Риски при использовании электронного документооборота

Еще 5-7 лет назад было трудно представить, что заключать сделки или подписывать документы можно будет электронно. Но прогресс не стоит на месте. С развитием технологий появляются новые возможности, а где новые возможности, возникают и ранее неизвестные и неучтенные риски. 

В случае с использованием систем электронного документооборота, все неприятные неожиданности, в 99% случаев, наступают по вине владельца регистрационных свидетельств либо по причине недостаточного внимания к использованию ЭЦП  компании работниками юридических лиц. Далее рассмотрим все риски и способы их исключения детально.

Риск №1. Неправомерное использование ЭЦП руководителя или компании работниками

В этой статье (будет гиперссылка) мы писали, что под каждого сотрудника может быть открыто ЭЦП компании согласно предоставленных ему прав и полномочий. Но, нередко происходит так, что у всех заинтересованных работников имеется копия регистрационных свидетельств руководителя компании и все документы подписываются ими. При таком использовании часто возникает риск того, что работник может случайно или намеренно подписать не только документы по своей основной деятельности, но и оформить фиктивную сделку, начислить себе премию или вывести со счетов компании материальные средства.

Если при этом будет использована не его личная ЭЦП, оформленная руководителем, доказать неправомерность действий будет достаточно проблематично.

Тот же самый принцип действует и в отношении вопроса с передачей ЭЦП иным третьим лицам, не входящим в состав работников организации.

Если носитель с электронной цифровой подписью был утерян, следует незамедлительно обратиться в НУЦ РК  для перевыпуска ключей ЭЦП.

Избежать описанной ранее ситуации с неправомерным использованием подписи, можно только четко регламентируя процесс использования ЭЦП сотрудниками. То есть, следует заранее разработать и утвердить приказом  специальные правила использования регистрационных свидетельств, издать доверенности и приказы с ограниченным кругом полномочий работников. 

И самое важное- не передавать ЭЦП руководителя отдельным работникам, а издавать для них персональную подпись посредством личного кабинета в НУЦ РК, которую следует своевременно отзывать (особенно в случаях увольнения и при нерегулярном использовании).

Риск №2. Недостаточная внимательность к содержанию документов.

При использовании сервисов электронного документооборота, следует помнить о том, что с момента подписания документа, он обретает юридическую силу. Согласно п.1 ст.7 Закона РК от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи”, электронный документ, соответствующий требованиям законодательства и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе и является полноценным легальным документом.

Поэтому, в случае наличия ошибок, например,  в договоре, изменения потребуется вносить посредством заключения дополнительного соглашения.

А захочет ли это делать контрагент, особенно если при подписании Вы ошиблись ноликом в его пользу?

Поэтому важно внимательно проверять содержание подписываемых  документов перед подписанием.

Может показаться удивительным, но это все риски, которые возникают при использовании ЭЦП и систем ЭДО. Настолько надежен и безопасен этот способ. Главное при его использовании- бережно хранить свою подпись, внимательно относится к уровням доступа сотрудников и тщательно проверять документ перед его подписанием.

Узнайте подробнее про стоимость системы ЭДО Договор24 по этой ссылке и оставьте заявку, мы проконсультируем вас по всем вопросам!