Преимущества работы с электронным документооборотом

Преимущества работы с электронным документооборотом

26.11.2020 11:28
544
Содержание:

Большую часть 2020 года казахстанцы провели в условиях жесткого карантина и локдауна. Большинство видов коммерческой деятельности были под запретом, а оставшиеся компании были вынуждены подстраиваться под новые условия всеми возможными способами. Кто-то переводил бизнес в онлайн-формат, кто-то отправлял работников на дистанционную работу, а потом задним числом оформлял документы,кто-то в нарушение правил работал, пускай даже  в ограниченном режиме, рискуя быть привлеченным к административной ответственности.

В то же время деятельность предприятий в условиях ограничений была бы гораздо проще, удобнее и в несколько раз выгоднее при использовании систем электронного документооборота.

ЭДО vs бумажный документооборот: в чем преимущества системы?

Электронный документооборот Бумажный документооборот
Подписание документов онлайн при помощи ЭЦП позволяет значительно ускорить бизнес-процессы, сэкономить время и ресурсы и оперативно согласовать условия сделок и других документов. Вы сразу видите предложенные правки в проекте документа  и можете мгновенно принять их или отклонить. Вам не нужно обмениваться вторыми экземплярами, ждать протокол разногласий, протокол согласования Нужно обмениваться бумажными версиями, направлять их почтой, привозить контрагентам и ждать возврата своего экземпляра. Нередко согласование условий не оформляется Протоколом разногласий, а происходит в стандартном приложении Word и хорошо, если в режиме правки. Если другие стороны внесут свои примечания прямо в текст проекта, придется затратить колоссальные ресурсы на поиск таких примечаний в тексте
Документы надежно  хранятся на защищенных серверах до тех пор, пока сам пользователь не решит их удалить. Им не страшны пожары, затопления, переезды и прочие негативные события Бумажные экземпляры подвержены механическим повреждениям: они выгорают, сыреют, рвутся. А если документ часто используется, то и вовсе очень скоро утратит свой эстетический вид, а вместе с тем, возможно и важную информацию
При создании и хранении документов система ЭДО использует все возможные средства защиты данных, которые полностью исключают вероятность несанкционированного получения какой-либо информации или данных клиентов третьими лицами и гарантируют полную безопасность сведений. Бумажный документ может быть утерян или иным способом оказаться доступным для ознакомления третьим лицам. Не исключено, что и заинтересованные работники смогут получить и использовать в своих интересах важную информацию, несмотря на наличие соглашения о неразглашении. Более того, пока будет длиться процесс доказывания вины работника, убытки будут расти с каждым днем.
Система ЭДО  интегрирована с НУЦ (Национальным удостоверяющим центром), что обеспечивает своевременную и надлежащую проверку сертификатов электронной цифровой подписи и гарантирует то, что документ будет подписан надлежащим образом Существует риск, что документ будет подписан неуполномоченным на то лицом, печать на документе может  числиться утерянной, что приведет к оспоримости сделки и ущербу
Подписать электронный документ можно в любое время, из любого места и практически с любого устройства, поддерживающего интернет. Главное, чтобы на нем были Ваши ключи ЭЦП. Электронный документооборот не зависит от ситуации в стране и в мире, не требует выхода из дома и встречи с контрагентом. Бумажный документ, в ряде случаев можно подписать в любое время и в любом месте. Однако, рано или поздно его нужно передать контрагенту и получить назад свой экземпляр. Можно предположить, что отправить бумаги на подписание можно почтой. Однако, почтовые службы также не работали в период ЧП. А если наступят новые аналогичные ограничения? Придется только ждать и терять свою прибыль. Можно отправить контрагенту скан-вариант подписанного документа и получить назад скан с подписью и печатью партнера. Однако, данный способ не всегда придает документу юридическую силу. А без нее, как известно, сделка будет являться ничтожной.
Электронный документ невозможно подделать. Он содержит в себе все криптографические инструменты защиты. В случае попытки недобросовестного контрагента сфальсифицировать подписанные ранее условия, измененный документ не пройдет проверки на подлинность. А ряд систем ЭДО еще и уведомит всех заинтересованных лиц о попытке изменения текста. Бумажный документ не сложно подделать и сфальсифицировать. Многие предприниматели не очень внимательно относятся к безопасности документов и не тратят свое время даже на обычную прошивку многостраничных соглашений. А этим легко может воспользоваться недобросовестный контрагент.

Выводы об электронном документообороте


Система ЭДО, однозначно, выигрывает. Это современный, удобный и безопасный способ ведения документации. С ним можно позволить себе больше времени уделять любимому делу, увеличению прибыли, личным интересам.

А еще одно преимущество электронного документооборота заключается в том, что это социально ответственный подход к работе. Только задумайтесь: одна небольшая компания за год расходует количество бумаги, равное 2-3 взрослым деревьям. А сколько таких компаний по всему Казахстану?

Присоединяйтесь к системе электронного документооборота Договор24 и выводите свой бизнес на новый и современный уровень.
 

Вам также может быть интересно: