Какие документы должны быть в личном деле работника (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016)

Личное дело работника формируется на каждого работника, с которым заключен трудовой договор в отдельности. Формирование личного дела можно разделить на условных два этапа:

• В процессе приема на работу нового сотрудника после подписания с ним трудового договора;
• В течение всего срока работы сотрудника в данной компании.

Законодательством не уставлен исчерпывающий перечень документов, которые должны быть в личном деле работника. При этом согласно статье 32 Трудового кодекса РК документами необходимыми при приеме на работу являются:

1. удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста). Оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное местными исполнительными органами;
2. вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
3. документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
4. документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
5. документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с Трудовым кодексом РК и законодательством РК);
6. справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении уголовного правонарушения: убийства, умышленного причинения вреда здоровью, против здоровья населения и нравственности, половой неприкосновенности, экстремистских или террористических преступлений, торговли людьми при заключении трудового договора с сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних. 
7. справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении коррупционного правонарушения при поступлении на гражданскую службу, на работу в государственные предприятия на праве хозяйственного ведения, национальные управляющие холдинги, национальные институты развития, национальные холдинги и национальные компании, а также их дочерние организации на должность, связанную с исполнением управленческих функций.

Также в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов. Согласно положениям законодательства у сотрудника должна быть личная карточка. В том числе целесообразно копии приказов, заявлений, касающиеся данного работника хранить в личном деле работника.

Исходя, из вышесказанного в личном деле работника должны быть:

1. внутренняя опись документов дела;
2. (при необходимости) копия Личной карточки (форма Т-2) (оригиналы Личных карточек на военнообязанных и призывников  хранятся в алфавитном порядке в отдельной картотеке, согласно Правил ведения воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 27 июня 2012 года;
3. заявление о приеме на работу, переводе расторжении трудового договора;
4. копия удостоверения личности или паспорта паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста) или копия удостоверения оралмана;
5. копии документов об образовании и профессиональной подготовке, о присуждении ученых степеней или присвоении ученого звания;
6. копия трудового договора;
7. документы, подтверждающие трудовую деятельность;
8. аттестационные листы, справки об итогах тестирования;
9. письменное обязательство работодателя о возврате подлинников документов, в случае их хранения либо временного оставления с согласия работника у работодателя для выполнения установленных законодательством процедур;
10. выписки из приказов или копии приказов о приеме, перемещении, поощрении, прохождения обучения и т.п.;
11. документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (при необходимости);
12. справка о наличии либо отсутствии с сведений о совершении уголовного правонарушения: убийства, умышленного причинения вреда здоровью, против здоровья населения и нравственности, половой неприкосновенности, экстремистских или террористических преступлений, торговли людьми при заключении трудового договора с сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних.

И в заключение хотелось бы отметить что, каждый документ, включаемый в личное дело работника, должен иметь специальный штамп «Документ из личного дела», проставленный в его правом верхнем углу.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

На нашем сайте Вы также можете ознакомиться с другими статьями и процедурами по кадровой службе, в том числе:

• статья "Акты работодателя о нарушении трудовой дисциплины";
• статья "Акты работодателя по привлечению работника к материальной ответственности";
• статья "Обязательно ли вести воинский учет граждан в организациях?";
• статья "Внимание Работодатели! А знаете ли Вы, что в любой организации необходимо проводить инструктаж по безопасности и охране труда?";
• статья  "Положение об оплате труда и премировании";
• статья "Номенклатура дел кадровой службы";
• Процедура оформления штатного расписания;
• Процедура оформления табеля учета рабочего времени;
• Процедура оформления должностной инструкции;
• Баланс рабочего времени
• и другие.