В компании электронный документооборот, все кадровые документы подписываются посредством ЭЦП и хранятся в электронном досье и в базе 1С. Когда сотрудник увольняется распечатываются все документы подшиваются в личные дела и сдается в архив. Можно ли не сдавать в архив, а хранить у себя на сервере? И как быть с 75 лет?
Вопрос:
В компании электронный документооборот, все кадровые документы подписываются посредством ЭЦП и хранятся в электронном досье и в базе 1С. Когда сотрудник увольняется распечатываются все документы подшиваются в личные дела и сдается в архив. Можно ли не сдавать в архив, а хранить у себя на сервере? И как быть с 75 лет?
Ответ:
Вы не обязаны распечатывать документы только потому, что они кадровые так как законодательство РК допускает электронный документооборот и юридическую силу документов, подписанных ЭЦП. Но это не отменяет требований трудового и архивного законодательства к хранению таких документов.
Подпункт 17) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса РК прямо возлагает на работодателя обязанность обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения по пенсионным и социальным отчислениям. Эта норма не делает различия между бумажной и электронной формой: документы должны быть сохранены надлежащим образом и в перспективе переданы в госархив.
Поэтому ваша текущая практика распечатывать при увольнении, формировать личные дела и хранить их как архивные документы - полностью соответствует требованиям и закрывает риски по 75-летнему сроку. Уйти от бумаги можно только если будет внедрение полноценного электронного архива с соблюдением требований Закона «О Национальном архивном фонде и архивах».
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) предоставления.
-
Ответ:
1. Компания обязана обеспечить передачу завершенных в делопроизводстве документов на архивное хранение независимо от того, продолжает ли она свою деятельность и не планирует ли ликвидацию.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В связи с изменениями Трудового кодекса РК в 2026 году работодателю не требуется автоматически заключать дополнительные соглашения со всеми работниками.
Необходимо разделить изменения на те, которые требуют внесения изменений в трудовые договоры, и те, которые реализуются посредством локальных актов работодателя и ознакомления работников.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Если действующее Положение о сборе, обработке и защите персональных данных не было приведено в соответствие с изменениями законодательства Республики Казахстан, вступившими в силу в 2026 году, рекомендуется внести в него соответствующие изменения.
-
Раздел: Документы кадровой службы Все ответы
Ответ:
В соответствии со статьей 7 Конституции Республики Казахстан государственным языком является казахский язык, при этом русский язык официально употребляется наравне с казахским только в государственных организациях и органах местного самоуправления.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В рассматриваемой ситуации расчетная таблица KPI не может рассматриваться как самостоятельное основание для начисления и выплаты переменной части заработной платы.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
По нумерации кадровых приказов в ТОО применяются действующие Правила документирования, утверждённые Приказом Министра культуры и информации РК от 25.08.2023 № 236.
-
Ответ:
Вы не обязаны распечатывать документы только потому, что они кадровые так как законодательство РК допускает электронный документооборот и юридическую силу документов, подписанных ЭЦП. Но это не отменяет требований трудового и архивного законодательства к хранению таких документов.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан обязательного требования о включении положений об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка, положения о премировании и иных локальных актов работодателя в качестве приложений к коллективному договору законодательством не установлено.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утверждёнными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Личная карточка работника по форме Т-2 оформляется на всех работников, принятых по трудовому договору, независимо от пола, возраста, статуса военнообязанности и того, является ли работа основной или по совместительству.