Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?

В первую очередь работодателям необходимо понять, что инспекция по охране труда – это государственный орган, который находится в ведомстве Департамента Комитета труда и социальной защиты, в связи с чем, главная его функция - это защита прав работников в Казахстане в соответствии с трудовым законодательством. Государственная трудовая инспекция обеспечивает государственные гарантии работникам в области безопасности и охраны труда.

Государственный контроль за соблюдением трудового законодательства осуществляется в форме профилактических проверок (выборочных) и внеплановых проверок (при наличии обращений физических и юридических лиц). Несмотря на то, что проверки органов государственной инспекции могут быть инициированы по разным обстоятельствам, требования, предъявляемые к проведению подобных проверок, установленные законодательством Республики Казахстан - едины.

По плану профилактические проверки субъектов производятся не чаще, чем раз в 3 года. План проверок размещается на официальном Интернет-ресурсе Генеральной прокуратуры РК. В связи с чем, рекомендуем Вам периодически производить мониторинг официального сайта контролирующего органа на наличие в списке Вашей организации, либо при наличии рисковых ситуаций обратиться в соответствующее Управление инспекции труда по территориальному округу напрямую.

В каких случаях у Вашей компании имеется «шанс» попасть в План проверок:

1) На вас неоднократно поступали жалобы от работников;

2) Вы занимаетесь привлечением иностранных работников (свыше 30 работников).

При назначении внеплановой проверки государственная инспекция по охране труда обязана не менее, чем за сутки уведомить Вас о предстоящей проверке в письменном виде с указанием предмета проведения проверки, при выборочной же проверке - не менее чем за тридцать календарных дней с указанием предмета проведения проверки и ее сроков.  При этом, в случае, когда субъект контроля и надзора получил уведомление о начале проведения проверки, но на момент проверки прошел государственную перерегистрацию, повторное уведомление о начале проведения проверки не требуется, соответственно проверка будет произведена у правопреемника организации.

После того как Вы узнали, что к Вам идет инспекция по охране труда, начинаем готовиться к проверке. Главной целью трудовой инспекции является соблюдение работодателями трудового законодательства РК.

Подготовьте и приведите в порядок необходимые документы

Лучше всего поручить это дело профессиональным юристам-аудиторам, которые до начала проверки подготовят необходимые документы, устранят при наличии имеющиеся нарушения.

Перед тем, как предоставлять запрашиваемые документы, нужно методично проверить их  составляющие: на нашем сайте Вы можете пройти тест, чтобы узнать, какие документы Вы должны иметь в обязательном порядке.

Для проведения проверки инспектор труда может запросить следующие документы:

• Учредительные документы;
• Коллективный договор;
• Штатное расписание (Зарплата должна быть выплачена, как минимум 1 раз в месяц в достаточном размере);
• Правила трудового распорядка;
• Положения о премировании, об оплате труда и другие;
• График трудовых отпусков (все работники  должны сходить раз в год в отпуск минимум на 2 недели без перерывов);
• Больничные листы;
• Трудовые книжки и книга учета их движения;
• Табель учета рабочего времени; 
• Ведомость начисления заработной платы;
• Расчетно-платежная ведомость;
• Трудовые договора и журнал их учета;
• Приказы и журналы приказов по основной деятельности, по личному составу, по отпускам и другие;
• Личные дела работников;
• Должностные инструкции работников;
• Договор страхования работника от несчастного случая при исполнении им трудовых обязанностей;
• Журналы по технике безопасности и охране труда;
• Результаты аттестации рабочих мест по условиям труда;
• Инструкции по технике безопасности и охране труда;
• Документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медицинских осмотров.

Будьте готовы к тому, что инспектору понадобятся оригиналы документов или их копии.  В первом случае передавайте документы только по акту изъятия документов, либо актов приема-передачи, во втором, по требованию инспектора труда заверьте копии подписью и печатью организации.

Важно! В уведомлении о проведении проверки должен быть указан предмет проверки, то есть те вопросы, которые будут рассматриваться в ходе проверки, инспектор труда не вправе требовать документы, прямо не относящиеся к проверке.

Изменения в части проверок- 2023

Вступили в свою силу изменения в Совместный приказ Министра здравоохранения и социального развития РК и Министра национальной экономики РК изданные в 2015 году «Об утверждении Критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением трудового законодательства Республики Казахстан», так Совместным приказом Министра труда и социальной защиты населения РК от 12 декабря 2022 года №492 и Министра национальной экономики РК от 12 декабря 2022 года №123, а также Совместным приказом Министра здравоохранения и социального развития РК от 25 декабря 2015 года № 1022 и Министра национальной экономики РК от 28 декабря 2015 года № 801, внесены следующие изменения:

С 01 января 2023 года изменились требования к проверочным листам за соблюдением трудового законодательства РК.

С 22 мая 2023 года изменились критерии оценки степени риска.

