Что важно знать предпринимателям в связи с изменениями в Новых правилах документирования

Ключевые изменения в Новых правилах документирования управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.

Тот факт, что в Казахстане изменились правила Документирования и управления документацией ни для кого уже не секрет. Новые Правила  отличаются от своего предшественника. Рассмотрим ключевые изменения.

Изменилось название Правил

Правила теперь не «типовые». Правила стали регулировать использование систем электронного документооборота (СЭД). Переход на электронный документооборот уже не новшество или роскошь – это практическая необходимость!

Правила не распространяются на документы содержащие государственные секреты

Правила не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан. Согласно п.4 Главы 1 регламент работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственные секреты прописан в других НПА. Правила дополнены разъяснением используемых понятий и терминов, что предостережет от разночтений и 20 новых терминов пополнят нормативный багаж ДОУ. Обмениваться информацией теперь станет проще. Единые термины являются неотъемлемой частью нормативной документации (п.5 Глава 1).  

Не допускается оформление на одном бланке документа на двух и более языках

Как и ранее, языком делопроизводства является казахский язык. Так же употребляется русский язык и другие. Например, если компания с иностранным участием, то может еще дополнительно использоваться язык, который будет понятен иностранному участнику (п.6). Не допускается оформление на одном бланке документа на двух и более языках. Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами (п.15).

Упразднена привязка к категориям субъектов предпринимательства

Правила составления документов не на бланках едины для организаций, независимо от того малый или крупный бизнес.

Разметка страниц листов бумаги, на которых создаются документы, остается прежней. Изменена только формулировка, указывающая на границы зоны листа документа, предназначенной для реквизитов (п.7).

В бланки документов внесены следующие изменения (п.9):

• На бланке письма теперь указывается не юридический адрес, а справочные данные об организации (почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
• На бланке конкретного вида документа теперь необходимо указывать место издания и заголовок к тексту документа. «Полное наименование» заменено на «Официальное наименование», что априори и является полным.
• На общем бланке организации исключено указание юридического адреса либо справочных данных. И теперь, необходимо указывать место издания документа.

Введено описание учета бланков государственных организаций бумажного и электронного документооборота

Важно! Электронные бланке не нужно учитывать (п.11).

Листы документа должны иметь сквозную нумерацию (п.15).

Раньше этой нормы не было в Типовых правилах.

Исключено правило о наиболее поздней дате, в случае подписания документа несколькими авторами-организациями. Дополнен порядок оформления даты документа (п.21).

При электронном документообороте нужно использовать сквозную нумерацию.

Даны разъяснения об оформлении места издания документа в соответствии с наименованием населенного пункта и общепринятыми сокращениями. Необходимость указания места издания, регламентируется Правилами (Приложения) (п.24).

Внимание! Изменено положение оттиска печати относительно наименование должности и подписи. Оттиск печати организации проставляется после наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая его личную подпись.

Подробное описание форм текста утратило актуальность (п.30 старых правил исключен)

Уточнено, что текст документа не обязательно разбивается на пункты (п.29).

Теперь при печатании текста документа на компьютере допускается применение шрифта Arial (№ 14). В отметке о наличии приложения, не названного в тексте, также указывается количество листов, экземпляров, язык исполнения и дополнительно его наименование, а также при наличии, дата и регистрационный номер (индекс) (п.30).

Право подписи определяется законодательством, учредительными и распорядительными документами, доверенностями

Правилами больше не определены должности подписантов документов, направляемых разным адресатам. Теперь право подписи определяется законодательством, учредительными и распорядительными документами, доверенностями (п.31).

Стало допустимым оформление резолюции на отдельном бланке (фишке)

Раньше такая привилегия была только у руководителей и их заместителей (п.34). Указаны формат файла и реквизиты содержательной части электронного документа (п.43). Ранее в правилах не фигурировал полноправно электронный документ.

В порядок подготовки и оформления приказов внесены изменения 

Например: Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и его непосредственными и курирующими руководителями, а также руководителями структурных подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, компетенцию которых затрагивают вопросы, указанные в п.46.

Раз есть электронные документы, то должен быть и порядок их хранения: Сроки хранения электронной регистрационной контрольной карточки п.140; Сроки хранения электронных документов п.141 и др.

Появился Параграф 5. Порядок использования электронной цифровой подписи

Каков порядок использования электронной цифровой подписи? Как вести учет и регистрацию документов по новым правилам? Как теперь составлять приказы и другие кадровые документы? На эти и другие вопросы вы получите ответы на Онлайн-курсе по применению новых правил документирования на практике.