Кто и как должен вести кадровое делопроизводство в организации?

Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью каждого работодателя, вне зависимости от вида собственности. Не грамотно выстроенный процесс работы с кадрами способен привести к множеству негативных последствий: некорректному начислению выплат работникам, снижению качества производства и финансовым убыткам. Поэтому, к вопросу оформления трудовых отношений следует подойти серьезно.

Что такое кадровое делопроизводство?

Кадровое делопроизводство- это процесс создания, подписания, учета и хранения документов в сфере трудовых отношений с работниками.

Кадровая работа подразумевает под собой ряд ответственных мероприятий, который включает в себя не только оформление трудовых отношений с сотрудниками, но и организацию работы предприятия, контроль за надлежащим выполнением трудовых обязанностей и за соблюдением предписаний руководства, внутренних положений, учет рабочего времени, обеспечение безопасности и охраны труда. 

Делопроизводство, в свою очередь, позволяет зафиксировать проведение перечисленных действий документально. 

Как осуществляется кадровое делопроизводство?

На сегодняшний день в законодательстве Республики Казахстан нет прямых нормативно- правовых актов, четко регламентирующих ведение кадрового делопроизводства в компании. Однако, оно должно осуществляться в прямом соответствии с нормами трудового законодательства РК. Также процесс оформления документов частично описан в  Правилах документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.

Трудовым законодательством установлено 20 основных документов кадровой службы, которые являются минимумом для организации порядка в делопроизводстве любой организации  Каждый из них способен обезопасить работодателя от административной ответственности, убытков и отрегулировать работу всего коллектива.  С полным перечнем этих документов можно ознакомиться здесь.

Не лишним является и разработка внутреннего документа, регулирующего порядок кадрового делопроизводства. Таким документом является инструкция по кадровому делопроизводству. Заблаговременно разработав данный локальный акт, можно предусмотреть детальный и наиболее удобный порядок создания, обработки и хранения документов, регулирующих трудовые отношения с работниками. 

Кто должен заниматься кадровым делопроизводством в организации?

Данный вопрос является одним из наиболее часто задаваемых нашими пользователями. И не спроста. Неправильное ведение кадрового делопроизводства чревато серьезными рисками и может привести организацию к существенным убыткам. Например, некорректное оформление приема на работу, может грозить работодателю административным штрафом и признанием трудового договора недействительным. В то же время отсутствие даже одного соглашения о конфиденциальности способно привести к разглашению работником коммерческой тайны, контактов партнеров и клиентов, что на практике не раз являлось причиной закрытия даже самых амбициозных бизнес-проектов.

Поэтому, нельзя с пренебрежением относиться к квалификации специалиста, которому планируется доверить данную сферу работы. Ведение кадрового делопроизводства требует наличие у работника знаний трудового права РК, Правил документирования, кадрового делопроизводства, умения предвидеть и предотвращать риски, возникающие в трудовых отношениях. 

Законодательством императивно не ограничен уровень и вид образования для выполнения работы кадрового специалиста. Поэтому, в данном случае, можно посоветовать либо принять в штат работника с опытом и знаниями в сфере кадрового учета либо обучить кандидата на данную должность на специальных курсах. 

Также,  существует возможность передать ведение кадрового учета на аутсорсинг (удаленное обслуживание).

Компания Договор24 предлагает широкий спектр услуг в сфере кадрового делопроизводства: от аудита текущей ситуации в компании до разработки недостающих документов и полного сопровождения кадровой работы в организации. 

Если у Вас остались вопросы, нажмите кнопку

Ознакомиться с перечнем услуг Договор24 в сфере кадрового администрирования можно здесь.