Рассмотрим изменения поподробнее:
Одно из самых ожидаемых изменений, внесших изменения в порядок проведения трудовых инспекций – это отмена проверочных листов. 
Данное новшество введено с 01.01.2023 года с целью поддержки предпринимателей и сокращением излишних требований к бизнесу, а также в целях оптимизации многочисленных форм для заполнения.  
Новшество коснулось следующих организаций:

• непроизводственной сферы (здравоохранение, образование, культура, социальное обеспечение, торговля, услуги по проживанию и питанию);
• непроизводственной сферы, работники которых осуществляют трудовую деятельность в офисных помещениях.

Остальных сфер деятельности отмена проверочных листов по труду не коснулась.

Следующее не менее важное новшество - это изменение категории нарушений, совершаемых работодателями, здесь же нас ждет ужесточение, так как с 22.05.2023 г. расширен перечень «грубых» нарушений трудового законодательства, теперь к ним из категории «значительное нарушение» отнесены:
1.    отсутствие трудовых договоров с работниками;
2.   невнесение работодателем информации о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях в единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД).

И завершающее, но не менее важное изменение – это расширение Системы управления рисками (СУР) путем присвоения степеней риска, в связи с чем Проверки теперь будут проводиться в зависимости от степени риска.
Система оценки и управления рисками ведется с использованием информационных систем, относящих субъекты (объекты) контроля к конкретным степеням риска и формирующих списки проведения контрольных мероприятий, а также основывается на государственной статистике, итогах ведомственного статистического наблюдения, а также информационных инструментах.
Для целей управления рисками при осуществлении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля субъекты (объекты) контроля относятся к одной из следующих степеней риска:
1) высокий риск – проводится профилактический контроль с обязательным посещением субъекта (объекта) контроля и внеплановая проверка;
2) средний риск - проводится профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и внеплановая проверка;
3) низкий риск - проводится только внеплановая проверка при необходимости.

Теперь, с 22 мая 2023 года, присвоение высокой степени риска с последующим проведением профилактического контроля с обязательным посещением субъекта (объекта) контроля и внеплановая проверка могут назначаться при отсутствии: 
•    договоров обязательного страхования работника от несчастных случаев при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей, обязательного социального страхования работников;
•    информации о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения в части реквизитов работника и работодателя, работы по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию), места выполнения работы, срока трудового договора, даты начала работы, даты заключения и порядкового номера в единую систему учета трудовых договоров.

При этом, периодом для назначения проверки будет предыдущий год.

Таким образом, работодатели теперь заинтересованы в своевременной подаче необходимой информации государственным органам по охране труда для присвоения степени «низкий риск», а значит получения полной гарантии отсутствия профилактической проверки вверенной им организации. 

Критерии оценки степени риска за соблюдением трудового законодательства дополнены Субъективными критериями. На основании имеющихся источников информации местные органы по инспекции труда формируют данные по субъективным критериям, подлежащие анализу и оценке.
Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:
1.    формирование базы данных и сбор информации;
2.    анализ информации и оценка рисков.

Для оценки степени риска используются следующие источники информации:
1.    результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля;
2.    результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля.
     В отношении субъектов контроля, устранивших в полном объеме выданные нарушения по итогам проведенного предыдущего профилактического контроля с посещением, не допускается включение их при формировании списков на очередной период государственного контроля.

Если же Вы все-таки столкнулись с проверкой трудовой инспекции и достойно ее прошли, то по результатам проверки государственный инспектор труда составит Акт о результатах проверки, это могут быть: Предписание, Протокол об административном нарушении, Постановление о прекращении производства по делу об административном правонарушении, Постановление по делу об административном правонарушении, и самый желаемый Работодателем документ - Заключение государственного инспектора труда (при отсутствии нарушений).
По результатам протоколов об административном нарушении может быть наложен административный штраф на должностное лицо до 5000 месячных расчетных показателей (МРП). 
В случае нарушения Ваших прав и законных интересов как работодателя при осуществлении государственного контроля работодатель вправе обжаловать действия (бездействие) государственного инспектора труда в уполномоченный государственный орган по труду, вышестоящему государственному инспектору и (или) в суд в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан. 
Однако, обращаем Ваше внимание на то, что само обжалование не приостанавливает исполнения выданных актов государственных инспекторов труда. 

Перед проведением проверки проинструктируйте своих работников о том, как вести себя с проверяющими инспекторами 

Работникам следует разъяснить их права и обязанности при проведении проверки, а также порядок действий в случае обнаружения инспектором труда нарушений. Ни в коем случае не следует воспрепятствовать законным требованиям инспектора. Это может повлечь за собой административную ответственность. Также не стоит забывать о правилах вежливости, субординации и хорошего тона. 
Таким образом, предварительная беседа с работниками может уберечь Вашу компанию от ошибок, которые допускают работники, контактирующие с проверяющими, и минимизировать риски последствий проверки. 
Рекомендуем заранее уделять должное внимание трудовым отношениям в Вашей организации, предпринимая превентивные меры и не нарушая трудовые права работников,  и  тогда Вы вряд ли столкнетесь с проблемами проверки.