Документы необходимые для оформления приема на работу

Документы для оформления приема на работу можно разделить на 2  категории:

1. Документы, оформление которых прямо предусмотрено законодательством РК (документы обязательные для любой компании, принимающей на работу работника);
2. Документы, с которыми должен быть ознакомлен работник при приеме на работу, т.е. те, которые должны быть подготовлены до найма сотрудников,, а также документы, не являющиеся обязательными при приеме на работу, но которые рекомендуется оформить для минимизации коммерческих рисков, связанных с деятельностью компании. 

Первая категория документов для приема на работу

1. Трудовой договор с работником;
2. Приказ о приеме на работу;
3. Согласие на сбор и обработку персональных данных;
4. Личная карточка по учету военнообязанных и призывников (форма Т-2).

Трудовой договор с работником

В соответствии с пунктом 1 статьи 21 Трудового кодекса РК: «Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого в соответствии с настоящим Кодексом, за исключением случаев, установленных законами Республики Казахстан».

Трудовой договор - это основополагающий документ, подтверждающий и регулирующий отношения работника и работодателя. Работник может быть допущен к работе только после заключения трудового договора.

Должностные лица компании могут быть привлечены к административной   ответственности за допуск к работе лица без заключенного трудового договора.

Приказ о приеме на работу

В соответствии со статьей 34 Трудового кодекса РК: «Прием на работу оформляется актом работодателя, издаваемым на основании заключенного трудового договора».

После заключения трудового договора,  компания издает приказ о принятии на работу нового работника. Необходимо ознакомить работника с приказом. Ознакомление с приказом удостоверяется подписью работника. 

Согласие на сбор и обработку персональных данных

В соответствии с подпунктом 24) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса РК, пунктом 1 статьи 7, пунктом 1 статьи 8 Закона РК «О персональных данных и их защите», работодатель при получении от работника, и обработке его персональных данных (ФИО, место жительства, образование и т.д.) обязан получить на это письменное согласие работника. 

Личная карточка по учету военнообязанных и призывников

В соответствии с пунктом 71 Правил ведения воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденных Приказом Министра обороны Республики Казахстан от 24 января 2017 года № 28, компания-работодатель обязана вести воинский учет работающих у неё граждан.

Вторая категория документов для приема на работу 

1. Заявление от работника
2. Договор о полной индивидуальной (коллективной/солидарной) материальной ответственности
3. Соглашение о конфиденциальности и неразглашении информации с работником
4.  Договор о неконкуренции
5. Должностная инструкция
6. Инструкция о порядке проведения вводного инструктажа по ТБ
7. Договор обязательного страхования работников от несчастных случаев
8. Соглашение о согласительной комиссии (при численности сотрудников более 15 человек)
9. Правила внутреннего трудового распорядка
10. Положение о сборе и обработке персональных данных
11. Журнал регистрации трудовых договоров
12. Положение об оплате труда

Заявление работника

Практически все компании-работодатели в Казахстане при приеме на работу требуют от будущего работника «Заявление о приеме на работу». Это настолько привычная процедура, что никаких возражений со стороны кандидата обычно это не вызывает.

Между тем, необходимо помнить, что в соответствии с трудовым законодательством РК данный документ не является обязательным для оформления трудовых отношений.  

То есть, если кандидат, по каким-либо причинам, отказывается писать заявление, компания-работодатель, по одной лишь этой причине, не вправе отказать ему в принятии на работу.

Если же кандидат не возражает против оформления заявления, лучше его все-таки оформить.

Заявление является своего рода доказательством свободного волеизъявления работника и понимания им своих действий  при заключении трудового договора. 

В случае каких-либо споров с работником, или иными заинтересованными лицами, Заявление работника может послужить дополнительным доказательством со стороны компании.  

Договор о полной индивидуальной (либо коллективной/солидарной) материальной ответственности

Руководителем компании должен быть утвержден перечень должностей и работ, занимаемых и выполняемых работниками, с которыми заключается договор о полной индивидуальной (либо коллективной/солидарной) материальной ответственности. 
 

Форма типового договор о полной материальной ответственности утверждаются актом работодателя.
 

Не допускается заключение трудового договора с гражданами, не достигшими восемнадцатилетнего возраста на должности и работы, предусматривающие полную материальную ответственность работника. Из этого следует, что запрещается заключать договор о полной индивидуальной (коллективной/солидарной) материальной ответственности с лицами, не достигшими 18-летнего возраста.

Соглашение о конфиденциальности и неразглашении информации с работником

В целях недопущения разглашения работником конфиденциальной информации, компания может заключить с работником соответствующее соглашение. При этом рекомендуется утвердить в компании «Перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию». Это в гораздо большей степени позволит зафиксировать факт разглашения, и взыскать в судебном порядке ущерб, нанесенный работником разглашением. 

Договор о неконкуренции

Отсутствие данного договора может привести к тому, что Работник, ознакомившись с алгоритмом деятельности Работодателя, сможет применить полученные знания, навыки, методы работы в личных интересах или в интересах третьих лиц с целью получения прибыли. Такое стечение обстоятельств способно привести к финансовым и репутационным потерям и крупным убыткам.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – это утвержденный в компании документ, в котором указаны права и обязанности работника.

При приеме на работу компании необходимо ознакомить работника с должностной инструкцией (под роспись). Это позволит избежать в будущем споров с работником относительно круга выполняемых им обязанностей.    

Инструкция о порядке проведения вводного инструктажа по ТБ

Согласно пп.1) п.2. ст. 22 Трудового кодекса РК, работник обязан соблюдать требования норм, правил и инструкций по безопасности и охране труда. Следовательно, должен быть проинструктирован до начала выполнения трудовых обязанностей. За отсутствие данной инструкции, работодателю может грозить административная ответственность. 

 Договор обязательного страхования работников от несчастных случаев

Работодатель обязан страховать работников от несчастных случаев при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей. При приеме на работу нового сотрудника, Договор обязательного страхования должен быть скорректирован с учетом нового застрахованного. Отсутствие данного документа влечет за собой присвоение высокой степени риска, а, следовательно, и возможную проверку, а также административную ответственность. 

Соглашение о согласительной комиссии

В соответствии со ст. 159 Трудового кодекса РК, индивидуальные трудовые споры рассматриваются согласительными комиссиями, за исключением споров, возникающих между работодателем и работником субъекта микропредпринимательства, некоммерческой организации с численностью работников не более пятнадцати человек, домашним работником, единоличным исполнительным органом юридического лица, руководителем исполнительного органа юридического лица, а также другими членами коллегиального исполнительного органа юридического лица, а по неурегулированным вопросам либо неисполнению решения согласительной комиссии – судами. Таким образом, в организациях свыше 15 человек должна быть создана Согласительная комиссия, регулируемая данным соглашением. С соглашением должен быть ознакомлен каждый работник под личную подпись, в том числе и вновь принятый на работу. 

 Правила внутреннего трудового распорядка

Наличие данного документа позволяет Работодателю регламентировать трудовой распорядок и доказать, при необходимости, факт совершения Работником дисциплинарного проступка, что без Правил трудового распорядка сделать проблематично. Поэтому каждый новый сотрудник должен быть ознакомлен с Правилами внутреннего распорядка при приеме на работу.

Положение о сборе и обработке персональных данных

Наличие данного документа в организации делает максимально четким, слаженным и прозрачным процесс сбора, обработки и уничтожения персональных данных, что дополнительно снижает риск возникновения какой-либо ответственности. 

Журнал регистрации трудовых договоров

Согласно нормам законодательства, трудовой договор должен иметь порядковый номер. 
Регистрация трудовых документов в общем журнале регистрации договоров может вызвать трудности в их дальнейшем поиске и идентификации. 
Наличие отдельного журнала регистрации трудовых договоров упрощает процедуру присвоения номеров и позволяет хранить сведения о договорах в одном документе.

Положение об оплате труда

На Работодателя возложена обязанность выплачивать заработную плату, делать за работника обязательные отчисления и платежи. При этом у него есть право поощрения работников. Для установления четкого порядка выплат и удержаний, рекомендуется разработать и утвердить данный документ. 

Со всеми перечисленными инструкциями, правилами и положениями, работник должен быть ознакомлен под личную подпись при приеме на работу. 

Все перечисленные документы могут быть оформлены в форме электронных документов посредством системы электронного документооборота. Узнать подробнее про кадровый электронный документооборот и автоматизацию кадровых процессов Вы можете по ссылке.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Читайте также в данной серии статей:

• Что такое заявление о приеме на работу
• Испытательный срок при приеме на работу
• Необходимо ли заключать трудовой договор и издавать приказ на испытательный срок
• Кто может подписывать приказ о приеме на работу
• Заменяет ли приказ о приеме на работу трудовой договор
• Какие документы работодатель может запросить у работника при приеме на работу
• Ведение и хранение компанией трудовой книжки работника
• Приказ о приеме на работу руководителя 
• Язык заявления о приеме на работу
• Как должен быть оформлен приказ о приеме на работу 
• Заключение, изменение, прекращение трудового договора
• Срок издания приказа при приеме на работу с испытательным сроком