Работники в компании работают по трудовым договорам на дистанционной работе, в других государствах в рамках ЕАЭС. Насколько будет законным приравнивание подписанного, отсканированного с подписью и отправленного компании документа от работника. К примеру, дополнительного соглашения к трудовому договору, ознакомления с приказом работодателя и иными документами работодателя, касающихся работника. Электронная почта работника находится в домене компании, поэтому отправка с данного почтового адреса до
Категории вопросов:

Работники в компании работают по трудовым договорам на дистанционной работе, в других государствах в рамках ЕАЭС. Насколько будет законным приравнивание подписанного, отсканированного с подписью и отправленного компании документа от работника? К примеру, доп.соглашения, ознакомления с приказом работодателя и иными документами. Электронная почта работника находится в домене компании, поэтому отправка с данного почтового адреса документов сотрудником подтверждается.

Автор:
Абдрахманова Гайнеш
08.06.2022 10:21
495

Вопрос:

Работники в компании работают по трудовым договорам на дистанционной работе, в других государствах в рамках ЕАЭС. Насколько будет законным приравнивание подписанного, отсканированного с подписью и отправленного компании документа от работника? К примеру, доп.соглашения, ознакомления с приказом работодателя и иными документами. Электронная почта работника находится в домене компании, поэтому отправка с данного почтового адреса документов сотрудником подтверждается.

Полученные копии документов с подписями работника будут вшиваться в его личное дело. Гражданским кодексом допускается использование факсимиле, в данном случае к факсимиле применяем отсканированную копию подписи работника на документе. 

Ответ:

Подписание трудового договора, приказов и иных документов в части ознакомления работника с ними путем проставления факсимиле, а также направление документации по электронной почте, согласованной сторонами, не является нарушением трудового законодательства РК. При этом все документы со стороны работодателя должны быть подписаны лично уполномоченным лицом. 

Согласно подпункту 81) пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса РК уведомление – это заявление работника или работодателя в письменной форме (на бумажном носителе или в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи), представленное нарочно либо посредством курьерской почтовой связи, почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты и иных информационно-коммуникационных технологий, или в электронном виде с обеспечением авторизации, идентификации работника или работодателя. 

Пункт 2 статьи 152 Гражданского кодекса РК допускает при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников. 

Согласно пункту 3 статьи 1 ГК РК к трудовым отношениям и отношениям по использованию природных ресурсов и охране окружающей среды, отвечающим признакам, указанным в пункте 1 настоящей статьи, гражданское законодательство применяется в случаях, когда эти отношения не регулируются трудовым законодательством. 

Кроме того, кадровое делопроизводство регламентируется Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 (https://adilet.zan.kz/rus/docs/P1800000703), согласно пункту 31 которого документ подписывается светостойкими чернилами; не допускается подписание подлинника документа проставлением факсимиле. 

Таким образом, отвечая на Ваши вопросы, сообщаем, что: 

1) гражданское законодательство можно применить к трудовым отношениям в части регулирования имущественных отношений между работником и работодателем, а именно: в части подписания трудового договора и дополнительного соглашения к нему; 

2) документы, издаваемые в организации, должны подписываться должностными лицами организации светостойкими чернилами, факсимиле не допускается. Однако, данное требование действует на документы, подписываемые со стороны организации. Запрета на подписание факсимиле работником не установлено; 

3) отправка и получение документации по электронной почте, согласованной сторонами в трудовом договоре, признается надлежащим уведомлением, кроме случаев, прямо установленных Трудовым кодексом РК о направлении уведомления почтой заказным письмом (например, п.10 ст.53 ТК РК, п.3 ст.61 ТК РК, п.5 ст.65 ТК РК, ст.160 ТК РК). 

Кроме того, считаем, что наиболее оптимальным для решения данного вопроса и исключения возможных правовых рисков будет внедрение электронного документооборота, что позволит подписывать документы посредством ЭЦП работодателя и работника.  

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации. 

Вам также может быть интересно: