Как регламентируется архивация документов при ведениии ЭДО? Каковы требования к хранению электронных документов? Нужно ли их архивировать и если да, то на какой срок?
Категории вопросов:

Как регламентируется архивация документов при ведениии ЭДО? Каковы требования к хранению электронных документов? Нужно ли их архивировать и если да, то на какой срок?

Автор:
Исхакова Ариндия
05.01.2024 09:22
2283

Вопрос: 

Как регламентируется архивация документов при ведениии ЭДО? Каковы требования к хранению электронных документов? Нужно ли их архивировать и если да, то на какой срок?

Ответ: 

Архивация документов, в том числе и электронных регламентируется Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 и Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235

Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения содержит 807 категорий документов, с указанием срока их хранения. Хранению подлежат как бумажные документы, так и документы на электронном носителе.

Согласно п.1 Правил приема, хранения, учета и использования документов (..), электронный архив – это совокупность архивных электронных документов, а электронный архивный документ – документированная информация, представленная в электронной форме и заверенная электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП), которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для общества и государства.

Прием электронных документов в архив организации осуществляется посредством информационных систем, обеспечивающих соблюдение требований к хранению электронных документов.

В соответствии с п.13-15 Правил, электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами. Электронные документы в архив организации передаются вместе с их метаданными.

 При приеме электронных документов (дел) в архив организации осуществляется проверка действительности (на момент проверки):

1) ЭЦП на описи электронных документов структурного подразделения организации с применением закрытого ключа ЭЦП, владельцем которого являются организация или руководитель структурного подразделения организации;

2) ЭЦП на внутренней описи с применением закрытого ключа ЭЦП, владельцем которого являются организация или работник структурного подразделения организации, составившие внутреннюю опись.

Проверка действительности ЭЦП осуществляется с использованием средства ЭЦП, имеющего сертификат соответствия, выданный в удостоверяющем центре государственных органов Республики Казахстан.

При приеме электронных документов (дел) работник архива организации посредством ИС ЭА проверяет:

1) состав метаданных электронных документов (дел);

2) соответствие состава электронных документов (дел), передаваемых на хранение, данным соответствующей описи электронных документов (дел) структурного подразделения;

3) соответствие объема переданных электронных документов (дел) объему, указанному в соответствующей описи электронных документов (дел) структурного подразделения;

4) возможность воспроизведения электронных документов (дел);

5) отсутствие вредоносных компьютерных программ.

При приеме электронных документов (дел) на съемных носителях проверяются физическое и техническое состояние съемных носителей, соответствие информации на съемных носителях данным о съемных носителях и размещении электронных документов (дел) на съемных носителях в метаданных.

При приеме электронных документов (дел) постоянного хранения проверяется соответствие форматов файлов формату постоянного хранения PDF/A-1.

Для электронных документов (дел) подтверждение подлинности и целостности входящих в них электронных документов (дел) осуществляется путем проверки действительности (на момент проверки) средств ЭЦП.

Результаты проверки подлинности и целостности сохраняются в метаданных электронных документов (дел), формируемых архивом организации. Метаданные содержат дату проверки и контрольные характеристики, подтвержденные в процессе проверки.

Прием электронных документов (дел) в архив организации считается завершенным при положительных результатах проверок, проведенных в соответствии с требованиями пунктов 13-15 Правил. В ИС ЭА организации формируется акт о миграции и перезаписи электронных документов (дел) по форме согласно приложению 1 к Правилам.

Таким образом, хранение электронных документов ничем не отличается от хранения бумажных. Отличия возникают только при порядке передачи документов в архив. При этом, большинство систем электронного документооборота позволяют систематизировано хранить документы и осуществлять их корректную архивацию в итоговый файл для передачи на постоянное хранение.

Узнать подробнее про возможности системы электронного документооборота можно по ссылке.

Вам также может быть интересно: