Каковы обязательные документы кадровой службы (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016 года)?
Категории вопросов:

Каковы обязательные документы кадровой службы (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016 года)?

Автор:
Шакенова Анель
14.10.2016 15:25
2024

Вопрос: Каковы обязательные документы кадровой службы (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016 года)?

Ответ: 

Обязательные документы кадровой службы (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016 года) следующие:

  1. Коллективный договор – заключается по соглашению сторон. Другими словами и работник и работодатель вправе выступать инициатором заключения КД.  Даже при наличии разногласий между сторонами по отдельным положениям коллективного договора стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий в течение одного месяца со дня их возникновения. Возникшие в ходе коллективных переговоров разногласия могут являться предметом для дальнейших коллективных переговоров по их урегулированию при внесении изменений и дополнений (статья 156 ТК РК);
  2. Трудовой договор (статья 33 ТК РК);
  3. Журнал регистрации трудовых договоров, что вытекает из требований подпункта 13) пункта 1 статьи 28 ТК РК;
  4. Должностные инструкции, рабочие инструкции (статья 101 ТК РК, подпункт 6) пункта 2 статьи 23 ТК РК);
  5. Правила трудового распорядка (статья 63 ТК РК);
  6. Акт работодателя, устанавливающий порядок сбора, обработки и защиты персональных данных работника (подпункт 24) пункта 2 статьи 23 ТК РК);
  7. Согласие работника на сбор и обработку персональных данных (статья 8 Закона РК от 21.05.2013 г. N 94-V «О персональных данных и их защите»);
  8. Приказы, распоряжения по основной деятельности, по личному составу (кадрам);
  9. Журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу (кадрам) (пункт 44 статьи 4 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказом Министра культуры и спорта РК от 22.12.2014 г. № 144);
  10. Акты работодателя, определяющие систему оплаты и стимулирования труда работников (при необходимости) (пункт 2 статьи 107 ТК РК);
  11. Личная карточка работника форма № Т-2, отчеты в военкомат (статья 71 Правил ведения воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденных Постановлением Правительства РК  от 27.06.2012 г. № 859); 
  12. Табель учета рабочего времени (пункт 3 статьи 79 ТК РК);
  13. График отпусков (статья 93 ТК РК);
  14. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (при хранении трудовых книжек у работодателя) (пункт 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Приказом Министра здравоохранения и социального развития РК от 30.11.2015 г. № 929);
  15. Акты работодателя, журналы регистрации по вопросам техники безопасности и охране труда и проведению соответствующих инструктажей (подпункт 2, подпункт 8 пункта 2 статьи 182 ТК РК,Приказ Министра здравоохранения и социального развития РК от 27.05.2015 г. № 399 «Об утверждении Типового положения о службе безопасности и охраны труда в организации», Приказ и.о. Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 29 июля 2015 года № 633 «Об утверждении Правил и сроков проведения обучения, инструктирования и проверок знаний по вопросам безопасности и охраны труда работников»);
  16. Личные дела работников (статья 32 ТК РК);
  17. Договор об обязательном страховании работника от несчастных случаев при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей, своевременное направление писем и оформление дополнительных соглашений при изменении штатного расписания – за данные документы могут быть ответственны также и другие службы, но тогда кадровая служба должна своевременно направлять соответствующую информацию о данных изменениях (подпункт 15) пункта 2 статья 23 ТК РК, Закон РК от 7.02.2005 г. № 30  «Об обязательном страховании работника от несчастных случаев при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей»);
  18. Штатное расписание, штатная расстановка (нет обязательности в соответствии с ТК РК, однако, исходя из практики, данные документы просто необходимы для работы. На практике сотрудники Инспекции труда запрашивают данный документ, хотя он и не является обязательным);

Приведенные ниже документы требуются в обязательном порядке при наличии определенных условий труда

  1. При наличии сменной работы - Графики сменности (статья 73 ТК РК);
  2. При использовании суммированного учета рабочего времени - Акт работодателя, определяющий порядок работы при суммированном учете рабочего времени, категории работников, для которых устанавливается суммированный учет рабочего времени (пункт 5 статьи 75 ТК РК);
  3. Акты работодателя, содержащие сведения о коммерческой тайне, конфиденциальной информации – данные документы необходимы для установления перечня, ответственности, порядка работы работником с такой информацией (подпункт 6) пункта 2 статьи 22 ТК РК,  статья 126 Гражданского Кодекса РК);
  4. Реестры или другие документы, определяемые работодателем, в которых указываются фамилия, имя, отчество (если указано в документе, удостоверяющем личность) и дата рождения работников моложе восемнадцати лет (подпункт 23 пункта 2 статьи 23 ТК РК);
  5. предоставление информации в уполномоченный орган о предстоящем высвобождении работников в связи с ликвидацией работодателя-юридического лица либо прекращением деятельности работодателя-физического лица, сокращением численности или штата, количестве и категориях работников, которых оно может коснуться, с указанием должностей и профессий, специальностей, квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых работников и сроках, в течение которых они будут высвобождаться, не менее чем за два месяца до начала высвобождения ( подпункт 1) пункта 2 статьи 9 Закона от 23.01.2001 г. N 149 «О занятости населения», Приказ Министра труда и социальной защиты населения РК от 1.04.2014 года № 138-Ө «Об утверждении формы, предназначенной для сбора административных данных «Сведения о предстоящем высвобождении работников»);
  6. предоставление информации в уполномоченный орган о предстоящем изменении условий труда в части перехода работников на режим неполного рабочего времени в связи с изменением в организации производства, в том числе при реорганизации, и (или) сокращением объема работ у работодателя не менее чем за один месяц (подпункт 1) пункта 2 статьи 9 Закона от 23.01.2001г. N 149 «О занятости населения», Приказ Министра труда и социальной защиты населения РК от 1.04.2014 года № 138-Ө «Об утверждении формы, предназначенной для сбора административных данных «Сведения о предстоящем высвобождении работников»);
  7. предоставление информации в уполномоченный орган о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) в течение трех рабочих дней со дня их появления (подпункт 2) пункта 2 статьи 9 Закона от 23.01.2001 г. N 149 «О занятости населения»);
  8. предоставление информации в уполномоченный орган о приеме на работу или об отказе в приеме на работу граждан (с указанием причины путем соответствующей отметки в направлении) в течение пяти рабочих дней со дня направления их уполномоченным органом (подпункт 3) пункта 2 статьи 9 Закона от 23.01.2001 г. N 149 «О занятости населения»);

Информация о приеме на работу лиц и (или) прекращении трудовых отношений с лицами, не являющимися местными жителями, предоставляется работодателем в органы внутренних дел в течение месяца. Порядок и форма предоставления информации определяются Министерством внутренних дел.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: