Без штрафов, рисков и потерь: 20 обязательных документов кадровой службы
Ежедневно в законодательстве происходят существенные изменения. При ведении бизнеса без соответствия даже самым новейшим требованиям, могут возникнуть негативные последствия, начиная от репутационных потерь, заканчивая многомиллионными штрафами.
Представляем Вам список основных документов кадровой службы, оформление которых позволит Вам избежать многих проблем и головной боли, а главное- сэкономит Ваше время и деньги.
Перечень обязательных документов за отсутствие которых предусмотрена административная ответственность
№п/п |
Наименование документа |
Основание для обязательного наличия |
Ответственность за отсутствие |
1 |
п.3 ст. 33, ст.23 Трудового кодекса РК |
Штраф в размере от 30 до 300 МРП
по ст. 86 Кодекса об административных правонарушениях |
|
2 |
пп.24 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК,
ст.8 Закон о персональных данных и их защите |
Штраф в размере от 10 до 1000 МРП
по ст. 79 Кодекса об административных правонарушениях |
|
3 |
Инструкция (программа) о порядке проведения вводного инструктажа по ТБ |
п. 2 ст. 182 Трудового кодекса РК |
Штраф в размере от 30 до 70 МРП
по п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях |
4 |
п. 2 ст. 182 Трудового кодекса РК |
Штраф в размере от 30 до 70 МРП
по п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях |
|
5 |
Договор обязательного страхования работников от несчастных случаев |
пп.15 п.2 ст. 23 Трудового кодекса РК |
Штраф в размере от 10 до 1000 МРП
по п. 2 ст. 230 Кодекса об административных правонарушениях |
6 |
глава 5 Правил воинского учета военнообязанных и призывников |
Штраф в размере от 10 до 40 МРП
по ст, 646 Кодекса об административных правонарушениях |
|
7 |
ВНИМАНИЕ! Документ применим только в случае, если его заключение инициировано одной из сторон |
пп.7 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК |
Штраф в размере от 80 до 400 МРП
по ст, 97 Кодекса об административных правонарушениях |
Перечень обязательных документов за отсутствие которых не предусмотрена административная ответственность
№п/п |
Наименование документа |
Основание для наличия |
Неблагоприятные последствия |
1 |
ст. ст. 23, 63 Трудового кодекса РК |
Наличие данного документа позволяет Работодателю регламентировать трудовой распорядок и доказать, при необходимости, факт совершения Работником дисциплинарного проступка, что без Правил трудового распорядка сделать проблематично |
|
2 |
ст. ст. 10, 11, 34 Трудового кодекса РК
§ 3 Правил документирования, управления документацией |
Отсутствие приказов по трудовой деятельности может повлечь отрицательные результаты при проверке Приказ является основным документом, подтверждающим тот или иной юридический факт в трудовых отношениях и его отсутствие вызовет затруднения при необходимости доказывания такого факта. Восстановление всех приказов достаточно трудоемкий процесс, поэтому важно издавать их своевременно |
|
3 |
Положение (соглашение) о неразглашении конфиденциальной информации |
пп.6 п. 2 ст. 22 Трудового кодекса РК
ст. 11 Закона РК «О частном предпринимательстве»
ст. 126 Гражданского кодекса РК |
В случае отсутствия документа, Работника невозможно будет привлечь к ответственности за разглашение и/или использование коммерческой тайны, базы данных, ноу-хау, изобретений или наработок Работодателя. Убытки могут быть крайне существенными и даже привести к банкротству компании |
4 |
ст. 29 Трудового кодекса РК |
Отсутствие данного договора может привести к тому, что Работник, ознакомившись с алгоритмом деятельности Работодателя, сможет применить полученные знания, навыки, методы работы в личных интересах или в интересах третьих лиц с целью получения прибыли. Такое стечение обстоятельств способно привести к финансовым и репутационным потерям и крупным убыткам. |
|
5 |
ст. 123 Трудового кодекса РК |
Отсутствие договора способно вызвать трудности в привлечении Работника к материальной ответственности за причинение ущерба Работодателю и усложнить процесс доказывания факта причинения такого ущерба. |
|
6 |
Дополнительное соглашение о совмещении должностей
ВНИМАНИЕ! Документ применяется только в случае возникновения ситуаций, требующих совмещения должностей одним работником |
ст. 111 Трудового кодекса РК
|
За совмещение должностей в организации, Работнику полагается соответствующая доплата. В отсутствие соглашения высока вероятность возникновения рисков в определении объема фактической трудовой деятельности и нагрузки Работника, затруднительно применить к нему меры ответственности за нарушение дисциплины труда и привлечь к материальной ответственности по совмещаемой должности |
7 |
ВНИМАНИЕ! Документ применяется только в случае наличия в организации посменной работы
|
ст. 73 Трудового кодекса РК |
Документ применяется для нормирования труда посменных работников и позволяет вести учет рабочего времени и времени отдыха. Его отсутствие способствует негативным результатам трудовых проверок и трудностям в регулировании сменного графика работы и оплате труда |
Перечень рекомендуемых документов, отсутствие которых может привести к негативным последствиям
№п/п |
Наименование документа |
Основание для наличия |
Особенности применения и последствий |
1 |
пп.24 п.2 ст. 23 Трудового кодекса РК |
Наличие данного документа в организации делает максимально четким, слаженным и прозрачным процесс сбора, обработки и уничтожения персональных, что дополнительно снижает риск возникновения какой-либо ответственности |
|
2 |
пп.13 п. 1 ст. 28 Трудового кодекса РК |
Согласно нормам законодательства, трудовой договор должен иметь порядковый номер. Регистрация трудовых документов в общем журнале регистрации договоров может вызвать трудности в их дальнейшем поиске и идентификации. Наличие отдельного журнала регистрации трудовых договоров упрощает процедуру присваивания номеров и позволяет хранить сведения о договорах в одном документе |
|
3 |
ст.107 Трудового кодекса РК |
На Работодателя возложена обязанность выплачивать заработную плату, делать за работника обязательные отчисления и платежи. При этом у него есть право поощрения работников. Для установления четкого порядка выплат и удержаний, рекомендуется разработать и утвердить данный документ |
|
4 |
Трудовой кодекс РК |
В целом, Трудовой кодекс РК не содержит определения штатного расписания и обязанности по его наличию у Работодателя. Однако, по тексту правового акта можно встретить упоминания о действиях Работодателя, при которых оно применимо. |
|
5 |
ст. 93 Трудового кодекса РК |
Документ необходим для того, чтобы Работодатель мог вести учет времени нахождения Работников в отпуске и с учетом этого своевременно организовать бесперебойную работу организации: скоординировать совмещение должностей и не допустить коллапса, при котором в отпуск уйдет сразу несколько ключевых сотрудников. Также график отпусков позволяет избежать ответственности по ст. 88 КоАП |
|
6 |
пп. 20 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК |
Трудовой кодекс предусматривает обязанность Работодателя по ведению учета рабочего времени. При этом Работодатель не ограничен в способах выполнения этой обязанности. Однако ведение учета посредством табеля учета рабочего времени позволяет значительно оптимизировать этот процесс |
Данный перечень является минимальным и может нуждаться в дополнении в зависимости от условий труда работников и организации деятельности работодателя. Для получения дополнительной информации задайте вопрос юристу.
-
Автор:28.05.2023 17:4654877
Настоящая статья написана в соответствии с Трудовым кодексом 2016 года и учитывает последние поправки по состоянию на дату публикации. Оформление приема на работу сотрудника – это процедура, с которой сталкивается любая компания при осуществлении своей деятельности. Очень важно при этом документально оформить прием нового сотрудника, чтобы избежать в будущем нежелательных правовых последствий. Какие документы, необходимо оформить компании при приеме нового сотрудника?
-
Согласительная комиссия – это постоянно действующий орган, целью деятельности которого является разрешение индивидуальных трудовых споров.
На сегодняшний день, Согласительные комиссии фактически являются первой инстанцией рассмотрения трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством РК. Обратиться в суд для разрешения трудового спора можно только по неурегулированным Согласительной комиссией вопросам, либо при неисполнении решения Согласительной комиссии. В настоящей статье рассмотрим- что такое согласительная комиссия и что грозит работодателям за ее отсутствие. -
Автор:19.05.2023 12:542249
Проверка государственной инспекции труда может оказаться довольно неприятным событием для вашей организации. Чтобы избежать негативных последствий необходимо к проверке подготовиться заранее. В данной статье Вы можете ознакомиться с тем, какие действия Вы можете предпринять в случае проверки со стороны уполномоченных государственных органов?
-
Автор:30.07.2021 16:472095
Со второго августа 2021 года в ряде городов с высоким процентом заболеваемости Covid-19 ограничивается коммерческая деятельность. Продолжить работать в обычном режиме смогут только те предприниматели, которые присоединятся к проекту «Ashyq». Как подать заявку и получить заветный QR-код для проверки статуса посетителей- читайте в статье.
-
01 июля 2021 года Президентом был подписан Закон “О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Казахстан по вопросам совершенствования правового регулирования дистанционной работы”, который вступит в силу уже 13 июля 2021 года. Чем дополнен правовой акт и какие изменения ждут работодателей и фрилансеров- читайте в статье.
-
Прямой нормы, предусматривающей ответственность за отсутствие в организации согласительной комиссии, нет. Однако, при проведении проверки трудовой инспекцией, вне зависимости от оснований его визита в организацию, этот факт не будет упущен. Государственный инспектор выпишет предписание об устранении нарушения и работодатель обязан будет создать согласительную комиссию, в срок, определенный предписанием. А, как показывает практика, сделать это непросто.
-
За прошедшие сутки нам задали этот вопрос более чем 100 работодателей. Триггером в попытках понять является ли этот день выходным или рабочим для работников с шестидневной рабочей неделей служит то, что в балансе рабочего времени и производственном календаре спорная дата не отмечена как праздничный день. Чтобы развеять все сомнения и правильно установить режим рабочего времени на следующей неделе, мы публикуем данную статью.
-
Автор:18.03.2020 18:403675
Многие работодатели заменяют временно отсутствующих или недостающих сотрудников с помощью своих же работников. При этом дополнительная нагрузка может возлагается в порядке совмещения должностей или переводом. В статье расскажем о преимуществах таких способов, о процедурах оформления и о том, как можно сэкономить при помощи них.
-
Автор:18.03.2020 18:395292
Гибкий рабочий день позволяет работникам грамотно совмещать все сферы своей жизни, равномерно сочетать трудовые обязанности с социальными и бытовыми, находить время на свое развитие, хобби и многое другое. Для многих работодателей такой подход неудовлетворителен и зря. Хотите знать почему?
-
Автор:18.03.2020 18:387809
Неполный рабочий день является законным способом снижения размера заработной платы. Миллионы предпринимателей уже используют его. Прочитайте статью и начните оптимизировать свои кадровые расходы уже сегодня.