Электронный трудовой договор: выгоды и риски

Как изменилось трудовое законодательство? 

Премьер-министр РК А.Мамин в июле 2019 г. постановил внести на рассмотрение Мажилиса Парламента Республики Казахстан проект Закона Республики Казахстан "О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда". Проект предполагает внесение изменений и дополнений в три законодательных акта, в том числе и в Трудовой Кодекс. В декабре 2019 года законопроект был принят в первом чтении. А это значит, что уже скоро в Трудовой Кодекс РК будут внесены изменения, которые повлияют на многие процессы в трудовых отношениях.

В частности, согласно концепции законопроекта, акты работодатель сможет оформлять в письменной форме или форме электронного документа с использованием электронной цифровой подписи. И, что самое значимое, заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений можно будет производить в форме электронного документа с использованием электронной цифровой подписи. Т.е. по сути произойдет переход на электронные трудовые договоры. Стоит заметить, что пока этот переход не будет обязательным для всех работодателей. Работодатель и работник пока смогут выбирать какой формат им предпочтительнее: бумажный или электронный. Если не брать во внимание техническую сторону вопроса (установку необходимого программного обеспечения для внедрения системы электронного документооборота, получение электронных цифровых подписией и пр.), встает закономерный вопрос: а что же лучше? Что выгоднее и удобнее как для работников и работодателей? Какие риски могут быть?

Как заключается электронный трудовой договор? 

Прежде всего разберем как это будет реализовываться. На данный момент есть два варианта заключения электронного трудового договора.

Вариант 1. Работодатель регистрируется на электронной бирже труда (на сайте Enbek.kz). После этого, работодатель сможет на этом портале, после авторизации, выбрать функцию «трудовой договор». Система запросит сведения о работнике. После ввода необходимых данных, автоматизировано запросится информация в гос.органах и сформируется электронное личное дело работника. После формирования личного дела генерируется шаблон трудового договора. В этот шаблон, при необходимости, могут вноситься изменения. Работник будет иметь возможность в своем личном кабинете ознакомиться с текстом договора, проверить все данные и подписать с помощью ЭЦП трудовой договор.

Вариант 2. Организация сможет в своей внутренней системе электронного документооборота составлять трудовой договор. Тут есть нюансы, Существующая в организации система должна иметь функциональную возможность интеграции напрямую с Единой системой учёта трудовых договоров. Таким образом трудовой договор будет зарегистрирован и будет храниться в Единой системе учета трудовых договоров.

Плюсы и минусы перехода на электронную систему

Рассмотрим выгоды для работодателя:

• Работодателю не нужно делать двойную работу. Можно сразу регистрировать и составлять договоры в электронном виде.

• Возможность заключения трудовых договоров сразу на двух языках: русском и казахском. Это минимизирует риски ошибок и неточностей при переводе.

• Шаблон трудового договора в системе составлен с соблюдением всех законодательных норм, что минимизирует юридические риски.

• Оптимизация кадрового делопроизводства.

• Упрощение процедуры подтверждения трудового стажа и получения прочих сведений от гос.органов.

• Сохранность и достоверность данных, полученных из системы по работнику.

• Снижение издержек связанных с оформлением трудовых договоров (отпадает необходимость ведения кадровой документации на бумажном носителе).

• Качественный подбор работников (без махинаций) через доступ к сервису формирования личного дела работника.

Выгоды для работника:

• Гарантия того, что работодатель будет исполнять свои обязательства.

• Снижение издержек при трудоустройстве.

• Возможность заключать трудовой договор дистанционно.

• Трудовой стаж фиксируется в системе и его уже нельзя будет потерять, как, например, трудовую книжку.

• Упрощение процесса трудоустройства: исключается необходимость сбора документов (экономия на сборе адресной справки, мед справки, аттестат, диплом, паспортные данные, резюме, стаж работы, справки о судимости).

Как и в любой системе, в этой есть определенные риски, т.к. все же это программа, то всегда есть риск сбоя работы системы. Мы будем зависимы от наличия электричества, технических средств и доступа к интернету, чтобы получить данные о своем опыте, стаже и пр. А бумажный трудовой договор или трудовая книжка не зависимы от этого. Так же нельзя исключить «человеческий фактор»: неточности и ошибки при заполнении сведений. И конечно же, мир цифровых технологий породил хаккерство. В связи с чем есть риск утечки информации или вовсе утраты данных. Но, в любом случае, выгод и плюсов больше. Ведь и бумажный трудовой договор не гарантия соблюдения всех прав и обязанностей. И он в большей степени подвержен риску утраты. Современный мир требует современных решений. И электронный трудовой договор – одно из них!

Обращаем Ваше внимание, что уже 11 февраля 2020 года в 15:00 стартует Парад вебинаров по договорным рискам, первый день которого посвящен оформлению трудового договора. Регистрируйтесь и узнайте- как правильно оформить прием работника на работу и какие условия следует предусмотреть в трудовом договоре.