Номенклатура дел кадровой службы (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016)
Документы, создаваемые кадровой службой, содержат много информации, в том числе охраняемой законом, например, персональные данные работников, документы, подтверждающие трудовой стаж со всеми его особенностями, включая вредные, тяжелые или опасные условия труда. Учитывая большую ценность содержащихся в них сведений, кадровые документы должны храниться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и утраты. При этом документы необходимо хранить в соответствии с определенной системой, сформированные в дела.
Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения. К кадровым документам периодически приходится обращаться для наведения справок социально-правового характера. Следовательно, кадровые документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться в текущей работе, а при передаче на архивное хранение не приходилось проводить серьезную работу по их упорядочению.
Важно! При формировании дела нужно учитывать сроки хранения документов, поскольку в одно дело желательно помещать документы, имеющие одинаковый срок хранения.
Основным нормативным актом, определяющим сроки хранения документов является Приказ Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Приказ). Ниже перечислены некоторые виды документов и сроки их хранения, установленные в Приказе:
Вид документа | Срок хранения документа | Примечание |
Трудовые договоры | 75 лет минус возраст работника | Хранятся в составе личных дел |
Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица | 5 лет | После увольнения материально-ответственного лица |
Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности | Не менее 5 лет |
Личные карточки работников, в том числе временных работников | 75 лет минус возраст работника, ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) | |
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников | 5 лет ЭПК | |
Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников | 5 лет ЭПК | |
Коллективные договоры, соглашения, заключаемые между сторонами социального партнерства | Постоянно | |
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров | 5 лет ЭПК | |
Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о нарушениях трудовой дисциплины | 3 года | |
Документы (сводки, сведения, докладные записки, балансы рабочего времени) об учете продолжительности рабочего времени | 3 года | |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет | Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет |
Если в одно дело необходимо поместить документы с разными сроками хранения, делу необходимо присвоить тот срок хранения, который является максимальным для документов данного дела
Содержание номенклатуры дел
Название графы | Особенности заполнения графы |
Индекс дела |
В графе указываются делопроизводственные индексы дела, которые включают:
Пример индекса дела: 02-05, где 02 – индекс структурного подразделения (отдела кадров), 05 – порядковый номер дела (например, «Личные дела работников») |
Заголовок дела |
Пример заголовков дел кадровой службы: • локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных работников, о системе оплаты труда, об отделе кадров, должностные инструкции и др.); • распорядительные документы (приказы по личному составу, приказы, распоряжения по основной деятельности и др.); • личные дела работников (трудовые договоры, личные карточки, персональные документы работников и др.) • информационно-справочные документы (списки работников, учетные и регистрационные журналы, например, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, журналы учета отпусков, командировок и др.). Приведенный перечень не является обязательным или исчерпывающим, но он дает представление о том, что должна включать номенклатура дел кадровой службы. |
Количество документов в деле | Графа заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год сформированы и известен объем документов. |
Срок хранения | Проставляется в соответствии с Приказом Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» |
Практический совет: При оформлении номенклатуры дел оставляйте в каждом ее разделе резервные номера (свободное место). Их можно будет использовать в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре, но сформированных в течение календарного года.
В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в кадровой службе и поступающие в это подразделение от Работников организации, других подразделений, руководства, кроме печатных изданий. Включаются в номенклатуру дел и учетные документы, в том числе учетные и регистрационные журналы, картотеки, базы данных.
Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
На нашем сайте Вы также можете ознакомиться с другими статьями и процедурами по кадровой службе, в том числе:
- статья "Акты работодателя о нарушении трудовой дисциплины";
- статья "Акты работодателя по привлечению работника к материальной ответственности";
- статья "Обязательно ли вести воинский учет граждан в организациях?";
- статья "Внимание Работодатели! А знаете ли Вы, что в любой организации необходимо проводить инструктаж по безопасности и охране труда?";
- статья "Положение об оплате труда и премировании";
- Процедура оформления штатного расписания;
- Процедура оформления табеля учета рабочего времени;
- Процедура оформления должностной инструкции;
- Баланс рабочего времени
- и другие.
