Какие документы должны быть в личном деле каждого сотрудника при проверке инспектора по труду?

Какие документы должны быть в личном деле каждого сотрудника при проверке инспектора по труду?

17.03.2020 10:14
640

Вопрос:

Какие документы должны быть в личном деле каждого сотрудника при проверке инспектора по труду?

Ответ:

К сожалению, в нашей стране нет единого документа, который регламентирует ведение всего кадрового делопроизводства в организации. Если говорить в целом, то в компании должны быть оформлены трудовые договоры с работниками, личные дела, согласия на сбор, хранение и обработку персональных данных. 

Также должны быть приказы: по производственной необходимости, личному составу, журналы регистрации. Кадровый учет, также как и бухгалтерский учет – это большой процесс, который не ограничивается изданием документа. Кадровый учет включает в себя: оформление трудовых отношение (прием, перевод, предоставление различных отпусков, расторжение трудового договора и т.п.), ведение журналов регистрации (приказов, трудовых договоров и т.д.), ведение воинского учета, сбора с работников согласия на сбор, обработку и хранение персональных данных.

Все остальные документы по желанию и необходимости работодателя: должностные инструкции, правила трудового распорядка, положения об оплате труда и т.д.

Ведение кадрового делопроизводства, также как и бухгалтерского учета, требует наличия определенных знаний и навыков, прежде всего трудового законодательства РК. Т.к. незнание или неграмотное ведение кадрового делопроизводства, порядка оформления трудовых отношений может привести к финансовым и правовым рискам. 

Т.е. прежде всего, необходимо обращаться к нормам Трудового Кодекса РК от 23.11.2015 г. за № 414-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.01.2020  г.) (далее по тексту – ТК РК), где указана необходимость тех или иных кадровых документов. Еще один документ, который потребуется в работе – это Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, которые закрепляют порядок работы с электронной документацией в целом. Утверждены данные Правила 31 октября 2018 г. Постановлением Правительства РК за № 703. В них можно найти порядок оформления документации в целом (протокол, справка и т.п.) и приказов в том числе. 
Личное дело работника объединяет всю совокупность документов, характеризующих трудовую деятельность работника

При приеме на работу на каждого работника оформляется личное дело, в которое, как правило, включаются следующие документы:

  • Внутренняя опись документов
  • Личный листок по учету кадров с фото
  • Копия удостоверения личности
  • Копия документа об образовании
  • Трудовой договор
  • Дополнительные соглашения к трудовому договору
  • Копии приказов, касающиеся деятельности работника (о приеме на работу, переводе, трудовом отпуске и т.д.).
  • Аттестационные листы (если в организации проводится аттестация)
  • Резюме
  • Все заявления работника, которые он пишет в процессе трудовой деятельности (о приеме на работу, трудовом отпуске, расторжении трудового договора и т.д.).
  • Договор о полной материальной ответственности
  • Соглашение о неразглашении коммерческой тайне
  • Согласие на обработку персональных данных

Перечень неполный. Может содержать и другие документы, например, копии свидетельств о рождении детей, о заключении брака и т.п.

Т.е. все, документы, которые были приняты от работника изначально, при приеме на работу и которые возникают в процессе трудовых отношений с работником, хранятся в личном деле работника.

Статья 35. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, может быть любой из следующих:

1) трудовая книжка;

2) трудовой договор с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения;

3) выписки из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора;

4) выписки из ведомости выдачи заработной платы работникам;

5) послужной список (перечень сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанный работодателем, заверенный печатью организации (при ее наличии);

6) выписки из единого накопительного пенсионного фонда о перечисленных обязательных пенсионных взносах;

7) сведения из Государственного фонда социального страхования о произведенных социальных отчислениях;

8) архивная справка, содержащая сведения о трудовой деятельности работника.

На сегодняшний день, перечень состоит из 8 документов, но готовится поправка в трудовое законодательство и появится еще один документ: решение суда. 

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: