Без штрафов, рисков и потерь: 20 обязательных документов кадровой службы

№п/п

Наименование документа

Основание для обязательного наличия

Ответственность за отсутствие

1

Трудовой договор

п.3 ст. 33, ст.23

Трудового кодекса РК

Штраф в размере от 30 до 300 МРП 

по ст. 86 Кодекса об административных правонарушениях

2

Согласие на сбор и обработку персональных данных

пп.24 п. 2 ст. 23

Трудового кодекса РК,

ст.8 Закон о персональных данных и их защите

Штраф в размере от 10 до 1000 МРП

по ст. 79 Кодекса об административных правонарушениях

3

Инструкция (программа) о порядке проведения вводного инструктажа по ТБ

п. 2 ст. 182

Трудового кодекса РК

Штраф в размере от 30 до 70 МРП

по п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях 

4

Журналы по технике безопасности

п. 2 ст. 182

Трудового кодекса РК

Штраф в размере от 30 до 70 МРП

по п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях 

5

Договор обязательного страхования работников от несчастных случаев

пп.15 п.2 ст. 23

Трудового кодекса РК

Штраф в размере от 10 до 1000 МРП

по п. 2 ст. 230 Кодекса об административных правонарушениях 

6

Личная карточка Т-2

глава 5 Правил воинского учета военнообязанных и призывников

Штраф в размере от 10 до 40 МРП

по ст, 646 Кодекса об административных правонарушениях 

7

Коллективный договор

ВНИМАНИЕ!

Документ применим только в случае, если его заключение инициировано одной из сторон

пп.7 п. 2 ст. 23

Трудового кодекса РК

Штраф в размере от 80 до 400 МРП

по ст, 97 Кодекса об административных правонарушениях 

№п/п

Наименование документа

Основание для наличия

Неблагоприятные последствия

1

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. ст. 23, 63

Трудового кодекса РК

Наличие данного документа позволяет Работодателю регламентировать трудовой распорядок и доказать, при необходимости, факт совершения Работником дисциплинарного проступка, что без Правил трудового распорядка сделать проблематично

2

Приказы по трудовой деятельности

ст. ст. 10, 11, 34

Трудового кодекса РК

§ 3  

Правил документирования, управления документацией
и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Отсутствие приказов по трудовой деятельности может повлечь отрицательные результаты при проверке

Приказ является основным документом, подтверждающим тот или иной юридический факт в трудовых отношениях и его отсутствие вызовет затруднения при необходимости доказывания такого факта.

Восстановление всех приказов достаточно трудоемкий процесс, поэтому важно издавать их своевременно

3

Положение (соглашение) о неразглашении конфиденциальной информации

пп.6 п. 2 ст. 22

Трудового кодекса РК

ст. 11 Закона РК «О частном предпринимательстве»

ст. 126

Гражданского кодекса РК

В случае отсутствия документа, Работника невозможно будет привлечь к ответственности за разглашение и/или использование коммерческой тайны, базы данных, ноу-хау, изобретений или наработок Работодателя. Убытки могут быть крайне существенными и даже привести к банкротству компании

4

Договор о неконкуренции

ст. 29

Трудового кодекса РК

Отсутствие данного договора может привести к тому, что Работник, ознакомившись с алгоритмом деятельности Работодателя, сможет применить полученные знания, навыки, методы работы в личных интересах или в интересах третьих лиц с целью получения прибыли. Такое стечение обстоятельств способно привести к финансовым и репутационным потерям и крупным убыткам.

5

Договор о материальной ответственности

ст. 123

Трудового кодекса РК

Отсутствие договора способно вызвать трудности в привлечении Работника к материальной ответственности за причинение ущерба Работодателю и усложнить процесс доказывания факта причинения такого ущерба.

6

Дополнительное соглашение о совмещении должностей

ВНИМАНИЕ!

Документ применяется только в случае возникновения ситуаций, требующих совмещения должностей одним работником 

ст. 111

Трудового кодекса РК

За совмещение должностей в организации, Работнику полагается соответствующая доплата.

В отсутствие соглашения высока вероятность возникновения рисков в определении объема фактической трудовой деятельности и нагрузки Работника, затруднительно применить к нему меры ответственности за нарушение дисциплины труда и привлечь к материальной ответственности по совмещаемой должности

7

График сменности

ВНИМАНИЕ!

Документ применяется только в случае наличия в организации посменной работы

ст. 73

Трудового кодекса РК

Документ применяется для нормирования труда посменных работников и позволяет вести учет рабочего времени и времени отдыха. Его отсутствие способствует негативным результатам трудовых проверок и трудностям в регулировании сменного графика работы и оплате труда

№п/п

Наименование документа

Основание для наличия

Особенности применения и последствий

1

Положение о сборе и обработке персональных данных

пп.24 п.2 ст. 23

Трудового кодекса РК

Наличие данного документа в организации делает максимально четким, слаженным и прозрачным процесс сбора, обработки и уничтожения персональных, что дополнительно снижает риск возникновения какой-либо ответственности

2

Журнал регистрации трудовых договоров

пп.13 п. 1 ст. 28

Трудового кодекса РК

Согласно нормам законодательства, трудовой договор должен иметь порядковый номер. Регистрация трудовых документов в общем журнале регистрации договоров может вызвать трудности в их дальнейшем поиске и идентификации. Наличие отдельного журнала регистрации трудовых договоров упрощает процедуру присваивания номеров и позволяет хранить сведения о договорах в одном документе

3

Положение об оплате труда

ст.107

Трудового кодекса РК

На Работодателя возложена обязанность выплачивать заработную плату, делать за работника обязательные отчисления и платежи. При этом у него есть право поощрения работников. Для установления четкого порядка выплат и удержаний, рекомендуется разработать и утвердить данный документ

4

Штатное расписание

Трудовой кодекс РК

В целом, Трудовой кодекс РК не содержит определения штатного расписания и обязанности по его наличию у Работодателя. Однако, по тексту правового акта можно встретить упоминания о действиях Работодателя, при которых оно применимо.

5

График отпусков

ст. 93

Трудового кодекса РК

Документ необходим для того, чтобы Работодатель мог вести учет времени нахождения Работников в отпуске и с учетом этого своевременно организовать бесперебойную работу организации: скоординировать совмещение должностей и не допустить коллапса, при котором в отпуск уйдет сразу несколько ключевых сотрудников. Также график отпусков позволяет избежать ответственности по ст. 88 КоАП

6

Табель учета рабочего времени

пп. 20 п. 2 ст. 23

Трудового кодекса РК

Трудовой кодекс предусматривает обязанность Работодателя по ведению учета рабочего времени. При этом Работодатель не ограничен в способах выполнения этой обязанности. Однако ведение учета посредством табеля учета рабочего времени позволяет значительно оптимизировать этот процесс