-
Автор:28.05.2023 17:4663148
Настоящая статья написана в соответствии с Трудовым кодексом 2016 года и учитывает последние поправки по состоянию на дату публикации. Оформление приема на работу сотрудника – это процедура, с которой сталкивается любая компания при осуществлении своей деятельности. Очень важно при этом документально оформить прием нового сотрудника, чтобы избежать в будущем нежелательных правовых последствий. Какие документы, необходимо оформить компании при приеме нового сотрудника?
-
Прямой нормы, предусматривающей ответственность за отсутствие в организации согласительной комиссии, нет. Однако, при проведении проверки трудовой инспекцией, вне зависимости от оснований его визита в организацию, этот факт не будет упущен. Государственный инспектор выпишет предписание об устранении нарушения и работодатель обязан будет создать согласительную комиссию, в срок, определенный предписанием. А, как показывает практика, сделать это непросто.
-
Мы живем в интересное время - информационной глобализации, нам доступен большой объем знаний, но и огромный минус в этом явлении также имеется и заключается он в том, что нас становится тяжело удивить. Возможно, именно по этой причине набирает обороты авторское право, объектами которого являются результаты творческой деятельности (произведения литературы, музыки, искусства, программы ЭВМ и прочее).
-
На этой неделе вступают в силу новые нормативно-правовые акты, а так же вносится ряд изменений в законодательство РК. В данной статье представлена сравнительная таблица основных изменений в законодательстве РК.
-
В преддверии дня бухгалтера мы решили пофантазировать: каким должен быть специалист будущего? Какие функции он будет выполнять?
Бухгалтер играет большое значение в судьбе любой организации. Он как волшебник- своими действиями может принести финансовое процветание даже самой убыточной компании, а одна ошибка может привести к краху самого стабильного бизнеса.
Учитывая скорость с которой развиваются технологии, профессия бухгалтера может существенно трансформироваться уже в ближайшие 5-7 лет.
Если Вы хотите, чтобы бухучет в Вашей компании велся в ногу со временем и специалист не был озадачен вопросом “Как поставить на баланс телепорт”- узнайте, какими навыками должен обладать бухгалтер будущего и успейте подготовиться к грядущему прогрессу.
-
Среди предпринимателей существует мнение, что ликвидация бизнеса- это долгий и трудный процесс, требующий множества затрат: времени, энергии, ресурсов, который не всегда приводит к желаемому результату.
“Страшилки” о сложности процедуры ликвидации передаются из уст в уста, от одного поколения предпринимателей к другому и уже, скорее всего, могут быть признаны народным творчеством.
Из-за страха ликвидации, многие люди предпочитают избавляться от предприятий посредством продажи или банкротства.
Но эти методы могут впоследствии сыграть злую шутку. Дополнительные расходы, использование компании в незаконных целях, имущественные потери и утрата деловой репутации- это минимум негативных последствий, которые могут возникнуть.
Почему ликвидация лучше, что нужно учесть и почему не стоит избегать этой процедуры, когда принято решение прекратить деятельность компании- читайте в статье.
-
Идея работы на себя, без начальников и авралов, с учётом своих возможностей, интересов и удобным для себя графиком, стала буквально современной идеологией. Каждый день к ней присоединяется все больше людей.
-
В своей работе в качестве налоговых консультантов мы часто слышим от бухгалтеров что раздел – налогообложение физических лиц содержит мало налоговых рисков и не так сложен даже для бухгалтеров, которые никогда не работали с налогами. Во время налогового аудита мы также получаем от бухгалтеров информацию- что за данный участок по налогам они не переживают, тем более если учет заработной платы и исчисление налогов с доходов физических лиц переданы в аутсорсинг консалтинговой компании. Но в нашей практике мы редко встречаемся с компаниями, где отсутствуют ошибки возникаемых при налогообложении доходов физических лиц.
-
Нерезиденты, осуществляющие предпринимательскую деятельность в Республике Казахстан через постоянное учреждение (далее – ПУ), уплачивают налоги в Республике Казахстан в соответствии с положениями Налогового кодекса Республика Казахстан, а также налоги с доходов из источников за пределами Республики Казахстан, связанных с деятельностью такого ПУ.
Нерезиденты уплачивают в Республике Казахстан также иные налоги и другие обязательные платежи в бюджет, установленные Налоговым кодексом Республики Казахстан, при возникновении таких обязательств.
-