Какие документы должны быть в личном деле каждого сотрудника при проверке инспектора по труду?
Вопрос:
Какие документы должны быть в личном деле каждого сотрудника при проверке инспектора по труду?
Ответ:
К сожалению, в нашей стране нет единого документа, который регламентирует ведение всего кадрового делопроизводства в организации. Если говорить в целом, то в компании должны быть оформлены трудовые договоры с работниками, личные дела, согласия на сбор, хранение и обработку персональных данных.
Также должны быть приказы: по производственной необходимости, личному составу, журналы регистрации. Кадровый учет, также как и бухгалтерский учет – это большой процесс, который не ограничивается изданием документа. Кадровый учет включает в себя: оформление трудовых отношение (прием, перевод, предоставление различных отпусков, расторжение трудового договора и т.п.), ведение журналов регистрации (приказов, трудовых договоров и т.д.), ведение воинского учета, сбора с работников согласия на сбор, обработку и хранение персональных данных.
Все остальные документы по желанию и необходимости работодателя: должностные инструкции, правила трудового распорядка, положения об оплате труда и т.д.
Ведение кадрового делопроизводства, также как и бухгалтерского учета, требует наличия определенных знаний и навыков, прежде всего трудового законодательства РК. Т.к. незнание или неграмотное ведение кадрового делопроизводства, порядка оформления трудовых отношений может привести к финансовым и правовым рискам.
Т.е. прежде всего, необходимо обращаться к нормам Трудового Кодекса РК от 23.11.2015 г. за № 414-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.01.2020 г.) (далее по тексту – ТК РК), где указана необходимость тех или иных кадровых документов. Еще один документ, который потребуется в работе – это Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, которые закрепляют порядок работы с электронной документацией в целом. Утверждены данные Правила 31 октября 2018 г. Постановлением Правительства РК за № 703. В них можно найти порядок оформления документации в целом (протокол, справка и т.п.) и приказов в том числе.
Личное дело работника объединяет всю совокупность документов, характеризующих трудовую деятельность работника
При приеме на работу на каждого работника оформляется личное дело, в которое, как правило, включаются следующие документы:
- Внутренняя опись документов
- Личный листок по учету кадров с фото
- Копия удостоверения личности
- Копия документа об образовании
- Трудовой договор
- Дополнительные соглашения к трудовому договору
- Копии приказов, касающиеся деятельности работника (о приеме на работу, переводе, трудовом отпуске и т.д.).
- Аттестационные листы (если в организации проводится аттестация)
- Резюме
- Все заявления работника, которые он пишет в процессе трудовой деятельности (о приеме на работу, трудовом отпуске, расторжении трудового договора и т.д.).
- Договор о полной материальной ответственности
- Соглашение о неразглашении коммерческой тайне
- Согласие на обработку персональных данных
Перечень неполный. Может содержать и другие документы, например, копии свидетельств о рождении детей, о заключении брака и т.п.
Т.е. все, документы, которые были приняты от работника изначально, при приеме на работу и которые возникают в процессе трудовых отношений с работником, хранятся в личном деле работника.
Статья 35. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
Документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, может быть любой из следующих:
1) трудовая книжка;
2) трудовой договор с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения;
3) выписки из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора;
4) выписки из ведомости выдачи заработной платы работникам;
5) послужной список (перечень сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанный работодателем, заверенный печатью организации (при ее наличии);
6) выписки из единого накопительного пенсионного фонда о перечисленных обязательных пенсионных взносах;
7) сведения из Государственного фонда социального страхования о произведенных социальных отчислениях;
8) архивная справка, содержащая сведения о трудовой деятельности работника.
На сегодняшний день, перечень состоит из 8 документов, но готовится поправка в трудовое законодательство и появится еще один документ: решение суда.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
Такое оформление в ТОО допустимо и соответствует законодательству Республики Казахстан при соблюдении ряда условий.
Приём в штат на должность водителя лица, ранее работавшего по договору ГПХ, не запрещён.
-
Ответ:
Трудовым законодательством и правилами ведения воинского учета не установлена обязанность работодателя отражать в Единой системе учета трудовых договоров на портале enbek.kz сведения о работнике, призванном на срочную воинскую службу.
-
Ответ:
Согласно ст.124 Трудового кодекса РК (далее – ТК РК) на период прохождения срочной воинской службы за работником сохраняется только место работы (должность), без сохранения заработной платы.
-
Ответ:
В компании планируется сокращение должности «Руководитель сервиса» в связи с исключением этой должности из штатного расписания. Основанием для расторжения трудового договора является подпункт 2 пункта 1 статьи 52 Трудового кодекса Республики Казахстан,
-
Ответ:
В соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан работодатель вправе хранить в личном деле работника только те документы, которые необходимы для оформления трудовых отношений и ведения кадрового учёта.
-
Ответ:
В соответствии с пп.4 п.2 ст.182 Трудового кодекса РК (далее – ТК РК) работодатель обязан обеспечить работников специальной одеждой и средствами индивидуальной защиты, а нормы выдачи и сроки использования спецодежды установлены Приказом Министра здравоохранения и социального развития РК от 8 декабря 2015 года № 943.
-
Ответ:
В вашей ситуации иск к работнику подаете вы, как Работодатель (Направляющая сторона). Принимающая сторона предъявляет требования о возмещении ущерба к вам, а уже вы – в регрессном порядке к работнику.
-
Ответ:
Работодатель не вправе просто «не выплачивать зарплату» и самостоятельно удержать с работника стоимость шкафа в полном объеме. Зарплата за отработанное время должна быть выплачена, а ущерб взыскивается только в порядке, установленном Трудовым кодексом РК.
-
Ответ:
Направлять вахтового работника в командировку в межвахтовый отдых нельзя, потому что межвахтовый отдых является временем отдыха по смыслу статей 88 и 135 Трудового кодекса РК (далее – ТК РК), а командировка согласно статье 127 ТК РК относится к выполнению трудовых обязанностей и является рабочим временем.
-
Ответ:
Работодатель вправе перенести рабочий день внутри организации, поскольку режим рабочего времени, в том числе распределение рабочих и выходных дней, устанавливается работодателем в соответствии со ст. 84 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – ТК РК).