Как регламентируется архивация документов при ведениии ЭДО? Каковы требования к хранению электронных документов? Нужно ли их архивировать и если да, то на какой срок?
Вопрос:
Как регламентируется архивация документов при ведениии ЭДО? Каковы требования к хранению электронных документов? Нужно ли их архивировать и если да, то на какой срок?
Ответ:
Архивация документов, в том числе и электронных регламентируется Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 и Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235
Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения содержит 807 категорий документов, с указанием срока их хранения. Хранению подлежат как бумажные документы, так и документы на электронном носителе.
Согласно п.1 Правил приема, хранения, учета и использования документов (..), электронный архив – это совокупность архивных электронных документов, а электронный архивный документ – документированная информация, представленная в электронной форме и заверенная электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП), которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для общества и государства.
Прием электронных документов в архив организации осуществляется посредством информационных систем, обеспечивающих соблюдение требований к хранению электронных документов.
В соответствии с п.13-15 Правил, электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами. Электронные документы в архив организации передаются вместе с их метаданными.
При приеме электронных документов (дел) в архив организации осуществляется проверка действительности (на момент проверки):
1) ЭЦП на описи электронных документов структурного подразделения организации с применением закрытого ключа ЭЦП, владельцем которого являются организация или руководитель структурного подразделения организации;
2) ЭЦП на внутренней описи с применением закрытого ключа ЭЦП, владельцем которого являются организация или работник структурного подразделения организации, составившие внутреннюю опись.
Проверка действительности ЭЦП осуществляется с использованием средства ЭЦП, имеющего сертификат соответствия, выданный в удостоверяющем центре государственных органов Республики Казахстан.
При приеме электронных документов (дел) работник архива организации посредством ИС ЭА проверяет:
1) состав метаданных электронных документов (дел);
2) соответствие состава электронных документов (дел), передаваемых на хранение, данным соответствующей описи электронных документов (дел) структурного подразделения;
3) соответствие объема переданных электронных документов (дел) объему, указанному в соответствующей описи электронных документов (дел) структурного подразделения;
4) возможность воспроизведения электронных документов (дел);
5) отсутствие вредоносных компьютерных программ.
При приеме электронных документов (дел) на съемных носителях проверяются физическое и техническое состояние съемных носителей, соответствие информации на съемных носителях данным о съемных носителях и размещении электронных документов (дел) на съемных носителях в метаданных.
При приеме электронных документов (дел) постоянного хранения проверяется соответствие форматов файлов формату постоянного хранения PDF/A-1.
Для электронных документов (дел) подтверждение подлинности и целостности входящих в них электронных документов (дел) осуществляется путем проверки действительности (на момент проверки) средств ЭЦП.
Результаты проверки подлинности и целостности сохраняются в метаданных электронных документов (дел), формируемых архивом организации. Метаданные содержат дату проверки и контрольные характеристики, подтвержденные в процессе проверки.
Прием электронных документов (дел) в архив организации считается завершенным при положительных результатах проверок, проведенных в соответствии с требованиями пунктов 13-15 Правил. В ИС ЭА организации формируется акт о миграции и перезаписи электронных документов (дел) по форме согласно приложению 1 к Правилам.
Таким образом, хранение электронных документов ничем не отличается от хранения бумажных. Отличия возникают только при порядке передачи документов в архив. При этом, большинство систем электронного документооборота позволяют систематизировано хранить документы и осуществлять их корректную архивацию в итоговый файл для передачи на постоянное хранение.
Узнать подробнее про возможности системы электронного документооборота можно по ссылке.
-
Ответ:
В соответствии с п.1-1 ст. 152 Гражданского кодекса, письменная форма сделки совершается на бумажном носителе или в электронной форме.
Допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.
-
Ответ:
Согласно ст. 7 Закона РК "Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
-
Ответ:
Согласно абз.2 ст. 11 Трудового кодекса РК, акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи.
-
Ответ:
В судебной практике, электронные документы принимаются в учет наравне с бумажными. Это аргументировано:
-
Ответ:
С 2020 года упразднено использование электронного ключа налогоплательщика и реализован подход к использованию ЭЦП для доступа ко всем сервисам. В связи с этим, в настоящее время электронная цифровая подпись является единой (исключения могут составлять банковские документы с использованием внутренних механизмов защиты).
-
Ответ:
Архивация документов, в том числе и электронных регламентируется Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 и Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235
-
Ответ:
Согласно п.6 ст.7 Закона РК “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности”, факт совершения хозяйственной операции может совершаться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
-
Ответ:
В соответствии со ст. 10 Закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”, при стандартных условиях, электронная цифровая подпись (ЭЦП) равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия.
-
Ответ:
В целом электронный документооборот предполагает использование ЭЦП, что придает юридическую силу и обязательность документам, обрабатываемых через ЭДО в силу закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.
-
Ответ:
Да, это возможно. Иностранная ЭЦП будет признаваться в Казахстане, если она выдана иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан согласно Закону РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.