Номенклатура дел кадровой службы - Статья
Категории статей:

Номенклатура дел кадровой службы (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016)

Автор:
Киселева Наталья
09.12.2015 15:41
48617
Раздел:  Все статьи Все статьи по Трудовым отношениям Документы кадровой службы Трудовые отношения
Содержание:

Документы, создаваемые кадровой службой, содержат много информации, в том числе охраняемой законом, например, персональные данные работников, документы, подтверждающие трудовой стаж со всеми его особенностями, включая вредные, тяжелые или опасные условия труда. Учитывая большую ценность содержащихся в них сведений, кадровые документы должны храниться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и утраты. При этом документы необходимо хранить в соответствии с определенной системой, сформированные в дела.

Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения. К кадровым документам периодически приходится обращаться для наведения справок социально-правового характера. Следовательно, кадровые документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться в текущей работе, а при передаче на архивное хранение не приходилось проводить серьезную работу по их упорядочению.

Важно! При формировании дела нужно учитывать сроки хранения документов, поскольку в одно дело желательно помещать документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Основным нормативным актом, определяющим сроки хранения документов является Приказ Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Приказ). Ниже перечислены некоторые виды документов и сроки их хранения, установленные в Приказе:

Вид документа Срок хранения документа Примечание
Трудовые договоры 75 лет минус возраст работника Хранятся в составе личных дел
Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица 5 лет После увольнения материально-ответственного лица
Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности Не менее 5 лет
Личные карточки работников, в том числе временных работников 75 лет минус возраст работника, ЭПК (экспертно-проверочная комиссия)  
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников 5 лет ЭПК  
Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников 5 лет ЭПК  
Коллективные договоры, соглашения, заключаемые между сторонами социального партнерства Постоянно  
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров 5 лет ЭПК  
Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о нарушениях трудовой дисциплины 3 года  
Документы (сводки, сведения, докладные записки, балансы рабочего времени) об учете продолжительности рабочего времени 3 года  
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет

Если в одно дело необходимо поместить документы с разными сроками хранения, делу необходимо присвоить тот срок хранения, который является максимальным для документов данного дела

Содержание номенклатуры дел

Название графы Особенности заполнения графы
Индекс дела

В графе указываются делопроизводственные индексы дела, которые включают: 

  • индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
  • порядковый номер дела.

Пример индекса дела: 02-05, где 02 – индекс структурного подразделения (отдела кадров), 05 – порядковый номер дела (например, «Личные дела работников»)
Заголовок дела

Пример заголовков дел кадровой службы:

• локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных работников, о системе оплаты труда, об отделе кадров, должностные инструкции и др.);

• распорядительные документы (приказы по личному составу, приказы, распоряжения по основной деятельности и др.);

• личные дела работников (трудовые договоры, личные карточки, персональные документы работников и др.)

• информационно-справочные документы (списки работников, учетные и регистрационные журналы, например, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, журналы учета отпусков, командировок и др.).

Приведенный перечень не является обязательным или исчерпывающим, но он дает представление о том, что должна включать номенклатура дел кадровой службы.
Количество документов в деле Графа заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год сформированы и известен объем документов.
Срок хранения Проставляется в соответствии с Приказом Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения»

Практический совет: При оформлении номенклатуры дел оставляйте в каждом ее разделе резервные номера (свободное место). Их можно будет использовать в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре, но сформированных в течение календарного года.

В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в кадровой службе и поступающие в это подразделение от Работников организации, других подразделений, руководства, кроме печатных изданий. Включаются в номенклатуру дел и учетные документы, в том числе учетные и регистрационные журналы, картотеки, базы данных.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

На нашем сайте Вы также можете ознакомиться с другими статьями и процедурами по кадровой службе, в том числе:

Вам также может быть интересно:
Список всех статей