Номенклатура дел кадровой службы (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016)
Документы, создаваемые кадровой службой, содержат много информации, в том числе охраняемой законом, например, персональные данные работников, документы, подтверждающие трудовой стаж со всеми его особенностями, включая вредные, тяжелые или опасные условия труда. Учитывая большую ценность содержащихся в них сведений, кадровые документы должны храниться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и утраты. При этом документы необходимо хранить в соответствии с определенной системой, сформированные в дела.
Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения. К кадровым документам периодически приходится обращаться для наведения справок социально-правового характера. Следовательно, кадровые документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться в текущей работе, а при передаче на архивное хранение не приходилось проводить серьезную работу по их упорядочению.
Важно! При формировании дела нужно учитывать сроки хранения документов, поскольку в одно дело желательно помещать документы, имеющие одинаковый срок хранения.
Основным нормативным актом, определяющим сроки хранения документов является Приказ Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Приказ). Ниже перечислены некоторые виды документов и сроки их хранения, установленные в Приказе:
Вид документа | Срок хранения документа | Примечание |
Трудовые договоры | 75 лет минус возраст работника | Хранятся в составе личных дел |
Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица | 5 лет | После увольнения материально-ответственного лица |
Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности | Не менее 5 лет |
Личные карточки работников, в том числе временных работников | 75 лет минус возраст работника, ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) | |
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников | 5 лет ЭПК | |
Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников | 5 лет ЭПК | |
Коллективные договоры, соглашения, заключаемые между сторонами социального партнерства | Постоянно | |
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров | 5 лет ЭПК | |
Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о нарушениях трудовой дисциплины | 3 года | |
Документы (сводки, сведения, докладные записки, балансы рабочего времени) об учете продолжительности рабочего времени | 3 года | |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет | Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет |
Если в одно дело необходимо поместить документы с разными сроками хранения, делу необходимо присвоить тот срок хранения, который является максимальным для документов данного дела
Содержание номенклатуры дел
Название графы | Особенности заполнения графы |
Индекс дела |
В графе указываются делопроизводственные индексы дела, которые включают:
Пример индекса дела: 02-05, где 02 – индекс структурного подразделения (отдела кадров), 05 – порядковый номер дела (например, «Личные дела работников») |
Заголовок дела |
Пример заголовков дел кадровой службы: • локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных работников, о системе оплаты труда, об отделе кадров, должностные инструкции и др.); • распорядительные документы (приказы по личному составу, приказы, распоряжения по основной деятельности и др.); • личные дела работников (трудовые договоры, личные карточки, персональные документы работников и др.) • информационно-справочные документы (списки работников, учетные и регистрационные журналы, например, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, журналы учета отпусков, командировок и др.). Приведенный перечень не является обязательным или исчерпывающим, но он дает представление о том, что должна включать номенклатура дел кадровой службы. |
Количество документов в деле | Графа заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год сформированы и известен объем документов. |
Срок хранения | Проставляется в соответствии с Приказом Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» |
Практический совет: При оформлении номенклатуры дел оставляйте в каждом ее разделе резервные номера (свободное место). Их можно будет использовать в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре, но сформированных в течение календарного года.
В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в кадровой службе и поступающие в это подразделение от Работников организации, других подразделений, руководства, кроме печатных изданий. Включаются в номенклатуру дел и учетные документы, в том числе учетные и регистрационные журналы, картотеки, базы данных.
Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
На нашем сайте Вы также можете ознакомиться с другими статьями и процедурами по кадровой службе, в том числе:
- статья "Акты работодателя о нарушении трудовой дисциплины";
- статья "Акты работодателя по привлечению работника к материальной ответственности";
- статья "Обязательно ли вести воинский учет граждан в организациях?";
- статья "Внимание Работодатели! А знаете ли Вы, что в любой организации необходимо проводить инструктаж по безопасности и охране труда?";
- статья "Положение об оплате труда и премировании";
- Процедура оформления штатного расписания;
- Процедура оформления табеля учета рабочего времени;
- Процедура оформления должностной инструкции;
- Баланс рабочего времени
- и другие.
-
Автор:28.05.2023 17:4655838
Настоящая статья написана в соответствии с Трудовым кодексом 2016 года и учитывает последние поправки по состоянию на дату публикации. Оформление приема на работу сотрудника – это процедура, с которой сталкивается любая компания при осуществлении своей деятельности. Очень важно при этом документально оформить прием нового сотрудника, чтобы избежать в будущем нежелательных правовых последствий. Какие документы, необходимо оформить компании при приеме нового сотрудника?
-
На любом этапе трудовой деятельности, начиная от заключения трудового договора и заканчивая его расторжением по какой-либо причине, возможно возникновение разногласий, переходящих в трудовой спор между работником и работодателем.
-
На любом этапе трудовых отношений, начиная от заключения трудового договора и заканчивая его расторжением по какой-либо причине, между работником и работодателем могут возникнуть споры и разногласия. Первой инстанцией для их разрешения является согласительная комиссия. Что это такое, как работает согласительная комиссия и во сколько обойдется ее отсутствие работодателю - читайте в статье.
-
Текучесть персонала и конфликты никогда не являются беспричинными. Поэтому, если они присутствуют в повседневной жизни организации, следует незамедлительно обратить внимание на условия труда и корректность регулирующих трудовые отношения документов и принять меры. Ведь нередко именно посредственное отношение к “текучке” и спорам с работниками становится причиной крупных и неприятных последствий.
-
Работники являются ключевым звеном в работе любой компании. Именно они выступают основой прибыльности, процветания и работоспособности организации, выполняя свои трудовые функции. В то же время привлечение людей к работе требует от работодателя большой ответственности. Именно поэтому трудовым законодательством установлен ряд обязанностей, направленных на ответственное управление человеческими ресурсами. Какие это обязанности- рассмотрим в статье.
-
Трудовым кодексом РК предусмотрен ряд нестандартных режимов работы. К ним, не ограничиваясь, можно отнести вахтовый, сменный и дистанционный режимы работы, гибкий график и неполное рабочее время. Оформление деятельности работников с такими типами занятости требует особого внимания и учета специфики при оформлении документов и регламентов работы. В статье разберемся: что представляет каждый из перечисленных способов выполнения трудовых обязанностей и рассмотрим их особенности.
-
Автор:18.08.2020 15:365373
«04» мая 2020 года Президентом был подписан Закон «О внесении изменений и дополнений в некоторые нормативно-правовые акты по вопросам труда», вносящий поправки в Трудовой Кодекс Республики Казахстан. Изменения были направлены на современной экономики и учитывали опыт действия прежнего законодательства. В статье рассмотрим основные изменения более детально.
-
Автор:18.08.2020 15:295750
Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью каждого работодателя, вне зависимости от вида собственности. Не грамотно выстроенный процесс работы с кадрами способен привести к множеству негативных последствий: некорректному начислению выплат работникам, снижению качества производства и финансовым убыткам. Поэтому, к вопросу оформления трудовых отношений следует подойти серьезно. В статье разберемся- что должно быть учтено при ведении кадрового документооборота и кто это должен делать?
-
Автор:08.07.2020 16:116000
С того момента, как мы запустили онлайн-курс по технике безопасности и охране труда, нашим специалистам поступило свыше 5 000 вопросов от клиентов по данной теме. Самые сложные и популярные из них мы разместили в этой статье.
-
Автор:06.07.2020 13:342693
С 05 июля 2020 года в Республике Казахстан начал действовать усиленный режим карантина. Межведомственной комиссией было принято решение об ограничении деятельности ряда объектов предпринимательства и переводе не менее 80% сотрудников всех организаций на дистанционный режим работы. Чем именно принятые меры отличаются от ранее действовавшего чрезвычайного положения и как они отразятся на кадровой работе- разберемся в статье.