Не оформляете документы кадровой службы? Получите штраф!

Наименование документа

Основание для обязательного наличия

Штрафы/Выгоды

статья 33 Трудового Кодекса РК (далее ТК РК)

Штраф от 30 до 300 МРП

На 2016 год от 36 630 тенге до 636 300 тенге.

(Отсутствие трудового договора - Адм. Кодекс РК. Статья 86. Допуск к работе лица без заключения трудового договора)

Журнал регистрации трудовых договоров

подпункт 13) пункта 1 статьи 28 ТК РК;

Выполнение требований трудового законодательства, в части оформления трудового договора.

Правила трудового распорядка

статья 63 ТК РК

Наличие данного документа позволяет Работодателю регламентировать трудовой распорядок и доказать, при необходимости, совершение Работником дисциплинарного проступка. В случае нарушения правил трудового распорядка, к сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения.

Акт работодателя, устанавливающий порядок сбора, обработки и защиты персональных данных работника

подпункт 24) пункта 2 статьи 23 ТК РК

Штраф от 30 до 1000 МРП

На 2016 год от 63 630 тенге до 2 121 000 тенге.

(Адм. Кодекс РК. Статья 79. Нарушение законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите)

Согласие работника на сбор и обработку персональных данных

статья 8 Закона РК от 21.05.2013 г. N 94-V «О персональных данных и их защите»

Штраф от 30 до 1000 МРП

На 2016 год от 63 630 тенге до 2 121 000 тенге.

(Адм. Кодекс РК. Статья 79. Нарушение законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите)

Приказы, распоряжения по основной деятельности, по личному составу (кадрам)

статьи 10, 34 ТК РК

Выполнение требований законодательства

Акты работодателя, определяющие систему оплаты и стимулирования труда работников (при необходимости)

пункт 2 статьи 107 ТК РК

Возможность регламентировать правила премирования и стимулирования сотрудников.

Личная карточка работника форма № Т-2, отчеты в военкомат

пункт 71 Правил ведения воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденных Постановлением Правительства РК  от 27.06.2012 г. № 859

Штраф 10 МРП

На 2016 год – 21 200 тенге

Адм. Кодекс РК Статья 646. Несообщение сведений о военнообязанных, призывниках и гражданах

Табель учета рабочего времени

пункт 3 статьи 79 ТК РК

Наличие данного документа позволит Работодателю вести учет рабочего времени, а также при необходимости доказать факт отсутствия Работника на рабочем месте в рабочее время.

График отпусков

статья 93 ТК РК

Выполнение требований законодательства

Графики сменности – при наличии сменно работы

статья 73 ТК РК

Выполнение требований законодательства

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (при хранении трудовых книжек у работодателя

пункт 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Приказом Министра здравоохранения и социального развития РК от 30.11.2015 г. № 929

Выполнение требований законодательства

Акты работодателя, журналы регистрации по вопросам техники безопасности и охране труда и проведению соответствующих инструктажей

1) подпункт 2, подпункт 8 пункта 2 статьи 182 ТК РК, 2) Приказ Министра здравоохранения и социального развития РК от 27.05.2015 г. № 399 «Об утверждении Типового положения о службе безопасности и охраны труда в организации»,

3) Приказ и.о. Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 29 июля 2015 года № 633 «Об утверждении Правил и сроков проведения обучения, инструктирования и проверок знаний по вопросам безопасности и охраны труда работников»);

Штраф от 40 МРП до 120 МРП

Если указанное правонарушение совершено повторно в течение года после предупреждения

На 2016 год – от 84 840 до 254 520 тенге.

(Адм. кодекс РК. Статья 93. Отсутствие службы (специалиста) безопасности и охраны труда в производственных организациях в соответствии с требованием трудового законодательства Республики Казахстан – влечет предупреждение.)

Акты работодателя, содержащие сведения о коммерческой тайне, конфиденциальной информации – данные документы необходимы для установления перечня, ответственности, порядка работы работником с такой информацией

1) подпункт 6) пункта 2 статьи 22 ТК РК,

2) статья 126 Гражданского Кодекса РК

Возможность для Работодателя защитить свои риски, связанные с разглашением Работниками коммерческой тайны, конфиденциальной информации.

Штатное расписание, штатная расстановка

нет обязательности в соответствии с ТК РК, однако, исходя из практики, данные документы просто необходимы для работы

Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты труда. Может быть использовано при анализе трудовой загрузки работников, объёма выполняемых работ, уточнении должностных инструкций, а также при оценке целесообразности существующей структуры организации

Предоставление центру занятости населения в полном объеме информацию о предстоящем высвобождении работников в связи с ликвидацией работодателя – юридического лица либо прекращением деятельности работодателя – физического лица, сокращением численности или штата, снижением объема производств и выполняемых работ и услуг, повлекшего ухудшение экономического состояния работодателя, о количестве и категориях работников, которых оно может коснуться, с указанием должностей и профессий, специальностей, квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых работников и сроков, в течение которых они будут высвобождаться, не менее чем за один месяц до начала высвобождения

подпункт 2 пункта 2 статьи 28 Закона РК «О занятости населения» от 6 апреля 2016 года № 482-V; Приказ Министра труда и социальной защиты населения РК «Об утверждении формы, предназначенной для сбора административных данных «Сведения о предстоящем высвобождении работников» от 1 апреля 2014 года № 138-Ө

Штраф от 10 до 20 МРП

На 2016 год от 21 210 тенге до 42 420 тенге

(Адм. Кодекс РК. Статья 98. Нарушение законодательства Республики Казахстан о занятости населения)

Направление центру занятости населения сведения о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) в течение трех рабочих дней со дня их появления с указанием условий труда и оплаты

подпункт 1 пункта 2 статьи 28 Закона РК «О занятости населения» от 6 апреля 2016 года № 482-V

Штраф от 10 до 20 МРП

На 2016 год от 21 210 тенге до 42 420 тенге

(Адм. Кодекс РК.

Статья 98. Нарушение законодательства Республики Казахстан о занятости населения)

Договор о неконкуренции

нет обязательности в соответствии с ТК РК, однако, исходя из практики, данный документ необходим для защиты прав Работодателя

В случае отсутствия договора о неконкуренции, работника невозможно будет привлечь к ответственности за использование базы данных, ноу хау, наработок бывшего работодателя. Сумма убытком может быть весьма значительной и привести к банкротству компании.

Коллективный договор (в случае инициирования заключения одной из сторон трудовых отношений)

статья 156 ТК РК

Штраф от 80 до 400 МРП

На 2016 год от 169680 тенге до 848 400 тенге

(Адм. Кодекс РК. Статья 97. Нарушение требований законодательства по заключению коллективного договора, соглашения)