Без штрафов, рисков и потерь: 21 обязательный документ кадровой службы

Без штрафов, рисков и потерь: 20 обязательных документов кадровой службы

22.11.2019 15:05
6273
Содержание:

Ежедневно в законодательстве происходят существенные изменения. При ведении бизнеса без соответствия даже самым новейшим требованиям, могут возникнуть негативные последствия, начиная от репутационных потерь, заканчивая многомиллионными штрафами.  

Представляем Вам список основных документов кадровой службы, оформление которых позволит Вам избежать многих проблем и головной боли, а главное- сэкономит Ваше время и деньги.

 

Перечень обязательных документов за отсутствие которых предусмотрена административная ответственность

 

№п/п

Наименование документа

Основание для обязательного наличия

Ответственность за отсутствие

1

Трудовой договор

п.3 ст. 33, ст.23

Трудового кодекса РК

Штраф в размере от 30 до 300 МРП 

 

по ст. 86 Кодекса об административных правонарушениях

2

Согласие на сбор и обработку персональных данных

пп.24 п. 2 ст. 23

Трудового кодекса РК,

 

ст.8 Закон о персональных данных и их защите

Штраф в размере от 10 до 1000 МРП

 

по ст. 79 Кодекса об административных правонарушениях

3

Инструкция (программа) о порядке проведения вводного инструктажа по ТБ

п. 2 ст. 182

Трудового кодекса РК

Штраф в размере от 30 до 70 МРП

 

по п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях 

4

Журналы по технике безопасности

п. 2 ст. 182

Трудового кодекса РК

Штраф в размере от 30 до 70 МРП

 

по п. 6 ст. 93 Кодекса об административных правонарушениях 

5

Договор обязательного страхования работников от несчастных случаев

пп.15 п.2 ст. 23

Трудового кодекса РК

Штраф в размере от 10 до 1000 МРП

 

по п. 2 ст. 230 Кодекса об административных правонарушениях 

6

Личная карточка Т-2

глава 5 Правил воинского учета военнообязанных и призывников

Штраф в размере от 10 до 40 МРП

 

по ст, 646 Кодекса об административных правонарушениях 

7

Коллективный договор

 

ВНИМАНИЕ!

Документ применим только в случае, если его заключение инициировано одной из сторон

пп.7 п. 2 ст. 23

Трудового кодекса РК

Штраф в размере от 80 до 400 МРП

 

по ст, 97 Кодекса об административных правонарушениях 

 

Перечень обязательных документов за отсутствие которых не предусмотрена административная ответственность
 

№п/п

Наименование документа

Основание для наличия

Неблагоприятные последствия

1

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. ст. 23, 63

Трудового кодекса РК

Наличие данного документа позволяет Работодателю регламентировать трудовой распорядок и доказать, при необходимости, факт совершения Работником дисциплинарного проступка, что без Правил трудового распорядка сделать проблематично

2

Приказы по трудовой деятельности

ст. ст. 10, 11, 34

Трудового кодекса РК

 

§ 3  

Правил документирования, управления документацией
и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Отсутствие приказов по трудовой деятельности может повлечь отрицательные результаты при проверке

Приказ является основным документом, подтверждающим тот или иной юридический факт в трудовых отношениях и его отсутствие вызовет затруднения при необходимости доказывания такого факта.

Восстановление всех приказов достаточно трудоемкий процесс, поэтому важно издавать их своевременно

3

Положение (соглашение) о неразглашении конфиденциальной информации

пп.6 п. 2 ст. 22

Трудового кодекса РК

 

ст. 11 Закона РК «О частном предпринимательстве»

 

ст. 126

Гражданского кодекса РК

В случае отсутствия документа, Работника невозможно будет привлечь к ответственности за разглашение и/или использование коммерческой тайны, базы данных, ноу-хау, изобретений или наработок Работодателя. Убытки могут быть крайне существенными и даже привести к банкротству компании

4

Договор о неконкуренции

ст. 29

Трудового кодекса РК

Отсутствие данного договора может привести к тому, что Работник, ознакомившись с алгоритмом деятельности Работодателя, сможет применить полученные знания, навыки, методы работы в личных интересах или в интересах третьих лиц с целью получения прибыли. Такое стечение обстоятельств способно привести к финансовым и репутационным потерям и крупным убыткам.

