Без штрафов, рисков и потерь: 20 обязательных документов кадровой службы
Ежедневно в законодательстве происходят существенные изменения. При ведении бизнеса без соответствия даже самым новейшим требованиям, могут возникнуть негативные последствия, начиная от репутационных потерь, заканчивая многомиллионными штрафами.
Представляем Вам список основных документов кадровой службы, оформление которых позволит Вам избежать многих проблем и головной боли, а главное- сэкономит Ваше время и деньги.
Перечень обязательных документов за отсутствие которых предусмотрена административная ответственность
№п/п |
Наименование документа |
Основание для обязательного наличия |
Ответственность за отсутствие |
1 |
п.3 ст. 33, ст.23 Трудового кодекса РК |
Штраф в размере от 30 до 300 МРП
по ст. 86 Кодекса об административных правонарушениях |
|
2 |
пп.24 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК,
ст.8 Закон о персональных данных и их защите |
Штраф в размере от 10 до 1000 МРП
по ст. 79 Кодекса об административных правонарушениях |
|
3 |
Инструкция (программа) о порядке проведения вводного инструктажа по ТБ |
п. 2 ст. 182 Трудового кодекса РК |
Штраф в размере от 30 до 70 МРП
по п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях |
4 |
п. 2 ст. 182 Трудового кодекса РК |
Штраф в размере от 30 до 70 МРП
по п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях |
|
5 |
Договор обязательного страхования работников от несчастных случаев |
пп.15 п.2 ст. 23 Трудового кодекса РК |
Штраф в размере от 10 до 1000 МРП
по п. 2 ст. 230 Кодекса об административных правонарушениях |
6 |
глава 5 Правил воинского учета военнообязанных и призывников |
Штраф в размере от 10 до 40 МРП
по ст, 646 Кодекса об административных правонарушениях |
|
7 |
ВНИМАНИЕ! Документ применим только в случае, если его заключение инициировано одной из сторон |
пп.7 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК |
Штраф в размере от 80 до 400 МРП
по ст, 97 Кодекса об административных правонарушениях |
Перечень обязательных документов за отсутствие которых не предусмотрена административная ответственность
№п/п |
Наименование документа |
Основание для наличия |
Неблагоприятные последствия |
1 |
ст. ст. 23, 63 Трудового кодекса РК |
Наличие данного документа позволяет Работодателю регламентировать трудовой распорядок и доказать, при необходимости, факт совершения Работником дисциплинарного проступка, что без Правил трудового распорядка сделать проблематично |
|
2 |
ст. ст. 10, 11, 34 Трудового кодекса РК
§ 3 Правил документирования, управления документацией |
Отсутствие приказов по трудовой деятельности может повлечь отрицательные результаты при проверке Приказ является основным документом, подтверждающим тот или иной юридический факт в трудовых отношениях и его отсутствие вызовет затруднения при необходимости доказывания такого факта. Восстановление всех приказов достаточно трудоемкий процесс, поэтому важно издавать их своевременно |
|
3 |
Положение (соглашение) о неразглашении конфиденциальной информации |
пп.6 п. 2 ст. 22 Трудового кодекса РК
ст. 11 Закона РК «О частном предпринимательстве»
ст. 126 Гражданского кодекса РК |
В случае отсутствия документа, Работника невозможно будет привлечь к ответственности за разглашение и/или использование коммерческой тайны, базы данных, ноу-хау, изобретений или наработок Работодателя. Убытки могут быть крайне существенными и даже привести к банкротству компании |
4 |
ст. 29 Трудового кодекса РК |
Отсутствие данного договора может привести к тому, что Работник, ознакомившись с алгоритмом деятельности Работодателя, сможет применить полученные знания, навыки, методы работы в личных интересах или в интересах третьих лиц с целью получения прибыли. Такое стечение обстоятельств способно привести к финансовым и репутационным потерям и крупным убыткам. |
|
5 |
ст. 123 Трудового кодекса РК |
Отсутствие договора способно вызвать трудности в привлечении Работника к материальной ответственности за причинение ущерба Работодателю и усложнить процесс доказывания факта причинения такого ущерба. |
|
6 |
Дополнительное соглашение о совмещении должностей
ВНИМАНИЕ! Документ применяется только в случае возникновения ситуаций, требующих совмещения должностей одним работником |
ст. 111 Трудового кодекса РК
|
За совмещение должностей в организации, Работнику полагается соответствующая доплата. В отсутствие соглашения высока вероятность возникновения рисков в определении объема фактической трудовой деятельности и нагрузки Работника, затруднительно применить к нему меры ответственности за нарушение дисциплины труда и привлечь к материальной ответственности по совмещаемой должности |
7 |
ВНИМАНИЕ! Документ применяется только в случае наличия в организации посменной работы
|
ст. 73 Трудового кодекса РК |
Документ применяется для нормирования труда посменных работников и позволяет вести учет рабочего времени и времени отдыха. Его отсутствие способствует негативным результатам трудовых проверок и трудностям в регулировании сменного графика работы и оплате труда |
Перечень рекомендуемых документов, отсутствие которых может привести к негативным последствиям
№п/п |
Наименование документа |
Основание для наличия |
Особенности применения и последствий |
1 |
пп.24 п.2 ст. 23 Трудового кодекса РК |
Наличие данного документа в организации делает максимально четким, слаженным и прозрачным процесс сбора, обработки и уничтожения персональных, что дополнительно снижает риск возникновения какой-либо ответственности |
|
2 |
пп.13 п. 1 ст. 28 Трудового кодекса РК |
Согласно нормам законодательства, трудовой договор должен иметь порядковый номер. Регистрация трудовых документов в общем журнале регистрации договоров может вызвать трудности в их дальнейшем поиске и идентификации. Наличие отдельного журнала регистрации трудовых договоров упрощает процедуру присваивания номеров и позволяет хранить сведения о договорах в одном документе |
|
3 |
ст.107 Трудового кодекса РК |
На Работодателя возложена обязанность выплачивать заработную плату, делать за работника обязательные отчисления и платежи. При этом у него есть право поощрения работников. Для установления четкого порядка выплат и удержаний, рекомендуется разработать и утвердить данный документ |
|
4 |
Трудовой кодекс РК |
В целом, Трудовой кодекс РК не содержит определения штатного расписания и обязанности по его наличию у Работодателя. Однако, по тексту правового акта можно встретить упоминания о действиях Работодателя, при которых оно применимо. |
|
5 |
ст. 93 Трудового кодекса РК |
Документ необходим для того, чтобы Работодатель мог вести учет времени нахождения Работников в отпуске и с учетом этого своевременно организовать бесперебойную работу организации: скоординировать совмещение должностей и не допустить коллапса, при котором в отпуск уйдет сразу несколько ключевых сотрудников. Также график отпусков позволяет избежать ответственности по ст. 88 КоАП |
|
6 |
пп. 20 п. 2 ст. 23 Трудового кодекса РК |
Трудовой кодекс предусматривает обязанность Работодателя по ведению учета рабочего времени. При этом Работодатель не ограничен в способах выполнения этой обязанности. Однако ведение учета посредством табеля учета рабочего времени позволяет значительно оптимизировать этот процесс |
Данный перечень является минимальным и может нуждаться в дополнении в зависимости от условий труда работников и организации деятельности работодателя. Для получения дополнительной информации задайте вопрос юристу.
-
Стартовал весенний призыв на срочную воинскую службу. В связи с этим у большого числа работодателей стали возникать вопросы: что делать, если работнику пришла повестка, как оформить отсутствие сотрудника в день вызова в военкомат и какая ответственность может возникнуть у работодателя, если подчиненный призывного возраста проигнорирует требования уполномоченного органа по делам обороны? Ответы на эти и другие вопросы Вы можете получить в данной статье.
-
Автор:18.08.2020 15:293867
Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью каждого работодателя, вне зависимости от вида собственности. Не грамотно выстроенный процесс работы с кадрами способен привести к множеству негативных последствий: некорректному начислению выплат работникам, снижению качества производства и финансовым убыткам. Поэтому, к вопросу оформления трудовых отношений следует подойти серьезно. В статье разберемся- что должно быть учтено при ведении кадрового документооборота и кто это должен делать?
-
Изменения, внесенные в Трудовой кодекс в большей степени были направлены на приведение трудовых отношений в соответствие с Конвенцией МОТ “Об основах, содействующих безопасности и гигиене труда”. Что эти изменения принесли в жизнь работодателей? И какими могут быть последствия нарушения принятых норм- читайте в статье.
-
Автор:22.11.2019 15:0512418
Представляем Вам список основных документов кадровой службы в классификации на обязательные и рекомендуемые, оформление которых позволит Вам избежать многих проблем и головной боли, а главное- существенно сэкономит Ваше время и деньги.
-
Неправильное оформление или отсутствие документов кадровой службы может стоить компании больших финансовых расходов в виде штрафов, судебных издержек, а иногда и банкротства. Например при отсутствии трудового договора на компанию может быть наложен штраф в размере до 300 МРП за каждого сотрудника (636 300 тг. на 2016 год). А что произойдет, если ключевой сотрудник перейдет к Вашему конкуренту и "унесет" с собой все накопленные Вами знания, ноу-хау и даже клиентов?
-
Автор:09.12.2015 16:2064565
Вы в ходе своей предпринимательской деятельности решили нанять работников. У Вас возникли вопросы по данному поводу, о некоторых из них пойдет речь в данной статье. А именно:
- В чем заключается особенность оформления работников у ИП?
- Какой договор заключать Трудовой договор или Договор оказания услуг?
-
Автор:09.12.2015 16:1772231
Работодатель обязан соблюдать требования трудового законодательства, в рамках которого определен перечень основных документов кадровой службы, которые должны быть в любой организации. Знание таких документов значительно облегчит работу кадровой службы. Поэтому в настоящей статье предлагаю рассмотреть перечень таких документов и основания их обязательности:
-
Автор:09.12.2015 16:1515509
Одним из инструментов работодателя, который позволяет эффективно организовать работников, являются Правила трудового распорядка (далее - ПТР). При этом зачастую работодатели, особенно индивидуальные предприниматели, организации с небольшой численностью работников, не разрабатывают данный документ, считая его излишним.
-
Автор:09.12.2015 16:1330319
Статья 35 Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее ТК РК) содержит исчерпывающий перечень документов, подтверждающих трудовую деятельность работника, основным из которых является трудовая книжка.
Работодатель обязан вносить в трудовую книжку работника (при ее наличии) соответствующие записи о трудовой деятельности в организации.
-
Автор:09.12.2015 16:0930409
Трудовой кодекс, регламентируя взаимоотношения работодателя и работников, часто требует составления от работодателя внутренних документов — актов работодателя. В этой статье предлагаю рассмотреть особенности их оформления.