электронного документооборота, все неприятные неожиданности, в 99% случаев, наступают по вине владельца регистрационных свидетельств либо по причине недостаточного внимания к использованию ЭЦП компании работниками юридических лиц. Далее рассмотрим все риски и способы их исключения детально.
Риск №1. Неправомерное использование ЭЦП руководителя или компании работниками
В этой статье (будет гиперссылка) мы писали, что под каждого сотрудника может быть открыто ЭЦП компании согласно предоставленных ему прав и полномочий. Но, нередко происходит так, что у всех заинтересованных работников имеется копия регистрационных свидетельств руководителя компании и все документы подписываются ими. При таком использовании часто возникает риск того, что работник может случайно или намеренно подписать не только документы по своей основной деятельности, но и оформить фиктивную сделку, начислить себе премию или вывести со счетов компании материальные средства.
Если при этом будет использована не его личная ЭЦП, оформленная руководителем, доказать неправомерность действий будет достаточно проблематично.
Тот же самый принцип действует и в отношении вопроса с передачей ЭЦП иным третьим лицам, не входящим в состав работников организации.
Если носитель с электронной цифровой подписью был утерян, следует незамедлительно обратиться в НУЦ РК для перевыпуска ключей ЭЦП.
Избежать описанной ранее ситуации с неправомерным использованием подписи, можно только четко регламентируя процесс использования ЭЦП сотрудниками. То есть, следует заранее разработать и утвердить приказом специальные правила использования регистрационных свидетельств, издать доверенности и приказы с ограниченным кругом полномочий работников.
И самое важное- не передавать ЭЦП руководителя отдельным работникам, а издавать для них персональную подпись посредством личного кабинета в НУЦ РК, которую следует своевременно отзывать (особенно в случаях увольнения и при нерегулярном использовании).
Риск №2. Недостаточная внимательность к содержанию документов.
При использовании сервисов электронного документооборота, следует помнить о том, что с момента подписания документа, он обретает юридическую силу. Согласно п.1 ст.7 Закона РК от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи”, электронный документ, соответствующий требованиям законодательства и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе и является полноценным легальным документом.
Поэтому, в случае наличия ошибок, например, в договоре, изменения потребуется вносить посредством заключения дополнительного соглашения.
А захочет ли это делать контрагент, особенно если при подписании Вы ошиблись ноликом в его пользу?
Поэтому важно внимательно проверять содержание подписываемых документов перед подписанием.
Может показаться удивительным, но это все риски, которые возникают при использовании ЭЦП и систем ЭДО. Настолько надежен и безопасен этот способ. Главное при его использовании- бережно хранить свою подпись, внимательно относится к уровням доступа сотрудников и тщательно проверять документ перед его подписанием.
Узнайте подробнее про стоимость системы ЭДО Договор24 по этой ссылке и оставьте заявку, мы проконсультируем вас по всем вопросам!
-
В современном мире, где цифровые технологии становятся неотъемлемой частью нашей жизни, важность безопасного и надежного способа подписания документов становится все более востребованной. Один из распространенных методов — подпись договоров через СМС. Такой подход может показаться удобным и быстрым решением, но на деле скрывает в себе множество рисков.
-
В настоящее время какие-либо серьезные поправки в области использования электронного документооборота (ЭДО) и электронной цифровой подписи на уровне Парламента Республики Казахстан не рассматриваются. Однако, глядя на ситуацию с эволюцией и развитием электронно-цифровой отрасли, можно предположить: чего примерно ожидать в этой сфере предпринимателям в ближайшем будущем.
-
ЭЦП - это электронно-цифровая подпись, которая имеет такую же юридическую силу как и подпись от руки. Использование ЭЦП позволяет подписывать документы электронно, тем самым значительно ускоряя работу с документами. В Казахстане есть несколько способов получения ЭЦП онлайн - с помощью портала egov.kz и мобильного приложения eGov mobile.
-
Осенью 2022 года в Казахстане была представлена новая технология для электронного подписания документов, использующая QR-коды. Сначала эта технология была доступна исключительно для органов государственного управления, однако сейчас она стала доступна для всех компаний и предпринимателей в Казахстане.
-
Системы управления электронным документооборотом (СЭД) представляют собой программные решения, доступные для установки на локальные компьютеры или использующиеся как облачные сервисы, которые не требуют установки. Они широко используются в организациях для улучшения процесса обмена документами, как внутри самой компании, так и с внешними сторонами.
-
Кадровый документооборот, по статистике, составляет более половины всей бумажной работы в организации. Это отнимает много времени, требует высокой доли внимания при систематизации и хранении. В наше время, когда каждая минута на счету, кадровый электронный документооборот (КЭДО) может существенно оптимизировать работу.
-
Давайте разберёмся, в чём суть ЭДО, как устроена система электронного документооборота и как она вливается в жизнь компании. Мы также заглянем за кулисы и узнаем о тех загвоздках и задачах, с которыми приходится сталкиваться организациям, когда они переходят на электронный документооборот.
-
В Казахстане электронный документооборот – это не просто тренд, а ключевой элемент в стратегии цифровизации страны. ЭДО представляет собой систему управления документацией, которая переводит все бумажные процессы в цифровой формат. В статье рассмотрим- что такое ЭДО и какие плюсы он приносит в жизнь предпринимателей.
-
Автор:26.11.2020 11:552284
Онлайн-подписание посредством электронно-цифровой подписи на сегодняшний день является одним из наиболее безопасных способов заключения сделок. Однако, бывают ситуации, когда из-за несоблюдения простых правил безопасности в интернете владельцем ЭЦП, риски всё же возникают. Какие и как из исключить- читайте в статье.
-
Нельзя не отметить тот момент, что в нынешних условиях пандемии, когда большая часть госслужащих и работников компаний переведена на дистанционную работу, электронный документооборот, показал свое преимущество, необходимость и скорость исполнения поставленных задач