5

Договор о материальной ответственности

ст. 123

Трудового кодекса РК

Отсутствие договора способно вызвать трудности в привлечении Работника к материальной ответственности за причинение ущерба Работодателю и усложнить процесс доказывания факта причинения такого ущерба.

6

Дополнительное соглашение о совмещении должностей

 

 

ВНИМАНИЕ!

Документ применяется только в случае возникновения ситуаций, требующих совмещения должностей одним работником 

ст. 111

Трудового кодекса РК

 

 

За совмещение должностей в организации, Работнику полагается соответствующая доплата.

В отсутствие соглашения высока вероятность возникновения рисков в определении объема фактической трудовой деятельности и нагрузки Работника, затруднительно применить к нему меры ответственности за нарушение дисциплины труда и привлечь к материальной ответственности по совмещаемой должности

7

График сменности

 

ВНИМАНИЕ!

Документ применяется только в случае наличия в организации посменной работы

 

ст. 73

Трудового кодекса РК

Документ применяется для нормирования труда посменных работников и позволяет вести учет рабочего времени и времени отдыха. Его отсутствие способствует негативным результатам трудовых проверок и трудностям в регулировании сменного графика работы и оплате труда

 

Перечень рекомендуемых документов, отсутствие которых может привести к негативным последствиям

 

№п/п

Наименование документа

Основание для наличия

Особенности применения и последствий

1

Положение о сборе и обработке персональных данных

пп.24 п.2 ст. 23

Трудового кодекса РК

Наличие данного документа в организации делает максимально четким, слаженным и прозрачным процесс сбора, обработки и уничтожения персональных, что дополнительно снижает риск возникновения какой-либо ответственности

2

Журнал регистрации трудовых договоров

пп.13 п. 1 ст. 28

Трудового кодекса РК

Согласно нормам законодательства, трудовой договор должен иметь порядковый номер. Регистрация трудовых документов в общем журнале регистрации договоров может вызвать трудности в их дальнейшем поиске и идентификации. Наличие отдельного журнала регистрации трудовых договоров упрощает процедуру присваивания номеров и позволяет хранить сведения о договорах в одном документе

3

Положение об оплате труда

ст.107

Трудового кодекса РК

На Работодателя возложена обязанность выплачивать заработную плату, делать за работника обязательные отчисления и платежи. При этом у него есть право поощрения работников. Для установления четкого порядка выплат и удержаний, рекомендуется разработать и утвердить данный документ

4

Штатное расписание

Трудовой кодекс РК

В целом, Трудовой кодекс РК не содержит определения штатного расписания и обязанности по его наличию у Работодателя. Однако, по тексту правового акта можно встретить упоминания о действиях Работодателя, при которых оно применимо.

5

График отпусков

ст. 93

Трудового кодекса РК

Документ необходим для того, чтобы Работодатель мог вести учет времени нахождения Работников в отпуске и с учетом этого своевременно организовать бесперебойную работу организации: скоординировать совмещение должностей и не допустить коллапса, при котором в отпуск уйдет сразу несколько ключевых сотрудников. Также график отпусков позволяет избежать ответственности по ст. 88 КоАП

6

Табель учета рабочего времени

пп. 20 п. 2 ст. 23

Трудового кодекса РК

Трудовой кодекс предусматривает обязанность Работодателя по ведению учета рабочего времени. При этом Работодатель не ограничен в способах выполнения этой обязанности. Однако ведение учета посредством табеля учета рабочего времени позволяет значительно оптимизировать этот процесс

 

Данный перечень является минимальным и может нуждаться в дополнении в зависимости от условий труда работников и организации деятельности работодателя. Для получения дополнительной информации задайте вопрос юристу. 

Вам также может быть интересно: