В компании электронный документооборот, все кадровые документы подписываются посредством ЭЦП и хранятся в электронном досье и в базе 1С. Когда сотрудник увольняется распечатываются все документы подшиваются в личные дела и сдается в архив. Можно ли не сдавать в архив, а хранить у себя на сервере? И как быть с 75 лет?
Вопрос:
В компании электронный документооборот, все кадровые документы подписываются посредством ЭЦП и хранятся в электронном досье и в базе 1С. Когда сотрудник увольняется распечатываются все документы подшиваются в личные дела и сдается в архив. Можно ли не сдавать в архив, а хранить у себя на сервере? И как быть с 75 лет?
Ответ:
Вы не обязаны распечатывать документы только потому, что они кадровые так как законодательство РК допускает электронный документооборот и юридическую силу документов, подписанных ЭЦП. Но это не отменяет требований трудового и архивного законодательства к хранению таких документов.
Подпункт 17) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса РК прямо возлагает на работодателя обязанность обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения по пенсионным и социальным отчислениям. Эта норма не делает различия между бумажной и электронной формой: документы должны быть сохранены надлежащим образом и в перспективе переданы в госархив.
Поэтому ваша текущая практика распечатывать при увольнении, формировать личные дела и хранить их как архивные документы - полностью соответствует требованиям и закрывает риски по 75-летнему сроку. Уйти от бумаги можно только если будет внедрение полноценного электронного архива с соблюдением требований Закона «О Национальном архивном фонде и архивах».
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) предоставления.
-
Ответ:
Вы не обязаны распечатывать документы только потому, что они кадровые так как законодательство РК допускает электронный документооборот и юридическую силу документов, подписанных ЭЦП. Но это не отменяет требований трудового и архивного законодательства к хранению таких документов.
-
Ответ:
Для отзыва ЭЦП, выданного на сотрудника компании, необходимо:
1) От ЭЦП ключей компании (то есть, от Директора) зайти на сайт Национального удостоверяющего центра РК по ссылке https://pki.gov.kz/ru/
-
Ответ:
Для перехода на электронный документооборот (ЭДО) в организации требуется подготовить и оформить ряд документов, которые обеспечат законность, порядок и безопасность работы с электронными документами.
-
Ответ:
Согласно ст.7 Закона РК «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
-
Ответ:
Согласно статье 1 Закона Республики Казахстан “Об электронном документе и электронной цифровой подписи” от 7 января 2003 года (далее — Закон), ЭЦП представляет собой совокупность электронных данных, созданных с помощью средств ЭЦП, которые позволяют определить владельца ЭЦП и подтвердить целостность и подлинность электронного документа.
-
Ответ:
Согласно статье 1 Закона Республики Казахстан “Об электронном документе и электронной цифровой подписи” от 7 января 2003 года (далее — Закон), ЭЦП представляет собой совокупность электронных данных, созданных с помощью средств ЭЦП, которые позволяют определить владельца ЭЦП и подтвердить целостность и подлинность электронного документа.
-
Ответ:
В настоящий момент выдача от юридического лица электронной цифровой подписи (ЭЦП) на имя физических лиц, не являющимся работниками компании, не предусмотрена.
-
Ответ:
Ключи ЭЦП – это средство, которое удостоверяет личность подписавшего и гарантирует подлинность документа. Так, согласно п. 2 ст. 10 Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон) закрытые ключи ЭЦП являются собственностью лиц, владеющих ими на законных основаниях.
-
Ответ:
Согласно статье 10 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон) электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:
-
Ответ:
Согласно статье 10 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон) электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий: