Как перейти на электронный обмен документами с контрагентами?

Как перейти на электронный обмен документами с контрагентами?

Автор:
22.01.2024 10:03
128
Содержание:

Что нужно сделать организации, чтобы перейти на электронный обмен документами с контрагентами? Для начала давайте ответим на вопрос, является ли подписание электронного документа через ЭЦП (электронно-цифровую подпись) равнозначным традиционному подписанию рукой на бумаге?

Электронный обмен документами

Согласно закону  РК "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", электронный документ, удостоверенный посредством ЭЦП, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. Это означает, что обмен между компаниями привычными документами, такими как акты выполненных работ, накладные, доверенности, договоры, можно полностью перевести в электронный формат.

Что нужно сделать для электронного обмена документом?

  1. Составить электронный документ. Это может быть отсканированная версия бумажного документа, либо документ, составленный на компьютере, например, в формате docx или pdf.
  2. Подписать его обеими сторонами через ЭЦП. Это можно сделать бесплатно, например, через сервис Договор24.

Но подписывать каждый отдельный документ для средних и крупных компаний, в которых количество документов может переваливать за сотни, крайне неудобно. Именно поэтому такие организации используют системы электронного документооборота (ЭДО), которые позволяют всем участникам быстро и безопасно обмениваться электронными документами.

Обмен документами с контрагентами через систему электронного документооборота

Организации могут обмениваться документами через систему электронного документооборота. Присоединение к такой системе требует простого подключения к уже разработанному сервису. Это значительно облегчает коммуникацию с бизнес-партнерами, так как за обработку и обмен документами отвечает поставщик СЭД, который:

  • Обладает всеми нужными разрешениями для работы в рамках действующего законодательства;
  • Обеспечивает технические условия для законного электронного обмена;
  • Гарантирует безопасность передачи информации, предотвращая возможность перехвата документов;
  • Регистрирует все операции с документами от всех сторон сделки, что может служить важным доказательством в судебных спорах;
  • Обеспечивает хранение документов в течение срока, установленного законом.

К тому же, поставщик оказывает поддержку клиентам в процессе внедрения системы ЭДО, подключения к ней контрагентов и в дальнейшей работе с сервисом.

Правила перехода на ЭДО с контрагентами

Перед подключением к системе ЭДО, организациям необходимо провести определенную подготовку. Это может потребовать обучения персонала для эффективного использования новой системы.

Помимо технической подготовки, важно также урегулировать юридические аспекты, учитывающие использование электронного документооборота для ведения бизнеса. Узнать подробнее о перечне документов для перехода, а также про этапы внедрения ЭДО можно в нашей статье.

Для работы в сервисе Договор24 достаточно зарегистрироваться и подписать договор оказания услуг. После этого Вы сможете отправлять электронные документы контрагентам, а они быстро и удобно подписывать их. При этом для контрагентов сервис будет полностью бесплатным.

Вам также может быть интересно:
  • Настоящая статья написана в соответствии с Трудовым кодексом 2016 года и учитывает последние поправки  по состоянию на дату публикации. Оформление приема на работу сотрудника – это процедура, с которой сталкивается любая компания при осуществлении своей деятельности. Очень важно при этом документально оформить прием нового сотрудника, чтобы избежать в будущем нежелательных правовых последствий. Какие документы, необходимо оформить компании при приеме нового сотрудника?

  • Прямой нормы, предусматривающей ответственность за отсутствие в организации согласительной комиссии, нет. Однако, при проведении проверки трудовой инспекцией, вне зависимости от оснований его визита в организацию, этот факт не будет упущен. Государственный инспектор выпишет предписание об устранении нарушения и работодатель обязан будет создать согласительную комиссию, в срок, определенный предписанием. А, как показывает практика, сделать это непросто.

  • Мы живем в интересное время - информационной глобализации, нам доступен большой объем знаний, но и огромный минус в этом явлении также имеется и заключается он в том, что нас становится тяжело удивить. Возможно, именно по этой причине набирает обороты авторское право, объектами которого являются результаты творческой деятельности (произведения литературы, музыки, искусства, программы ЭВМ и прочее).

  • На этой неделе вступают в силу новые нормативно-правовые акты, а так же вносится ряд изменений в законодательство РК. В данной статье представлена сравнительная таблица основных изменений в законодательстве РК.

  • 04.10.2019 09:31
    4351
    Раздел:  Все статьи

    В преддверии дня бухгалтера мы решили пофантазировать: каким должен быть специалист будущего? Какие функции он будет выполнять?

    Бухгалтер играет большое значение в судьбе любой организации. Он как волшебник- своими действиями может принести финансовое процветание даже самой убыточной компании, а одна ошибка может привести к краху самого стабильного бизнеса.

    Учитывая скорость с которой развиваются технологии, профессия бухгалтера может существенно трансформироваться уже в ближайшие 5-7 лет.

    Если Вы хотите, чтобы бухучет в Вашей компании велся в ногу со временем и специалист не был озадачен вопросом “Как поставить на баланс телепорт”- узнайте, какими навыками должен обладать бухгалтер будущего и успейте подготовиться к грядущему прогрессу.

  • 30.09.2019 09:48
    7418
    Раздел:  Все статьи

     

    Среди предпринимателей существует мнение, что ликвидация бизнеса- это долгий и трудный процесс, требующий множества затрат: времени, энергии, ресурсов, который не всегда приводит к желаемому результату. 

    “Страшилки” о сложности процедуры ликвидации передаются из уст в уста, от одного поколения предпринимателей к другому и уже, скорее всего, могут быть признаны народным творчеством. 

    Из-за страха ликвидации, многие люди предпочитают избавляться от предприятий посредством продажи или банкротства. 

    Но эти методы могут впоследствии сыграть злую шутку. Дополнительные расходы, использование компании в незаконных целях, имущественные потери и утрата деловой репутации- это минимум негативных последствий, которые могут возникнуть. 

    Почему ликвидация лучше, что нужно учесть и почему не стоит избегать этой процедуры, когда принято решение прекратить деятельность компании- читайте в статье.

  • 17.09.2019 16:17
    5068
    Раздел:  Все статьи

    Идея работы на себя, без начальников и авралов, с учётом своих возможностей, интересов и удобным для себя графиком, стала буквально современной идеологией. Каждый день к ней присоединяется все больше людей.

  • В своей работе в качестве налоговых консультантов мы часто слышим от бухгалтеров что раздел – налогообложение физических лиц содержит мало налоговых рисков и не так сложен даже для бухгалтеров, которые никогда не работали с налогами.  Во время налогового аудита мы также  получаем от бухгалтеров информацию- что за данный участок по налогам они не переживают, тем более если учет заработной платы и исчисление налогов с доходов физических лиц переданы в аутсорсинг консалтинговой компании. Но в нашей практике мы редко встречаемся с компаниями, где отсутствуют ошибки возникаемых при налогообложении доходов физических лиц.

  • Нерезиденты, осуществляющие предпринимательскую деятельность в Республике Казахстан через постоянное учреждение (далее – ПУ), уплачивают налоги в Республике Казахстан в соответствии с положениями Налогового кодекса Республика Казахстан, а  также налоги с доходов из источников за пределами Республики Казахстан, связанных с деятельностью такого ПУ.

    Нерезиденты уплачивают в Республике Казахстан также иные налоги и другие обязательные платежи в бюджет, установленные Налоговым кодексом Республики Казахстан, при возникновении таких обязательств.