ТОО рассматривает переход на КЭДО, но есть сомнения в сроках подписания документа. Не всегда получается подготовить приказ заранее или день в день. Он может быть сделан позже даты вступления в силу, до 20 дней. В бумажном виде просто ставится нужная дата, а в ЭДО так не получится. Там видно день и время подписания. На сколько это серьезные нарушения, чем они грозят, какие штрафы? И как вообще переходить на КЭДО, соблюдая всё законодательство?
Категории вопросов:

ТОО рассматривает переход на КЭДО, но есть сомнения в сроках подписания документа. Не всегда получается подготовить приказ заранее или день в день. Он может быть сделан позже даты вступления в силу, до 20 дней. В бумажном виде просто ставится нужная дата, а в ЭДО так не получится. Там видно день и время подписания. На сколько это серьезные нарушения, чем они грозят, какие штрафы? И как вообще переходить на КЭДО, соблюдая всё законодательство?

Автор:
Исхакова Ариндия
20.05.2025 11:03
11

Вопрос:

ТОО рассматривает переход на КЭДО, но есть сомнения в сроках подписания документа. Не всегда получается подготовить приказ заранее или день в день. Он может быть сделан позже даты вступления в силу, до 20 дней. В бумажном виде просто ставится нужная дата, а в ЭДО так не получится. Там видно день и время подписания. На сколько это серьезные нарушения, чем они грозят, какие штрафы? И как вообще переходить на КЭДО, соблюдая всё законодательство?

Ответ:

Согласно ст.7 Закона РК «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

Электронный документ считается отправленным с момента его передачи через сети телекоммуникаций или посредством сервиса цифровых документов.

Входящий электронный документ считается поступившим после его фиксации в информационной системе адресата.

Уведомление о получении должно содержать данные о факте и времени получения электронного документа и его отправителе. В случае непоступления его автору считается, что документ не получен адресатом.

Помимо прочего, согласно п.21 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236, датой документа является дата его подписания (утверждения) или события, зафиксированного в документе.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для электронного документооборота допускается проставление даты системой или вручную уполномоченным лицом.

Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри организации, датируются и подписываются.

Дата документа оформляется:

1) в правовых актах, протоколах, банковских, финансовых, бухгалтерских документах и документах, затрагивающих права и интересы физических и юридических лиц, словесно-цифровым способом – день месяца и год оформляются арабскими цифрами, месяц – прописью;

2) в иные документах – цифровым способом день месяца и месяц двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

Таким образом, датой документа является дата его подписания уполномоченными лицами, а не дата, стоящая на документе.

При этом, в некоторых документах (например, договорах не трудового характера) допустимо использовать оговорку, наподобии «данный договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и распространяется на отношения, возникшие между ними с «___»____2025 года».

Однако, при КЭДО, существуют случаи, когда такие оговорки попросту неприменимы. Вместе с тем последствия подписания документов «задней датой» аналогичны и рискам, возникающим с бумажными носителями.

Например, при несвоевременно подписанном трудовом договоре как на бумажном, так и на электронном носителе, вне зависимости от стоящей там даты, возникает основание для привлечения работодателя к ответственности по ст.86 КоАП РК- допуск к работе лица без заключения трудового договора. Несвоевременное фактическое подписание журналов проведения инструктажей может быть приравнено к нарушению правил обеспечения безопасности и охраны труда (ст. 93 КоАП РК). Конечно, это произойдет, если данные факты будут выявлены в промежутке между юридической и фактической датой документов (например, работник получит травмы или пропадет спустя неделю работы). Но исключать такое стечение обстоятельств нельзя.

Более глобальные риски несвоевременное подписание имеет в ситуациях, фиксирующих юридический факт (расторжение трудового договора, предоставление отпуска, выплата премии, оформление дисциплинарных взысканий), где трудовым законодательством установлены четкие сроки, несоблюдение которых может привести к оспариванию документов, восстановлению на работе «нежелательных» сотрудников, к убыткам.

Вы не сможете привлечь работника к ответственности за нарушение должностной инструкции 15 мая 2025 год, если инструкция имеет дату 10 мая 2025 года, а опубликована в КЭДО и подписана сторонами трудовых отношений 19 мая 2025 года (пример).

Таким образом, при переходе на ЭДО (и при продолжении работы с бумажным документооборотом), Вам необходимо разработать и пошагово внедрить систему, исключающую столь длительное согласование документов и оформление процессов.

При этом, Вы также можете ознакомиться с процедурой, расположенной по ссылке https://dogovor24.kz/info/blog/documenty-dlya-perehoda-na-edo/ и получить консультацию менеджеров для составления пошаговой стратегии перехода на КЭДО.

Уважаемый пользователь! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) ответа.

Вам также может быть интересно: