Кто и как должен вести кадровое делопроизводство в организации?
Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью каждого работодателя, вне зависимости от вида собственности. Не грамотно выстроенный процесс работы с кадрами способен привести к множеству негативных последствий: некорректному начислению выплат работникам, снижению качества производства и финансовым убыткам. Поэтому, к вопросу оформления трудовых отношений следует подойти серьезно.
Что такое кадровое делопроизводство?
Кадровое делопроизводство- это процесс создания, подписания, учета и хранения документов в сфере трудовых отношений с работниками.
Кадровая работа подразумевает под собой ряд ответственных мероприятий, который включает в себя не только оформление трудовых отношений с сотрудниками, но и организацию работы предприятия, контроль за надлежащим выполнением трудовых обязанностей и за соблюдением предписаний руководства, внутренних положений, учет рабочего времени, обеспечение безопасности и охраны труда.
Делопроизводство, в свою очередь, позволяет зафиксировать проведение перечисленных действий документально.
Как осуществляется кадровое делопроизводство?
На сегодняшний день в законодательстве Республики Казахстан нет прямых нормативно- правовых актов, четко регламентирующих ведение кадрового делопроизводства в компании. Однако, оно должно осуществляться в прямом соответствии с нормами трудового законодательства РК. Также процесс оформления документов частично описан в Правилах документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.
Трудовым законодательством установлено 20 основных документов кадровой службы, которые являются минимумом для организации порядка в делопроизводстве любой организации Каждый из них способен обезопасить работодателя от административной ответственности, убытков и отрегулировать работу всего коллектива. С полным перечнем этих документов можно ознакомиться здесь.
Не лишним является и разработка внутреннего документа, регулирующего порядок кадрового делопроизводства. Таким документом является инструкция по кадровому делопроизводству. Заблаговременно разработав данный локальный акт, можно предусмотреть детальный и наиболее удобный порядок создания, обработки и хранения документов, регулирующих трудовые отношения с работниками.
Кто должен заниматься кадровым делопроизводством в организации?
Данный вопрос является одним из наиболее часто задаваемых нашими пользователями. И не спроста. Неправильное ведение кадрового делопроизводства чревато серьезными рисками и может привести организацию к существенным убыткам. Например, некорректное оформление приема на работу, может грозить работодателю административным штрафом и признанием трудового договора недействительным. В то же время отсутствие даже одного соглашения о конфиденциальности способно привести к разглашению работником коммерческой тайны, контактов партнеров и клиентов, что на практике не раз являлось причиной закрытия даже самых амбициозных бизнес-проектов.
Поэтому, нельзя с пренебрежением относиться к квалификации специалиста, которому планируется доверить данную сферу работы. Ведение кадрового делопроизводства требует наличие у работника знаний трудового права РК, Правил документирования, кадрового делопроизводства, умения предвидеть и предотвращать риски, возникающие в трудовых отношениях.
Законодательством императивно не ограничен уровень и вид образования для выполнения работы кадрового специалиста. Поэтому, в данном случае, можно посоветовать либо принять в штат работника с опытом и знаниями в сфере кадрового учета либо обучить кандидата на данную должность на специальных курсах.
Также, существует возможность передать ведение кадрового учета на аутсорсинг (удаленное обслуживание).
Компания Договор24 предлагает широкий спектр услуг в сфере кадрового делопроизводства: от аудита текущей ситуации в компании до разработки недостающих документов и полного сопровождения кадровой работы в организации.
Если у Вас остались вопросы, нажмите кнопку
Ознакомиться с перечнем услуг Договор24 в сфере кадрового администрирования можно здесь.
-
Стартовал весенний призыв на срочную воинскую службу. В связи с этим у большого числа работодателей стали возникать вопросы: что делать, если работнику пришла повестка, как оформить отсутствие сотрудника в день вызова в военкомат и какая ответственность может возникнуть у работодателя, если подчиненный призывного возраста проигнорирует требования уполномоченного органа по делам обороны? Ответы на эти и другие вопросы Вы можете получить в данной статье.
-
Автор:18.08.2020 15:296164
Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью каждого работодателя, вне зависимости от вида собственности. Не грамотно выстроенный процесс работы с кадрами способен привести к множеству негативных последствий: некорректному начислению выплат работникам, снижению качества производства и финансовым убыткам. Поэтому, к вопросу оформления трудовых отношений следует подойти серьезно. В статье разберемся- что должно быть учтено при ведении кадрового документооборота и кто это должен делать?
-
Изменения, внесенные в Трудовой кодекс в большей степени были направлены на приведение трудовых отношений в соответствие с Конвенцией МОТ “Об основах, содействующих безопасности и гигиене труда”. Что эти изменения принесли в жизнь работодателей? И какими могут быть последствия нарушения принятых норм- читайте в статье.
-
Автор:22.11.2019 15:0514420
Представляем Вам список основных документов кадровой службы в классификации на обязательные и рекомендуемые, оформление которых позволит Вам избежать многих проблем и головной боли, а главное- существенно сэкономит Ваше время и деньги.
-
Неправильное оформление или отсутствие документов кадровой службы может стоить компании больших финансовых расходов в виде штрафов, судебных издержек, а иногда и банкротства. Например при отсутствии трудового договора на компанию может быть наложен штраф в размере до 300 МРП за каждого сотрудника (636 300 тг. на 2016 год). А что произойдет, если ключевой сотрудник перейдет к Вашему конкуренту и "унесет" с собой все накопленные Вами знания, ноу-хау и даже клиентов?
-
Автор:09.12.2015 16:2073664
Вы в ходе своей предпринимательской деятельности решили нанять работников. У Вас возникли вопросы по данному поводу, о некоторых из них пойдет речь в данной статье. А именно:
- В чем заключается особенность оформления работников у ИП?
- Какой договор заключать Трудовой договор или Договор оказания услуг?
-
Автор:09.12.2015 16:1778839
Работодатель обязан соблюдать требования трудового законодательства, в рамках которого определен перечень основных документов кадровой службы, которые должны быть в любой организации. Знание таких документов значительно облегчит работу кадровой службы. Поэтому в настоящей статье предлагаю рассмотреть перечень таких документов и основания их обязательности:
-
Автор:09.12.2015 16:1518443
Одним из инструментов работодателя, который позволяет эффективно организовать работников, являются Правила трудового распорядка (далее - ПТР). При этом зачастую работодатели, особенно индивидуальные предприниматели, организации с небольшой численностью работников, не разрабатывают данный документ, считая его излишним.
-
Автор:09.12.2015 16:1335982
Статья 35 Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее ТК РК) содержит исчерпывающий перечень документов, подтверждающих трудовую деятельность работника, основным из которых является трудовая книжка.
Работодатель обязан вносить в трудовую книжку работника (при ее наличии) соответствующие записи о трудовой деятельности в организации.
-
Автор:09.12.2015 16:0937378
Трудовой кодекс, регламентируя взаимоотношения работодателя и работников, часто требует составления от работодателя внутренних документов — актов работодателя. В этой статье предлагаю рассмотреть особенности их оформления.